Probleemstelling

ONS Onderwijsbureau had te maken met een gebrek aan ruimte. De ruimte waar het papieren archief opgeslagen stond kostte geld aan huur en onderhoud. Daarnaast wilden ze ervoor zorgen dat hun HR dossiers opgeslagen werden conform de AVG-wet en dat de medewerkers te allen tijde toegang hebben tot hun eigen dossiers.

Oplossing

De combinatie van digitalisering en fysieke opslag was dé geschikte oplossing voor ONS Onderwijsbureau. Alle personeelsdossiers van de medewerkers van hun klanten die in dienst zijn, zijn gedigitaliseerd en rechtstreeks geïmporteerd in de AFAS-omgevingen van hun klanten. Ook waren er nog veel papieren dossiers van medewerkers die reeds uit dienst zijn, maar waarvan het dossier wel nog bewaard dient te blijven conform de wet. Deze hebben ze in het beveiligde archief van Archive-IT laten archiveren en indien nodig kunnen ze deze via Scanning on Demand opvragen.

Resultaat

  • Waardevolle ruimte binnen de organisatie komt vrij, deze kan op een andere manier ingezet worden

  • De personeelsdossiers zijn overal en altijd beschikbaar voor geautoriseerde medewerkers

  • HR-dossiers zijn nu opgeslagen conform de AVG

ONS Onderwijsbureau | Archive-IT

Wie is ONS Onderwijsbureau?

ONS Onderwijsbureau is gevestigd in Heerlen en verzorgt de administratieve ondersteuning, de managementinformatie en advies voor meer dan 50 klanten in het primair en voortgezet onderwijs.

Referentie ONS Onderwijsbureau

Kengetallen

242

Fysiek gearchiveerde dossiers

3.309

Gedigitaliseerde dossiers

193.080

Gescande images

Meer klantcases

Inschrijven voor nieuwsbrief