Slimmer samenwerken in de keten. Hoe doe je dat?

Zowel in de profit als in de non-profit sector raken organisaties in toenemende mate afhankelijk van elkaar. Vergaande specialisering, complexer wordende regelgeving, complementaire deskundigheid; er zijn allerlei aanleidingen om samenwerking in ketens te zoeken. Samenwerken gaat verder dan alleen de eigen organisatie.. Ook buiten de organisatie wordt er samengewerkt met partners, leveranciers en opdrachtgevers. Soms gebeurt dat uit noodzaak. Soms om een unieke kans te benutten.

Deelbaarheid van informatieStel u eens voor dat we slimmer kunnen samenwerken in de keten zonder dat er obstakels zijn. Neem bijvoorbeeld organisatiestructuurverschillen, koppelingen of deelbaarheid van een informatie via verschillende platformen. Het blijkt dat het eenvoudig overdragen van informatie in de keten vaak stagneert op het gebied van systeemintegratie. De integratie vereist een vorm van samenwerking die een sterke dynamiek heeft. Een dynamiek die inherent is aan het werken met partners en het combineren van verschillende ambities, belangen, relaties, mensen en organisatieculturen. Maar naar mijn mening moeten er nog een aantal stappen gezet worden voordat ‘systeemintegraties’ überhaupt succesvol mogelijk zijn.

Interne samenwerkingSamenwerken begint bij de organisatie zelf. Voordat we kunnen samenwerken in de keten is het van groot belang dat samenwerken binnen de organisatie ook daadwerkelijk gefaciliteerd wordt.. Zaakgericht werken, zoals we dat noemen – gezamenlijk werken aan een project – is een belangrijke ontwikkeling, die al enige tijd speelt. Het verbetert in veel gevallen de dienstverlening, de efficiency, de toegankelijkheid van informatie en zorgt vaak ook voor kostenbesparing. Het is belangrijk om te beseffen dat zaakgericht werken niet geregeld is met simpelweg een overstap naar een zaak-systeem. Het gaat naast de processen in de organisatie voornamelijk om de gehele processen in de keten.

Gebruik van relevante informatieVoordat we kunnen samenwerken aan de hand van een zaak systeem, is er informatie nodig. Een informatiesysteem ingericht met relevante informatie. Samenwerken slaagt alleen als de informatie goed opgeslagen is met de juiste kenmerken en gedeeld kan worden.. Ook doorzoekbaarheid levert grote voordelen (OCR).Om een compleet informatiesysteem te organiseren is het van groot belang dat naast de bestaande digitale informatie, ook de papieren informatie toegevoegd wordt. Het digitaliseren van actuele papieren informatie is cruciaal, zodat er één overzicht ontstaat. Daarna dient iedereen, met de rechten die voor hem/haar van toepassing zijn, toegang te krijgen tot dat overzicht. Toegankelijk én compleet, of jij je binnen of buiten de organisatie bevindt. Dát is de start van samenwerken!

Het digitale werkdomein anders inrichten? Doorbreek de lagen en gewoontes in de organisatie en stel het doel centraal. Start bij de basis!

Meer blogs