Vergaderen op afstand

Het wordt steeds gemakkelijker om op afstand te vergaderen. Dit komt mede door de vele digitale transformaties die er plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan het snellere WiFi netwerk WiFi 6 en het 5G netwerk dat eind 2020 wordt uitgerold in Nederland. Beide zorgen ervoor dat internetverbindingen beter worden dan ooit tevoren. In deze blog bespreken we de voor- en nadelen van vergaderen op afstand! 

De voordelen

Een van de grootste voordelen van vergaderen op afstand is natuurlijk het feit dat men niet meer hoeft te reizen naar een vergadering. Hierdoor wordt er een hoop tijd en daarmee ook geld bespaard. Daarnaast heeft het ook nog eens een positief effect op het milieu omdat uitstoot van schadelijke stoffen en onnodige files voorkomen worden. Een ander voordeel is dat er bij een vergadering op afstand sneller ter zake gekomen wordt en dat de gesprekken over koetjes en kalfjes vaak achterwege worden gelaten. Dit zorgt voor een efficiëntieverhoging.

De nadelen

Een groot nadeel van vergaderen op afstand is toch wel het gemis van persoonlijk contact. Een handdruk aan het begin van het gesprek kan vaak toch net zorgen voor dat extra beetje vertrouwen. Daarnaast is het lastig om de lichaamshouding van iemand te lezen via de webcam, wat ertoe kan leiden dat dingen anders overkomen dan wordt bedoeld. Een ander nadeel blijft de technologie. Ook al wordt het internet steeds beter en sneller, het kan altijd voorkomen dat de verbinding wegvalt of vertraagd is. Wanneer men slechte of verouderde apparatuur gebruikt, kan dit ook een negatief effect hebben op de kwaliteit van de vergadering.

Wat heb je nodig voor vergaderen op afstand?

Om te kunnen vergaderen op afstand zijn er een aantal dingen belangrijk:

• Een goed werkende (internet)verbinding. Een werkende internetverbinding is natuurlijk het allerbelangrijkste om contact te krijgen met de andere partij. Wenselijk is dan ook dat het een goede internetverbinding is. Dit om zo veel mogelijk ruis op de lijn te beperken en irritatie over slecht beeld en/of geluid te voorkomen. Wanneer het beeld en geluid foutloos werkt, lijkt het gesprek meer op een echte vergadering.
• Ten tweede is het belangrijk dat er goede audiofaciliteiten aanwezig zijn. Denk hierbij aan een goede microfoon en luidsprekers.
• Om de interactie tijdens het vergaderen te vergroten wordt er vaak gebruik gemaakt van beeldfaciliteiten zoals een webcam en natuurlijk een beeldscherm. Dit is ook zeker te adviseren, want een vergadering op afstand waar men elkaar alleen via geluid hoort, werkt niet productief en zorgt vaak voor verwarring. Non-verbale communicatie blijft belangrijk.
• Vergeet ook absoluut het belang van een rustige ruimte niet. Hinderlijke achtergrondgeluiden of bewegingen leiden namelijk af van het onderwerp.
• Als laatste is ook digitale informatievoorziening van belang. Wanneer men met elkaar in dezelfde ruimte vergadert, wordt er vaak gebruik gemaakt van de welbekende papieren hand-out. Wanneer je vergadert op afstand, is dit geen optie. Het is daarom belangrijk dat iedere aanwezige online toegang heeft tot de juiste informatie en deze tijdens de vergadering ook kan delen, bewerken en raadplegen.

Kortom, er zijn zeker voordelen van vergaderen op afstand, zoals verhoging van de productiviteit en het besparen van tijd. Het is echter belangrijk om de randzaken zoals hierboven beschreven niet te onderschatten en ook rekening te houden met de nadelen. Pas als dat allemaal op orde is kun je succesvol vergaderen op afstand en ook daadwerkelijk profiteren van de voordelen.