De Stichting Primair Onderwijs Venray is een scholengemeenschap in de Gemeente Venray. SPOV heeft 13 basisscholen en één speciale basisschool onder haar hoede.  De scholen zijn verspreid over de kerkdorpen en de verschillende wijken van Venray zelf. Tussen de basisscholen zitten katholieke en openbare scholen. De stichting verzorgt onderwijs voor maar liefst ± 2810 kinderen. Er zijn ongeveer 320 personeelsleden in dienst.

SPOV heeft ervoor gekozen haar personeelsdossiers door Archive-IT te laten digitaliseren. Deze zijn vervolgens rechtstreeks geïmporteerd in hun eigen AFAS-omgeving.

Waarom digitaliseren?

Silvia van Went, Personeelsconsulent bij SPOV, vertelt: “We merkten dat er inefficiëntie ontstaan was als het gaat om informatievoorziening op de HR-afdeling. Doordat we zowel fysiek als digitaal werkten, had je eigenlijk nooit één compleet dossier.” Jessica Holdinga, Hoofd Personeel- en Salarisadministratie, vult aan: “Naast ons eigen archief op de hoofdvestiging van SPOV, hadden alle directeuren op de 14 scholen ook nog eens een dossier van de medewerker. Zo ontstonden er eigenlijk drie informatie-eilanden van één medewerker. Naast deze efficiëntie is een papieren archief ook niet meer van deze tijd. Het werd écht tijd voor digitalisering!”

Digitale werkomgeving

Jessica vertelt verder: “We zijn nu een tijdje volledig over naar de digitale omgeving en het verschil is groot. Het werkt allemaal veel efficiënter, waardoor we meer tijd over hebben voor andere werkzaamheden. “Na het eerste kennismakingsgesprek met Archive-IT kregen wij een goed beeld van de mogelijkheden. Dit adviesgesprek gaf ons het vertrouwen om dit project door Archive-IT te laten uitvoeren.” Aldus Silvia.

De keuze voor Archive-IT

Silvia licht toe. “Wij zijn bij Archive-IT terecht gekomen via de aanbeveling van een andere stichting. Weliswaar geen schoolbestuur, maar een stichting voor kinderopvang.  Zij waren erg te spreken over de samenwerking met Archive-IT. Eigenlijk hadden wij vanaf het eerste contactmoment een goed gevoel bij deze samenwerking. Onze contactpersoon van Archive-IT waarmee wij de eerste gesprekken hebben gehad, heeft hier zeker aan bijgedragen. Archive-IT is ervaringsdeskundige wat betreft het digitaliseren van dossiers. Zij hebben ruime ervaring in het onderwijs, maar ook in andere sectoren. Jessica vult de keuze voor Archive-IT aan: “De bewezen koppeling met AFAS was ook een pré. Dat ze zoveel ervaring hebben, gaf vertrouwen. Natuurlijk is het van groot belang dat het juiste dossier onder de juiste medewerker in AFAS verschijnt.”

In de praktijk

“Belangrijke criteria waren dat Archive-IT diende te beschikken over de juiste certificaten en de juiste veiligheidsprocedures. Het gaat tenslotte om dossiers waar veel privacygevoelige informatie in voorkomt. Archive-IT heeft ons uitgenodigd om een kijkje te komen nemen op het hoofdkantoor in Reuver, zodat we daadwerkelijk met eigen ogen konden ervaren hoe de processen en werkzaamheden uitgevoerd worden. Wij vonden het interessant om te zien hoe zorgvuldig ieder dossier wordt opgeschoond. Wij adviseren daarom absoluut om eens een bezoekje aan Archive-IT te brengen als het onderwerp digitalisering op de agenda staat.” sluiten Silvia en Jessica samen af.

Wij bedanken SPOV voor het vertrouwen en de prettige samenwerking tijdens dit digitaliseringstraject!

Meer referenties
SPOV | Archive-IT

Laatste referenties:

Inschrijven voor nieuwsbrief

Archive-IT stuurt eenmalig per maand een nieuwsbrief, afmelden kan via de afmeldlink in de mail.

Deze website is beveiligd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid & de Servicevoorwaarden van Google worden toegepast.