Een geslaagd digitaliseringstraject staat of valt met een goede voorbereiding. Door een zorgvuldige analyse te maken, komt u erachter wat fysiek en praktisch haalbaar is. Maar waar moet u aan denken? Ik neem u in deze blog mee in de reis van voorbereiding!
Grondige analyse
Vanzelfsprekend stellen ondernemingen de volgende vraag: “Wat levert deze investering ons nu op? De financiële haalbaarheid is te toetsen door het maken van een grondige kostenberekening. Eventueel moet na de analyse en de financiële toetsing een nieuwe of aangepaste selectie gemaakt worden om het traject haalbaar te maken. Archive-IT kan u hierbij helpen; met onze gedegen quick scan zult u alle kosten en baten kunnen analyseren en uiteindelijk zal deze ook uitwijzen wat uw return on investment is!
Kom niet voor verrassingen te staan!
Het digitaliseringstraject gaat van start; maar waar moet u ergens beginnen? Ik wil u een paar aandachtspunten geven, zodat u niet onverwacht voor verrassingen komt te staan. Analyseer uw archief: Hoe staan uw dossiers gerangschikt? Voorbeelden hiervan kunnen zijn op personeelsnummer, op naam, op jaar, op dossiercode en noem het maar op. Heeft u alle dossiers in dozen opgeslagen? Of in ordners en hangmappen? Kunt u een inschatting maken van de hoeveelheid dossiers? Wanneer u deze informatie op orde heeft bent u al goed op weg! Het is voor u zelf handig om te weten wat en hoeveel er precies gedigitaliseerd gaat worden, maar deze informatie heeft Archive-IT ook nodig om een goede inschatting te kunnen maken met betrekking tot kosten en doorlooptijden.
De dossiers worden vervolgens door ons goed beveiligde transport bij uw onderneming opgehaald. Maar heeft u er wel aan gedacht of de chauffeur goede toegankelijkheid heeft tot de ruimte waar de archiefbescheiden staan? Dat scheelt een hoop tijd en moeite!
Wat kunt u nog voorbereiden voor het opschonen en voorbewerking van de dossiers, zodat ze scan klaar zijn? Vraag uzelf af of het überhaupt nodig is om de dossiers te laten opschonen. Maak een inventarisatie of er nog hechtmateriaal aanwezig is zoals nietjes en paperclips. Deze kunnen namelijk niet door de scanner en zullen bij het opschonen verwijderd worden. Hoe meer hechtmateriaal, hoe meer tijd het opschonen kost!
U raadt het al: de volgende stap is scannen!
Wat betreft de kwaliteit van de scans heeft u ook nog verschillende mogelijkheden waarover u kunt nadenken. Wilt u enkel of dubbelzijdig scannen? In kleur of zwart/wit? Aan u de keuze! En dan zijn uw documenten digitaal. De vraag die dan nog rest is: hoe wilt u uw documenten terug geleverd krijgen? In welke bestandsformaten?
Een hoop informatie om in u op te nemen dus! Maar maakt u zich geen zorgen; onze accountmanagers helpen u graag bij het adviseren en het nemen van de juiste beslissingen zodat u de beste oplossing krijgt die helemaal op u is afgestemd en perfect aansluit bij uw organisatie, budget en behoeften!