Voor een aantal organisaties is een digitale werkomgeving de normaalste zaak van de wereld, maar in veel organisaties zwermt er toch nog onnodig veel papier rond. Met een perfecte voorbereiding kunt u uw organisatie binnen no-time digitaal laten werken. Wat is die perfecte voorbereiding dan? Wij geven u advies over een zo soepel mogelijk traject!
Begin bij het begin
Bent u van plan uw papieren informatie te gaan digitaliseren, begin dan vooral bij het begin. Het is namelijk belangrijk om inzicht te krijgen in uw archief voordat u gaat digitaliseren. U kunt uzelf de vraag stellen; “Wat heb ik zoal staan?” en “Wat wil ik met deze informatie gaan doen?”. Een belangrijk gegeven is de registratie van uw dossiers. De meeste organisaties zullen uw dossiers namelijk registeren op de gegevens die u heeft vermeld op uw dossiers (de metadata). Zorg daarom dat de metadata die vermeld staan op uw dossiers kloppen en voor u duidelijk genoeg zijn. Op deze manier krijgt u een goede index van uw dossiers en kunt u in uw digitale archief later alles eenvoudig terugvinden! Als u weet wat u van plan bent met de dossiers, dan is het een kwestie van een geschikte partij vinden. Zoek een partij die aansluit bij de wensen die u heeft en of deze alles aanbiedt wat u verwacht van een scanpartij. Verlies daarbij het veiligheidsaspect niet uit het oog. Controleer bijvoorbeeld welke maatregelen organisaties nemen en of ze ISO 27001 gecertificeerd zijn. Want uw privacygevoelige informatie mag nooit op straat komen te liggen!
Uw eigen wensen in het digitaliseringsplan
Als u een partij heeft gevonden waar u uw informatie wilt laten digitaliseren, is het van belang dat u uw eigen wensen en eisen aangeeft. U kunt denken aan het centraal of decentraal laten digitaliseren van uw dossiers. De volgende stap is het aangeven op welke metadata u uw dossiers wilt laten registeren, zodat de desbetreffende partij – en u – uw dossiers altijd makkelijk en snel terug kunnen vinden. Voor het digitaliseren van uw dossiers kunt u nog een aantal dingen aangeven zoals;
- Wilt u elektronische nietjes toevoegen in uw dossiers;
- Wilt u alle tabbladen digitaal behouden;
- Welke kwaliteit kiest u voor uw digitale dossier (200 of 300 dpi);
- Wilt u uw papieren dossiers na digitalisering retour, vernietigen of laat u ze liever extern opslaan;
- Wilt u uw dossier in het zwart-wit of kleur gescand hebben. Voor bepaalde zaken adviseren wij in kleur te scannen. Denk hierbij aan identiteitsbewijzen die in kleur een veel betere kwaliteit weergeven. Wij zeggen altijd; doe alleen datgene in kleur wat echt hoognodig is. Zo bespaar je niet alleen op kosten, maar ook zeker in het aantal gigabytes qua opslagcapaciteit.
Ons advies
Wij geven u natuurlijk ook graag advies vanuit ons professioneel oogpunt over het digitaliseren van uw dossiers. Weet u niet zeker of u decentraal of centraal wilt digitaliseren? Wij geven u advies op maat, zodat uw organisatie snel kan reageren op veranderende omstandigheden. Het implementeren van een nieuwe werkwijze vergt veel van een organisatie. Processen moeten herdefinieerd worden, medewerkers kunnen andere rollen binnen de organisatie krijgen en – niet te vergeten – het creëren van draagvlak bij de medewerkers.
Bent u klaar om uw papieren organisatie om te zetten naar een digitale wereld? Start dan met deze tips!