Volle archiefruimtes, onoverzichtelijke ladekasten, ordners die in de weg staan en moeite met het vinden van de juiste informatie op het moment dat u het nodig heeft. Komt u dit bekend voor? Veel organisaties weten geen raad met de papieren informatiestromen, die veelal vanuit de historie zijn ontstaan. Mede door de verplichte bewaartermijnen kunnen papieren archieven veel ruimte in beslag nemen, terwijl ze niet meer nodig zijn in de dagelijkse werkprocessen.
Fysiek archiveren
Uw archief extern opslaan
Niet ieder archief hoort op dezelfde wijze opgeslagen te worden. Om onze klanten de best passende oplossing te bieden, heeft Archive-IT drie vormen van archiefopslag ontwikkeld. De wijze van opslag die het beste aansluit bij het archief, is afhankelijk van actualiteit, raadpleegfrequentie, bewaartermijnen, type archief, wensen en het budget. Onze adviseurs kijken samen met u welke oplossing het meest geschikt is.
De voordelen van externe opslag
- De veiligheid van documenten wordt beter gewaarborgd.
- Waardevolle ruimte komt vrij binnen uw organisatie.
- De archiefstukken zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.
- Via onze applicatie vraagt u eenvoudig archiefstukken aan wanneer u ze nodig heeft.
- Bewaartermijnen worden eenvoudig beheerd.
Palletopslag
Archief dat niet of nauwelijks meer geraadpleegd wordt, maar vanwege een wettelijke bewaartermijn wel nog bewaard moet blijven, is zeer geschikt voor palletopslag.
- Uw archief wordt opgeslagen in dozen of ordners.
- De jaarlijkse opslagkosten zijn laag.
- Wanneer u een document toch nodig heeft, ontvangt u het binnen 24 uur digitaal via Scanning on Demand.
Individuele opslag
Papieren dossiers, die u niet dagelijks gebruikt, maar wel snel beschikbaar dienen te zijn op het moment dat het nodig is? Individuele opslag biedt 100% snelle leveringsbetrouwbaarheid.
- Dossiers worden individueel geregistreerd en gearchiveerd.
- Hoge veiligheidsmaatregelen, fysiek én digitaal.
- Via Scanning on Demand is uw dossier binnen 1,5 uur digitaal beschikbaar.
Geconditioneerde opslag
Er bestaat archief dat aan de eisen van de Archiefwet moet voldoen. Vaak betreft dit archief dat honderden jaren tot soms wel oneindig bewaart dient te blijven.
- Hoge veiligheidsmaatregelen, zowel fysiek én digitaal.
- De archiefruimte is voorzien van een uitgebreid klimaatreguleringssysteem.
- Archief blijft snel beschikbaar via Scanning on Demand.
Referentie
“De constante temperatuur, de blusgasinstallatie, de luchtvochtigheid en de beveiliging is helemaal top. Omdat de cartons afwijkende afmetingen hebben, was het moeilijk om deze in ons eigen archief op te slaan. Bij Archive-IT hebben ze toen de stellingen verbouwd om de cartons te archiveren. Zo hoeven wij niets te verbouwen, dat scheelt ons weer heel veel geld!”
Hans van de Mortel
| Gemeentearchivaris,
“Als je ziet wat Archive-IT aan maatregelen neemt om de informatiebeveiliging op hoog niveau te krijgen en te houden, dan weet je: voor service, kwaliteit en zorgvuldigheid moet je bij Archive-IT zijn.”
Debora Janssen
| Juridisch Secretaresse,
‘Naast het te vernietigen archief, worden de dossiers die Archive-IT gedigitaliseerd heeft ook extern opgeslagen. In het geval we een aanvraag doen uit de dossiers die bij Archive-IT in het pand staan opgeslagen wordt het altijd keurig en op tijd aangeleverd. Daar kun je op bouwen.’
Onze klanten
