Professionele archiefopslag en archiefbeheer voor bedrijven

Herkent u deze uitdagingen?

Papieren archieven kunnen organisaties voor complexe vraagstukken stellen.

• Archiefruimtes raken overvol en nemen kostbare werkruimte in beslag.
• Dossiers zijn moeilijk terug te vinden of verspreid opgeslagen.
• Bewaartermijnen en archiefbeheer vragen steeds meer aandacht.
• Waardevolle documenten zijn kwetsbaar voor verlies of beschadiging.
• Papieren informatie sluit niet altijd aan op digitale werkprocessen.

Een professioneel beheerd fysiek archief zorgt voor rust, overzicht en zekerheid.

Meer dan archiefopslag

Fysiek archiveren draait niet alleen om het bewaren van documenten. Het gaat om het veilig beheren, registreren en toegankelijk houden van informatie gedurende de volledige levenscyclus.

Archive-IT zorgt ervoor dat uw fysieke archieven onder optimale omstandigheden worden opgeslagen en eenvoudig beschikbaar blijven wanneer u ze nodig heeft. Zo blijft uw informatie veilig, zonder dat uw organisatie ruimte en capaciteit hoeft vrij te houden voor archiefbeheer.

Palletopslag

Voor archieven die slechts incidenteel geraadpleegd worden, is palletopslag een efficiënte en kosteneffectieve oplossing. Of het nu gaat om archiefdozen, ordners, verhuisdozen of losse dossiers: uw archief wordt veilig en overzichtelijk bewaard.

Individuele opslag

Heeft u regelmatig toegang nodig tot specifieke archiefdozen of dossiers? Met individuele opslag wordt ieder archiefonderdeel afzonderlijk geregistreerd en zorgvuldig beheerd, waardoor documenten snel en eenvoudig kunnen worden gelokaliseerd en opgevraagd.

Geconditioneerde opslag

Sommige documenten vragen om extra bescherming. In onze geconditioneerde opslag worden temperatuur en luchtvochtigheid zorgvuldig gecontroleerd. Ideaal voor waardevolle, kwetsbare of langdurig te bewaren archieven.

Scanning on Demand

Heeft u een document uit uw archief nodig? Dan digitaliseren wij alleen het gevraagde document of dossier en maken dit snel digitaal beschikbaar. Het originele archief blijft daarbij veilig opgeslagen.

Digitaliseren

Wilt u uw papieren archief volledig omzetten naar een digitale omgeving? Wij begeleiden het complete digitaliseringstraject, van scanning en kwaliteitscontrole tot integratie in uw digitale archief.

Vernietigen

Is de wettelijke bewaartermijn verstreken? Dan zorgen wij voor een gecertificeerde en vertrouwelijke vernietiging van uw archief, zodat u zeker weet dat informatie veilig en conform de regelgeving wordt afgevoerd.

Atijd inzicht in uw fysieke archief

Een extern opgeslagen archief moet niet betekenen dat u het overzicht verliest. Met OAK behoudt u volledige controle over uw fysieke informatie.

Via deze applicatie ziet u eenvoudig:

• welke dossiers en archiefdozen u heeft opgeslagen;
• waar een dossier zich bevindt;
• welke informatie beschikbaar of opgevraagd is;
• de status van uw archiefstukken.

Zo combineert u de zekerheid van fysieke opslag met de transparantie van digitaal archiefbeheer.

Veiligheid staat voorop

Wanneer u archieven uit handen geeft, moet u erop kunnen vertrouwen dat uw informatie veilig wordt beheerd. Daarom investeert Archive-IT continu in veilige archieffaciliteiten en zorgvuldig ingerichte processen. 

U profiteert onder andere van:

• streng beveiligde opslaglocaties;
• brand-, inbraak- en ongediertepreventie;
• gecontroleerde toegang;
• volledige registratie en traceerbaarheid;
• ondersteuning bij bewaartermijnen;
• ISO 27001-, ISO 9001- en NEN 7510-certificering.

Waarom kiezen voor extern archiveren?

Professioneel archiefbeheer levert meer op dan alleen extra ruimte.

• Ruimte besparen - Maak ruimte vrij binnen uw organisatie door fysieke archieven veilig extern op te slaan.
• Altijd toegang tot informatie - Uw dossiers blijven beschikbaar wanneer u ze nodig heeft, met ondersteuning via Scanning on Demand.
• Minder risico’s - Bescherm waardevolle informatie tegen verlies, beschadiging en onbevoegde toegang.
• Grip op bewaartermijnen - Beheer uw archieven professioneel en houd controle over de volledige levenscyclus van informatie.
• Klaar voor de toekomst - Uw fysieke archief vormt een solide basis voor digitalisering en verdere optimalisatie van uw informatiehuishouding.

Onze aanpak

1. Inventariseren - We brengen uw archief, wensen en bewaartermijnen in kaart.

2. Registreren & transporteren - Uw archieven worden zorgvuldig geregistreerd en – indien gewenst – veilig vervoerd naar onze archieffaciliteiten.

3. Veilig opslaan - De archieven worden opgeslagen onder optimale omstandigheden in een streng beveiligde omgeving.

4. Beheren & beschikbaar stellen - Via ons archiefbeheer en Scanning on Demand blijven uw documenten eenvoudig toegankelijk wanneer u ze nodig heeft.

5. Vernietigen, retourneren of digitaliseren - Aan het einde van de bewaartermijn bepaalt u wat er met uw archief gebeurt. Wij verzorgen de verdere afhandeling veilig en zorgvuldig.