Veel mkb-ondernemingen herkennen het: belangrijke documenten staan verspreid over verschillende systemen, mailboxen en mappen. Facturen zijn lastig terug te vinden, personeelsdossiers zijn niet compleet en medewerkers verliezen dagelijks kostbare tijd aan het zoeken naar de juiste informatie. Dat leidt tot frustratie, fouten, vertraging en onnodige kosten. Tegelijkertijd groeit de hoeveelheid informatie binnen organisaties snel. Zonder centrale structuur en grip op documenten wordt samenwerken lastiger, raken processen vertraagd en ontbreekt het overzicht dat nodig is om efficiënt te kunnen werken.
Daarom helpt een centrale aanpak van informatiebeheer om grip en efficiëntie terug te brengen, zoals Archive-IT biedt.
Ondernemingen
Gestructureerd digitaal werken
Werkt uw bedrijf grotendeels digitaal, maar staat de informatie op verschillende locaties opgeslagen? Met de IT-oplossingen van Archive-IT wordt alle fysieke en digitale informatie op één centrale plek gearchiveerd. Zo maakt u de volgende stap in uw digitale transformatie, behoudt u het overzicht en kunt u gestructureerd digitaal werken, terwijl de continuïteit van uw werkprocessen gewaarborgd blijft. Tevens kunt u er vanuit gaan dat uw dossiers altijd en overal beschikbaar zijn, onder de hoogste veiligheidsnormen. Dat werkt prettig en vertrouwd.
Eenvoudig en vertrouwd
Digitalisering is de oplossing voor dossiers die veelvuldig geraadpleegd worden, op veel verschillende locaties nodig zijn en lang bewaard dienen te blijven. Archive-IT heeft veel ervaring met het digitaliseren van verschillende soorten dossiers. Ervaren adviseurs kijken samen met u naar de wensen en eisen die passen binnen uw organisatie, bij het budget, maar ook bij de huidige wet- en regelgeving. Van klein formaat tot grootformaat scanners, van foto’s tot bouwtekeningen; wij hebben de juiste tools en software in huis om ervoor zorgen dat de digitalisering binnen uw bedrijf vlekkeloos verloopt.
Koppeling met uw HR-systeem
Maakt u reeds gebruik van een HR-systeem? Dan zorgen wij dat de gedigitaliseerde personeelsdossiers rechtstreeks onder de juiste medewerker geïmporteerd worden. Wij hebben onder andere koppelingen met AFAS en Visma | Raet.
Uw papieren archief uitbesteden
Veel organisaties hebben nog steeds stapels papieren dossiers, wat vaak resulteert in overvolle archiefruimtes en onoverzichtelijke kasten vol ordners. Of deze documenten nu bewaard moeten worden vanwege wettelijke bewaartermijnen of omdat ze cruciale informatie bevatten voor de continuïteit van de organisatie, ze nemen waardevolle ruimte in beslag. Archive-IT kan u helpen deze ruimte vrij te maken door uw archief veilig op te slaan. Wij bieden diverse mogelijkheden en kijken samen met u naar een oplossing die is afgestemd op factoren zoals raadpleegfrequentie, bewaartermijn, wensen en budget.
Referentie
“Voor ons is het belangrijk dat de veiligheid van de gegevens van onze medewerkers geborgd is. Het gaat om privacygevoelige informatie en dat moet je serieus nemen. Dat Archive-IT informatiebeveiliging hoog in het vaandel heeft staan, was ons snel duidelijk; met het ISO 27001 certificaat als bevestiging.”
Joan Damen
| Hoofd Administratie,
Onze klanten
