Van fysiek naar digitaal door digitalisering en classificatie

Voorbereiding

Een goed begin is het halve werk. Daarom steken wij veel tijd in de voorbereidende fase waarbij wij de gebruiksvriendelijkheid, uw wensen en de wet- en regelgeving in acht houden. Uitgangspunt hierbij is uw dagelijkse primaire proces zo min mogelijk te verstoren.

Om de overgang van papier naar digitaal soepel te laten verlopen, wordt u gedurende het hele proces begeleid door een ervaren adviseur van Archive-IT. In overleg met uw contactpersoon worden de werkafspraken en de planning gemaakt. U krijgt ook toegang tot deze planning zodat u het hele proces op de voet kunt volgen.

Samen met uw contactpersoon worden de scaninstructies opgesteld zodat wij weten hoe we de dossiers scan-klaar dienen te maken. Denk hierbij aan de indeling van tabbladen, het wel of niet verwijderen van post-it velletjes, het scannen van afwijkende formaten etc.

Voor veel organisaties is het digitaliseren van informatie een behoorlijke overgang. Daarom bieden wij de mogelijkheid om te starten met een Proof of Concept waarbij we enkele proefdossiers voor u digitaliseren. Aan de hand van deze proefscan kunt u bepalen of dit overeenkomt met uw wensen.

Stappenplan

Transport
Conform de overeengekomen planning, worden lege trollies of europallets/dozen bij u afgeleverd. Nadat deze gevuld zijn (door u of Archive-IT, afhankelijk van uw keuze) worden deze opgehaald middels een direct en verzegeld transport.

Intake
Na binnenkomst van de fysieke dossiers bij Archive-IT wordt gestart met de intake (registratie) van de dossiers. Hierbij heeft u de keuze uit intake midden en hoog.

	Intake midden	Intake hoog
Produceren van barcodevellen door Archive-IT	√	√
Toevoegen barcodevellen aan de dossiers door Archive-IT	√	√
Toekennen uniek Archive-IT nummer aan de dossiers door Archive-IT	√	√
Koppelen van uniek Archive-IT nummer aan metadata van dossiers door Archive-IT	√	√
Verifiëren van de aangeleverde dossiers door Archive-IT	√	√
Ter beschikking stellen van protocol van ontvangst door Archive-IT	√	√
De dossiers zijn door de klant voorzien van een barcode met eigen dossiernummer	√
De klant stelt een digitaal referentiebestand beschikbaar (dossiernummer gekoppeld aan registratievelden) *	√
Dossiers worden d.m.v. een barcodescanner door een medewerker van Archive-IT geregistreerd	√
Dossiers worden handmatig door een medewerker van Archive-IT geregristreerd **		√

* Indien een bepaald dossiers niet bekend is in het referentiebestand dan zal onze medewerker de intake handmatig uitvoeren tegen het tarief van ‘intake hoog’.

** Het tarief is gebaseerd op het handmatig invoeren van twee gegevensvelden per dossier. Voor elk extra in te voeren veld worden kosten in rekening gebracht. Deze extra kosten gelden alleen als wij deze velden handmatig dienen te vullen. Indien wij de gegevens vanuit een database kunnen converteren, waardoor wij alleen het eerste veld handmatig hoeven te vullen, dan worden hiervoor geen extra kosten berekend. U heeft de beschikking om tot zes gegevensvelden per dossier te laten registreren.

Scan-klaar maken dossiers
Na de intake starten we met de schoonwerkzaamheden waarbij de dossiers scan-klaar gemaakt worden conform de opgestelde scaninstructies. Een arbeidsintensieve en onmisbare stap in het digitaliseringstraject.

Digitaliseren dossiers
Vervolgens kunnen we starten met het digitaliseren van de dossiers. Om tot een optimaal resultaat te komen vinden er tijdens het scanproces een aantal controles plaats:

• Blanco pagina’s worden automatisch verwijderd
• Zwartranden worden, indien mogelijk, softwarematig verwijderd
• Automatische detectie op dubbele doorvoer
• Scheefgetrokken documenten worden, daar waar mogelijk, softwarematig rechtgezet

Classificeren
Om uw documenten automatisch door de software te laten herkennen dient onze classificatiesoftware ‘getraind’ te worden. Dit gebeurt aan de hand van ca. 20 tot 40 representatieve proefdossiers, het modelboek. Het is van belang om deze ‘softwaretraining’ met u samen op locatie van Archive-IT uit te voeren. De gedigitaliseerde documenten uit de proefdossiers zullen wij samen met u en op basis van uw expertise labelen (toekennen van documenttypen) op documentniveau. De door u gelabelde documenten dienen vervolgens als trainingsbatch op basis waarvan onze classificatiesoftware wordt getraind. Het resultaat van deze training is een classifier, die de overige documenten - die deel uit maken van het project - zal indelen op documenttype.

Documenten die niet automatisch herkend kunnen worden door onze classificatiesoftware worden, indien gewenst, door onze medewerkers visueel beoordeeld en vervolgens alsnog handmatig voorzien van het juiste documenttype. We gebruiken hiervoor de door u gelabelde documenten in het modelboek als referentie. Desgewenst kunt u er ook voor kiezen om deze handmatige toekenning van documenttypen zelf uit te voeren middels een door ons beschikbaar gestelde softwaretool.

Aanleveren digitale bestanden
Na het scannen van de dossiers worden de digitale bestanden aan u geleverd. Wanneer wij een uploadtool voor uw applicatie hebben, kunnen wij de digitale bestanden in uw omgeving uploaden. Is dat niet mogelijk of niet gewenst, dan worden de bestanden via een beveiligde datatransfer aangeboden, waarna u deze bestanden kunt importeren. Indien u heeft gekozen voor de software van Archive-IT, draagt Archive-IT zorg voor het importeren van alle digitale bestanden in de eigen softwareapplicatie.

Tussentijds dossiers opvragen
Indien u een dossier dat zich bij Archive-IT bevindt nodig heeft dan kunt u dit dossier met voorrang aanvragen. Dit is alleen mogelijk indien u werkt met de Archive-IT software. Hier zijn kosten aan verbonden, deze kunt u bij Archive-IT opvragen.

Scannen met automatische indexering
U kunt ervoor kiezen om de documenten automatisch te laten indexeren door de software. Onze scansoftware moet dan ‘getraind’ worden, zodat uw documenten herkend worden. Het ‘trainen’ van onze software doen we graag samen met u op locatie van Archive-IT.

Nazorg

Digitale bestanden
Nadat de digitale bestanden zijn opgeleverd, worden alle gescande documenten nog 3 maanden door Archive-IT bewaard. In deze periode kunt u controleren of de gescande dossiers conform de afspraken correct, volledig en in de goede kwaliteit zijn gedigitaliseerd. Aansluitend stellen wij een Protocol van Ontvangst ter beschikking, waarin aan u bevestigd wordt welke dossiers door Archive-IT zijn gedigitaliseerd.

Fysieke gedigitaliseerde dossiers
De dossiers worden nog drie maanden beheerd. Na deze periode heeft u de keuze uit onderstaande opties:

• Dossiers worden vernietigd (zie werkwijze vernietigen en opheffen).
• Dossiers worden geretourneerd (zie werkwijze vernietigen en opheffen).
• Dossiers worden opgeslagen/beheerd in het archiefdepot van Archive-IT (zie werkwijze pallet opslag of werkwijze individuele opslag).

Het is van groot belang dat wanneer de fysieke bestanden worden gescand, de juiste metagegevens aan de bestanden worden gekoppeld. Later in het proces, wanneer de digitale uitvoer wordt geüpload of geïmporteerd in uw toepassing, moet de juiste informatie in het juiste bestand worden ingevoegd. Tijdens de verwerking worden de barcodevellen gebruikt als voorbladen. Elk barcodeblad heeft een uniek Archive IT-nummer dat gekoppeld is aan de metagegevens van het bestand in kwestie. De streepjescodebladen zijn niet zichtbaar in het digitale bestand.

Algemeen

Volledigheidshalve attenderen wij u op het volgende
Tijdens het scanproces worden de dossiers ontdaan van nietjes, hechtmechanieken en (indien van toepassing) van de kaft. De dossiers worden vervolgens losbladig in scanvolgorde gestapeld. De dossiers zijn onderling gescheiden door middel van een barcodevel (met daarop een uniek Archive-IT nummer). Van individuele dossiermappen is na het scanproces geen sprake meer.

Het reconstrueren van de dossiers in oorspronkelijke staat is mogelijk en geschiedt tegen een dan geldend uurtarief. De oorspronkelijke tabbladen worden bij reconstructie vervangen door barcodetabbladen, die niet uitsteken. Dossiers worden in de originele kaft (losbladig of ingebonden) geretourneerd. De originele tabbladen worden niet teruggeplaatst in het dossier.

Kwaliteitsborging
Scannen van documenten is grotendeels een handmatige activiteit. Archive-IT is voortdurend bezig haar processen verder te optimaliseren waardoor kwaliteit en efficiency toenemen. Ondanks het continue controleren en monitoren van het scanproces als onderdeel van ons ISO gecertificeerd bedrijfsbeheersysteem, is een fouttolerantie van 0% niet mogelijk. Archive-IT spant zich in voor een fouttolerantie van maximaal 0,5%.

Openingstijden
Te digitaliseren dossiers kunnen met voorrang worden aangevraagd. Onze opvraag service is geopend van maandag tot en met vrijdag van 8.30 uur tot 17.00 uur met uitzondering van nationaal erkende feestdagen. Indien u dossiers op fysieke wijze opvraagt, dan verzoeken wij u om dit voor 15.00 uur te doen, zodat wij deze dezelfde dag nog kunnen versturen.