Digitaliseren… dat ‘ digitaal’ werken de realiteit is, is voor niemand een verrassing meer. Papier verdwijnt meer en meer binnen onze werkomgevingen, maar waarom zou u kiezen voor digitalisering? Welke voordelen zitten hieraan verbonden? Op Wereld Bespaardag zetten wij enkele (van velen) besparingen van digitalisering voor u op een rijtje.
1: Ruimte
Het bespaart enorm veel ruimte! Stelt u zich eens voor…. Alle ruimtes en/of kasten die nu vol staan met bergen ordners, dossiers en dozen: LEEG! Die ruimte kunt u ongetwijfeld waardevoller inzetten. Digitaliseren betekent: geen kostbare fysieke ruimte meer kwijt zijn aan uw archief.
2: Tijd
Tijd verspillen aan het zoeken van documenten is verleden tijd. Als u het überhaupt al gevonden krijgt in uw archief?! Door simpelweg een aantal zoekwoorden in te typen, kunt u digitaal bij al uw documenten. Binnen één muisklik! Geen frustraties meer van dossiers die in één keer bij een collega op het bureau liggen in plaats van in de archiefruimte. Dat scheelt behoorlijk aan zoekwerk. En u weet ook nog eens zeker dat u de juiste, laatste versie heeft van uw document.
3: Geld
U bespaart geld! Natuurlijk, digitalisering vraagt een investering. Echter is het een investering die u binnen een mum van tijd terugverdiend. De zoektijd die gereduceerd wordt, de kosten aan papier, printers en toners zijn hier slechts enkele voorbeelden van.
4: Milieu
Digitalisering is beter voor het milieu. Waarom? Je hebt geen papier meer nodig en waar is papier van gemaakt? Juist! Van bomen. Doordat u geen of minder papier meer gebruikt, gaat u duurzamer met onze bomen en ons milieu om.
5: Verlies van documenten
Door archief te digitaliseren wordt de kans op het verlies van documenten aanzienlijk verminderd. Denk hierbij aan brand- en/of waterschade. In digitale vorm zijn uw documenten beschermd tegen deze vormen van verlies. Het gaat vaak om belangrijke-, bedrijfskritische- en/of persoonsgebonden gegevens, waarbij het van cruciaal belang is deze te beschermen tegen invloeden van buitenaf.
6: Efficiëntie
Met digitalisering is het eenvoudig om informatie te delen én te analyseren. Geen gedoe meer met het doorsturen van honderden documenten via e-mail en het creëren van ontelbare verschillende versies. Met één druk op de knop kunt u bergen van informatie delen. Ook bepaalt u door uitgebreide autorisatiestructuren precies wie inzicht heeft in welk document. Niet alleen efficiënt, maar ook extreem veilig.
Vaak is het even wennen als men van een papiergestuurde- naar een digitale werkomgeving transformeert. Toch zijn het juist de voordelen/besparingen die deze transformatie de moeite waard maken. Want zeg nu zelf, uiteindelijk willen we allemaal binnen een zo kort mogelijke tijd het hoogste, efficiëntste resultaat voor onze organisatie behalen. Digitalisering helpt.
Meer weten of advies nodig? Neem contact met ons op!