Het is ons niet ontgaan dat de digitalisering van de Rechtspraak volop in ontwikkeling is. Het Programma Kwaliteit en Innovatie van de Rechtspraak (KEI) is voor Juridisch Nederland inmiddels bekend terrein. De Rechtspraak wordt in fases gemoderniseerd en digitaal procederen is daar een onderdeel van. Vanaf halverwege 2017 zullen deze fases verdeeld over de komende jaren in werking gaan. Vanaf deze week – 12 juni 2017 – is het digitaal procederen verplicht in asiel- en bewaringszaken. Dit is de eerste stap naar de digitale Rechtspraak!
Anno 2017
Procesinleidingen moeten via de digitale weg aanhangig gemaakt worden en uitwisseling van informatie en stukken dient te verlopen via het digitale systeem van de Hoge Raad. Een ontwikkeling die absoluut bij deze tijd past en kan zorgen voor veel efficiëntie. Met de nadruk op ‘kan’.
Waarom met de nadruk op ‘kan?’ We merken dat veel advocatenkantoren nog sterk papier georiënteerd zijn. Grote archieven, dikke dossiers en oneindig kopiëren behoort in veel kantoren nog tot de dagelijkse werkelijkheid. Dit werd natuurlijk ook voor een gedeelte gestimuleerd door de manier van werken van de Rechtspraak; daar moet men zich nu eenmaal aan conformeren. Die werkwijze is echter niet meteen te veranderen. Betekent digitaal procederen dat stukken eerst afgedrukt worden, gekopieerd worden en voorzien worden van aantekeningen, waarna ze gescand worden en digitaal ter beschikking worden gesteld? Soms is het zelfs zo dat na digitalisering en eventuele digitale toevoegingen, de hele zaak weer wordt uitgeprint om opnieuw aantekeningen te maken. Daarom dus de nadruk op ‘kan’.
Archief uitbesteden
Aan de voorkant zal het advocatenkantoor ook verbeterslagen dienen te maken. Laten we starten met het uitbesteden van het archief met afgesloten zaken. De archiefruimte wordt voller en voller, waarbij ieder overzicht ontbreekt. Vaak is dit kostbare ruimte die op een waardevollere manier kan worden ingezet. Denkende aan de verjaartermijn van zaken, worden de dossiers gedurende een lange periode bewaard. Door dit archief extern in een zwaarbeveiligde ruimte te plaatsen, ontstaat er in één keer nieuwe, inzetbare ruimte binnen het kantoor.
Digitaal is het nieuwe normaal
De lopende zaken zijn actueel en worden vaak geraadpleegd. Door deze dossiers te digitaliseren en rechtstreeks in het systeem waar u reeds mee werkt te plaatsen, kan er enorm veel tijdswinst behaald worden. Digitaal aantekeningen maken, pagina’s vergelijken, bladeren, tekst markeren en noem het maar op. In digitale vorm zijn de mogelijkheden eindeloos!
Als er aan de voorkant bij advocatenkantoren minder papier ontstaat, wordt digitaal procederen ook eenvoudiger en sluit het ook daadwerkelijk aan bij het doel van KEI. Het is daarom zaak dat de advocaat zelf die efficiëntieslagen gaat maken, want het digitaal procederen is slechts het begin. Het begin van de toepassing van technologie binnen ons werkdomein. Laten we dit moment aangrijpen om verbeteringen door te voeren, zonder grote veranderprocessen in gang te zetten en de praktijk volledig op z’n kop te zetten. Gefaseerd, eenvoudig, maar vooral veilig.
Zoals het er nu uit ziet volgt in september 2017 de volgende fase, waarbij voor een bepaalde groep in de civiele handelsvorderingszaken hetzelfde zal gaan gelden. Wij volgen de ontwikkelingen op de voet! Meer weten over digitalisering? Laat het ons weten!