Veel juridische dossiers hebben verplichte bewaartermijnen en daarom leidt dit vaak tot overvolle archieven. Notariskantoor Olivier Waterkeyn, gevestigd in Waterloo te België, herkende deze problematiek en ging in gesprek met Archive-IT. 

Externe opslag 

Het notariskantoor heeft ervoor gekozen om een deel van hun archief extern op te slaan bij Archive-IT.  Isabelle de Stefani, lic. Notariaat, bij notaris Olivier Waterkeyn, vertelt: “Ons primaire doel was het besparen van ruimte. Onze archiefrekken waren namelijk overvol en het werd steeds ingewikkelder om nieuwe dossiers toe te voegen aan het archiefDaarnaast vinden we het erg belangrijk dat we ons archief kunnen raadplegen als een dossier nodig is. Archive-IT stelde toen voor om onze oudste dossiers, waarvan de raadplegingsfrequentie relatief laag is, extern op te slaan in hun beveiligde archiefpanden. Deze oplossing voldoet perfect aan onze eisen: er is weer ruimte in ons kantoor ontstaan en we hebben de zekerheid dat we onze dossiers, indien nodig, binnen korte tijd in elektronische of fysieke vorm voorhanden hebben. 

Verloop van het project 

Isabelle vertelt verder: Wij hebben ervoor gekozen om dit project in fases aan te pakken, zodat het na drie jaar afgerond is. Dit werkt perfect. Elke fase verloopt op dezelfde manier: Archive-IT voorziet ons van archiefdozen, waarin we onze dossiers plaatsenDeze dozen worden vervolgens voorzien van een barcodelabel. Op deze manier ontstaat er een nauwkeurige inventarisatie van onze gearchiveerde dossiers en worden ze vervolgens naar de beveiligde opslagruimte van Archive-IT getransporteerdWanneer de dozen gevuld zijnspreken we een datum af en komt Archive-IT deze ophalen. Het transport van ons kantoor naar de vestiging van Archive-IT is altijd rechtstreeks, waardoor er geen enkel risico is op het mengen van dozen met andere Archive-IT-klanten. 

Vertrouwde samenwerking 

Notariskantoor Olivier Waterkeyn en Archive-IT werken al geruime tijd samen. Dit in combinatie met de ervaring die Archive-IT heeft met notariskantoren, zorgde direct voor veel vertrouwen. Isabelle: ”Het project is heel goed gecoördineerd door alle betrokkenen, zowel vanuit Archive-IT als door onze medewerkers. Onze contactpersoon van Archive-IT stelde een werkwijze voor die voor iedereen geschikt was, rekening houdend met het vastgestelde budget. We zijn dan ook erg tevreden over deze samenwerking met Archive-IT. Een groot compliment aan de medewerkers voor hun vriendelijkheid en efficiënte manier van werken!  

Archive-IT bedankt Notariskantoor Olivier Waterkeyn voor het vertrouwen! 

 

Meer referenties
Waterkeyn | Archive-IT

Laatste referenties:

Inschrijven voor nieuwsbrief