De tijd dat het kantoor een alledaagse werkomgeving was, ligt achter ons. Communicatie verloopt tegenwoordig via tig verschillende kanalen, het fysieke postbakje wordt vervangen door een ‘digitaal postbakje’ en zelfs vergaderingen kunnen met gemak op afstand plaatsvinden. Maar op welke manier behoren we onze informatie in te richten om hoge bewegingsvrijheid te creëren en mobiele devices in ons voordeel te laten werken?Altijd het kantoor bij de handDe noodzaak om efficiënt en effectief te werken wordt steeds groter. Bedrijven stappen massaal over op mobiel en papierloos werken. Een efficiënt ingerichte werkplek kan resulteren in onder andere besparingen op tijd, ruimte en kosten. De werkplek hoeft niet meer per definitie in de organisatie zelf te zijn, maar kan door sterk groeiende trends ook thuis of op een andere plek plaatsvinden. Een vereiste is dat hier faciliteiten voor nodig zijn die werkzaamheden op een andere plek ondersteunen.Om medewerkers te faciliteren worden er in overvloed workshops gegeven over ‘werken met een iPad’ of ‘digitaal vergaderen’. Maar vergeten we dan de opstartfase niet? Eén van de succesfactoren voor mobiel werken is dat niet alleen de juiste faciliteiten voorhanden horen te zijn, maar ook dat informatie in zijn volledigheid beschikbaar moet zijn. Hierbij doel ik voornamelijk op informatie uit het verleden, die op dit moment nog in papieren vorm op de werkplek of in het archief ligt, of bijvoorbeeld e-mails en bestanden op de harde schijf. Vaak wordt er gestart met digitaal werken vanaf een nulpunt. Organisaties starten met het invoeren van gegevens in digitale vorm, maar ‘vergeten’ de informatie die bijvoorbeeld niet van buitenaf, op een andere werkplek, benaderbaar is. De ideaalsituatie onderstreept een compleet beeld van alle informatie die over een bepaald onderwerp beschikbaar is, zodat de gebruiker, waar en wanneer dan ook, door alle technologieën geheel nomadisch kan werken.Volledigheid is, zoals hierboven benoemd, het sleutelwoord waarmee mobiliteit naar een hoog niveau kan worden getild. Met de juiste tools, services en draagvlak binnen de organisatie is men in staat een nieuwe werkwijze te adopteren. Daarbij wil ik benadrukken dat dergelijke oplossingen de werkprocessen moeten ondersteunen in plaats van veranderen. Hierdoor wordt ook een hoge gebruikersacceptatie gecreëerd.Goede afspraken maken het werkbaarBetrokkenheid en goede afspraken zijn hiervoor van groot belang. Tijden veranderen in hoog tempo en daardoor zijn de ontwikkelingen nauwelijks meer bij te houden. Door als organisatie goed op de hoogte te blijven en in te spelen op datgene wat bij de organisatie past, kunnen innovatieve veranderingen en verbeteringen doorgevoerd worden.
