Pento wil af van haar meterslange uitpuilende archief. Digitaliseren van hun archief is een must, maar een voorwaarde is dat alle gegevens in één systeem beschikbaar worden gesteld.

Streven naar een papierloze werkomgeving

Michael Heil, directeur van het Pento, streefde al langer naar een papierloze werkomgeving. “Het archief begon ernstig uit te puilen”, vertelt Michael Heil. “We hadden daar toch zo’n 30.000 dossiers staan die veel vloeroppervlakte in beslag namen. Daar kunnen we ook iets anders mee doen. Op de beurs Zorg&ICT 2007 viel het kwartje. Archive-IT liet me kennismaken met het concept ‘Papierloos vanaf dag één’. Een onderdeel daarvan is de Virtual File, die het mogelijk maakt om digitale documenten op dezelfde manier weer te geven als op papier. Dat levert bij ons een hoge acceptatie op.”

Een geïntegreerd pakket

Michael Heil: “Onze totale automatisering is ondergebracht in een open source programma dat Open AC heet. In grote lijnen hebben we een pakket waarmee we factureren, registreren, alle NAW-gegevens van cliënten opslaan en het hele traject met de zorgverzekeraar waarborgen. Voordat we met Archive-IT gesproken hadden, was het voor ons al duidelijk dat we een koppeling wilden tussen ons digitale dossier en ons Open AC pakket. Archive-IT moest een integraal onderdeel worden van Open AC en dat kon Archive-IT voor ons realiseren.”

Achter de schermen

“Met JIM, het programma voor dossierbeheer, werken we achter de schermen.” aldus Michael Heil. Deze zogeheten JIM / Open AC Plug-In zorgt ervoor dat het JIM scherm met de dossiers en documenten synchroon loopt met de geselecteerde patiënt in het hoofdsysteem. De gebruikers kunnen dus vanuit het hoofdsysteem rechtstreeks toegang krijgen tot hun elektronische dossiers en documenten in hun bekende werkomgeving. “Afhankelijk van de gekozen patiënt worden de beschikbare dossiers getoond. Is het dossier nog niet digitaal, dan kunnen we via een link het dossier aanvragen bij Archive-IT. Het dossier krijgen we binnen een half uur digitaal retour, waarna we hem in de Virtual File kunnen bekijken en bewerken.

Hoge acceptatie

Michael Heil geeft aan waarom de keuze op Archive-IT is gevallen: “De Virtual File was doorslaggevend! Doordat we de Virtual File gebruiken heeft het concept van een hoge mate van acceptatie. De medewerkers van Pento werken met digitale dossiers, maar alle digitale documenten worden weergegeven als traditionele papieren dossiers. En het feit dat Archive-IT met ons meebeweegt, zoals de koppeling die ze voor ons gemaakt hebben met JIM en Open AC maakt Archive-IT een logische keuze.”

Afronding fase één

Na fase één, waarbij Pento digitale dossiers kan opvragen en raadplegen, is een tijd later ook fase twee geïmplementeerd. Hierbij hebben ze nog 10.000 actuele dossiers via Bulkscanning laten digitaliseren en een gedeelte extern opgeslagen in het beveiligde Externe Archiefdepot van Archive-IT. Het streven naar een papierloze werkomgeving is voor Pento werkelijkheid geworden!

Meer referenties
Pento | Archive-IT

Laatste referenties:

Inschrijven voor nieuwsbrief

Deze website is beveiligd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid & de Servicevoorwaarden van Google worden toegepast.