Een statig grachtenpand van enkele eeuwen oud. Marmer in de ontvangstruimte, smaakvolle houten lambrisering, leren fauteuils en in elke kamer grote kasten vol centimeters dikke dossiers. Dat is bij het grote publiek nog steeds een overheersend beeld, als we het hebben over een gerenommeerd advocatenkantoor, een notariskantoor of elk ander traditioneel kantoor uit de juridische praktijk. Klopt dit beeld nog wel?
Digitaal werken in de juridische praktijk
Digitaal werken is in vele bedrijfstakken al ingevoerd en de voordelen zijn legio. Als alle gegevens op een logische manier digitaal zijn opgeslagen en toegankelijk gemaakt voor medewerkers met de juiste autorisatie, dan scheelt dit aanmerkelijk in opslagruimte en dus ook in de huurprijs van uw pand, dat toch vaak op vierkante of kubieke meter is gebaseerd. Gedigitaliseerde informatie is te allen tijde te raadplegen, ook door meerdere personen tegelijk. Gegevens in de cloud die ook extern te benaderen zijn, geeft uw medewerkers de mogelijkheid om ook buiten kantoor productief te zijn. Is dit ook in uw praktijk mogelijk? Kan digitalisering voldoen aan alle eisen die gelden voor archiefbeheer, juist met de voor uw bedrijfstak zo belangrijke wettelijke vereisten aan privacy?
Digitaal archiefbeheer met een goed resultaat
Om uw dossiers te digitaliseren en over te stappen van een papieren naar een digitaal kantoor, is een planmatige aanpak nodig, die uw continuïteit waarborgt. Dossiers die frequent nodig zijn worden gelijk gescand door middel van Bulkscanning en de dossier die minder vaak nodig zijn worden via Scanning on demand gedigitaliseerd bij aanvraag. Zo bent u digitaal, zonder de kosten te maken voor gehele digitalisering. Archive-IT kan uw archief en lopende dossiers in korte tijd digitaliseren waarbij wij uiterste discretie in acht nemen. Nieuwe documenten kunnen via de Scan Suite aan uw digitale archief worden toegevoegd door uzelf. Uw digitale archief, maar ook uw fysieke archief is bij ons in veilige handen. We doen geen enkele concessie waar het gaat om de veiligheid en integriteit van uw opgeslagen gegevens.
Digitaal werken is snel te leren
Samen met u maken we graag een plan van aanpak om uw kantoor zo digitaal mogelijk te maken. Het samen bouwen aan de juiste structuur om ervoor te zorgen dat uw gegevens alleen geraadpleegd kunnen worden door die medewerkers die u hiervoor autoriseert is de basis. Maar daar blijft het niet bij. Archive-IT weet uit ervaring dat het schrijven van duidelijke instructies zorgt voor een snelle overgang en continuïteit van uw bedrijfsprocessen.
U zult merken hoe gemakkelijk en comfortabel het moderne digitale juridische kantoor in de praktijk werkt.
Archive-IT is 11 oktober aanwezig op PLEIT, het event voor ICT in de juridische praktijk. PLEIT is voor advocaten, notarissen en deurwaarders die op zoek zijn naar praktische richtlijnen om de ICT dienstverlening te optimaliseren. Archive-IT zal ook diverse sessies organiseren; Two steps forward, one step back.