Hoe stap je over naar een digitale HRM afdeling?

De afdeling HRM is een afdeling die vaak als pilot begint met het digitaliseren van personeelsdossiers. Zij zijn dan ook vaak een afdeling die als eerste in de organisatie overstappen naar een digitale werkomgeving en daardoor voorop lopen. Voornamelijk omdat ze een afgebakend dossier hebben. Maar waar moet deze afdeling nu wel aan denken bij deze belangrijke overstap?

Hoe ziet een HRM dossier eruit?Een doorsnee HRM dossier bestaat al snel uit een behoorlijk aantal tabbladen en documenten. Een gedeelte daarvan is wettelijk verplicht, zoals de kopie van het identiteitsbewijs, de salarisgegevens en data over verlof en verzuim van de medewerker. Ook zijn er onderdelen die niet voorgeschreven zijn, maar in de praktijk handig zijn om in de dossiers te bewaren.

Digitale systemen voor je HRM dossierArchive-IT vind het belangrijk dat gebruikers efficiënter en gestructureerd kunnen werken met een digitaal systeem en heeft daardoor een samenwerkingsverband met o.a. Afas en Raet. Deze partijen zijn net als Archive-IT gespecialiseerd in digitale werkomgevingen gericht op de HRM. De systemen waarmee u werkt zijn van essentieel belang, als u overstapt naar een digitale werkomgeving. Een systeem moet zo ingericht zijn dat het vóór u werkt en niet tegen u werkt. Archive-IT heeft daarom dit samenwerkingsverband om de procedures te ondersteunen op de HRM afdeling. Onze software oplossingen gecombineerd met de hoogwaardige scan faciliteiten zorgen ervoor dat gekoppeld aan het online personeelsdossier het ultieme HRM dossier ontstaat. Signalen en autorisaties die kunnen worden ingesteld, altijd toegang tot uw dossiers en vooral het zoekwerk wordt gereduceerd.

Hoe lang bewaar je zo’n HRM dossier nu?Voor elk document geldt een andere bewaartermijn in een HRM dossier. Het is dan ook erg belangrijk dat er een retentiebeleid is op alle dossiers. Bijna alle documenten, met uitzondering van opleidingsaanvragen en ziektekosten, moeten na afloop van het dienstverband een aantal jaren bewaard worden. Het is in ieder geval belangrijk dat u als medewerker op een HRM afdeling op de hoogte bent van hetgeen wettelijk is vastgesteld.

Soort documentVerplichte bewaartermijnenIngangsdatumBelastingdienstArbeidsovereenkomstTot 2 jaarEinde dienstverband–Wijzigingen in arbeidsovereenkomstTot 2 jaarEinde dienstverband–Aanvullende arbeids- en/of salarisafsprakenminimaal 7 jaarEinde dienstverbandJaLoonbelastingverklaringen en kopie van identiteitsbewijsminimaal 5 jaarEinde dienstverband–Correspondentie benoemingen, promotie of demotieTot 2 jaarEinde dienstverband–Correspondentie ontslagTot 2 jaarEinde dienstverbandjaVUT regelingTot 2 jaarEinde dienstverband–Afspraken werk ORTot 2 jaarEinde dienstverband–Burgerlijke staatminimaal 7 jaarEinde dienstverbandjakopie getuigschriftTot 2 jaarEinde dienstverband–Afspraken omtrent opleidingenPeriode dat werknemer kosten moet vergoedenEinde dienstverband–Verslagen functionerings– en beoordelingsgesprekkenTot 2 jaarEinde dienstverband–ZiektekostenDuur van de verzekering tot einde dienstverband––Correspondentire UWV, bedrijfsarts of wet Verbetering PoortwachterTot 2 jaarEinde dienstverband–Documenten in een personeelsdossier hebben vooral een bewijsfunctie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een arbeidsovereenkomst, aan afspraken die zijn vastgelegd zijn in een beoordelingsverslag of aan afspraken die vastgelegd zijn in een opleidingsovereenkomst. Om alleen een rechtsgeldig digitaal document te hebben wordt er substitutie aangevraagd. Deze vervangt de digitale reproductie (de scan) namelijk van het originele papieren document. Het digitale document krijgt dus de status ‘officieel archiefstuk’ en wordt beschouwd als origineel document. Digitale documenten leveren vanaf het moment dat substitutie verkregen is dwingend bewijs op.

Indien substitutie aangevraagd is en wordt afgegeven, worden er bepaalde (strikte) voorwaarden gesteld aan het scanproces, het opslaan van de documenten, het bestandsformaat en het beheersproces na het digitaliseren. Met andere woorden, er komt dus een hoop kijken bij het scannen van personeelsdossiers.

Meer blogs