Documenten laten ondertekenen is vaak nog een omslachtig proces: printen, scannen, e-mailen, naloggen wie al getekend heeft. Dat kost tijd, levert fouten op en biedt weinig grip op het proces. Met AgileSign kunt u documenten digitaal ondertekenen. Met deze elektronische handtekening software beheert u al uw ondertekenprocessen centraal, veilig en volledig traceerbaar. AgileSign is intern én in samenwerking met klanten, partners en leveranciers te gebruiken. Met dit e-signature platform maakt u van de handtekening een motor voor efficiëntie, controle en veiligheid, in plaats van een vertragende factor.
AgileSign
Wanneer is AgileSign interessant als digitale handtekening software?
AgileSign is geschikt voor organisaties die ondertekenprocessen efficiënter, veiliger en overzichtelijker willen inrichten. Bijvoorbeeld wanneer:
- Documenten digitaal worden ondertekend via e-mail of losse tools, zonder centraal overzicht;
- U snel en op afstand handtekeningen wilt verzamelen, ook van externe partijen;
- U behoefte heeft aan volledige controle en traceerbaarheid van ondertekenprocessen;
- U ondertekening wilt laten voldoen aan strikte juridische en bewijskrachtige eisen;
- U ondertekenen wilt integreren in uw bestaande workflows en systemen.
Wat is AgileSign?
AgileSign is een enterpriseplatform voor het centraal beheren van elektronische handtekeningen en documentstromen. Dit zogenoemde e-signature platform stelt organisaties in staat om complexe workflows te coördineren, interne en externe gebruikers naadloos te betrekken en volledige controle te houden over elk proces.
AgileSign is daarmee niet slechts een tool om documenten digitaal mee te ondertekenen. Het is een volledig platform voor het end-to-end beheer van bedrijfsprocessen, met veiligheid, traceerbaarheid en compliance als uitgangspunt.
U kunt kiezen uit drie niveaus van elektronische handtekening: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. Elk variant met volledige wettelijke en bewijskrachtige waarde. Ondertekenen via dit e-signature platform kan op afstand, automatisch op basis van bedrijfsregels, of via desktop en mobiel.
Voordelen van onze e-handtekeningsoftware
Met AgileSign:
- Versnelt u het ondertekenen en goedkeuren van documenten;
- Houdt u meer controle over uw processen;
- Werkt u volledig papierloos;
- Betrekt u stakeholders snel en laagdrempelig bij het proces;
- Heeft u realtime inzicht in status en voortgang;
- Bespaart u kosten dankzij efficiëntere processen;
- Vermindert u administratieve handelingen en fouten.
Directe betrokkenheid, zonder drempels
Dankzij pushtechnologie wordt elk document rechtstreeks bij de ondertekenaar afgeleverd. Dat vereenvoudigt en versnelt het proces. Daarnaast is het via het e-signature platform eenvoudig om externe gebruikers, zoals klanten, partners en leveranciers, te betrekken zonder ingewikkelde portalen of inloggegevens. Stakeholders houdt u automatisch op de hoogte via e-mail, sms of WhatsApp.
Veilig documenten digitaal ondertekenen
AgileSign maakt deel uit van een geïntegreerd ecosysteem dat het hoogste niveau van veiligheid en betrouwbaarheid garandeert. Via TrustPro CA beschikt u over gekwalificeerde certificaten, digitale identiteiten en juridisch geldige tijdstempels en zegels. De identiteit van ondertekenaars wordt geverifieerd via een elektronische identiteitskaart of video-identificatie (KYC).
Ondertekende documenten worden automatisch gearchiveerd volgens de AgID-normen, met gegarandeerde integriteit en juridische geldigheid in de tijd. Het volledige platform is conform eIDAS, de Europese verordening voor elektronische identificatie en vertrouwensdiensten.
Eén centrale werkplek: de Digital Organizer
Alle activiteiten rond document- en ondertekenprocessen komen samen in de Digital Organizer, toegankelijk via desktop en mobiel. U ziet in één oogopslag welke acties nog uitgevoerd moeten worden, ondertekent en keurt u documenten goed, monitort u lopende processen en heeft u direct toegang tot alle documenten. Dit wordt allemaal gedaan vanaf één centraal toegangspunt.
Maak van de handtekening een motor voor efficiëntie, controle en veiligheid
Veelgestelde vragen
Voor welke documenten wordt AgileSign vooral gebruikt?
AgileSign wordt onder meer ingezet voor contracten, overeenkomsten, inkooporders en formulieren: documenten waarbij organisaties willen overstappen van een papieren naar een volledig digitale ondertekenworkflow.
Kan AgileSign gekoppeld worden aan mijn bestaande archiefomgeving?
Ondertekende documenten kunnen na het zetten van de handtekening automatisch worden vastgelegd en gearchiveerd, zodat ze direct onderdeel worden van uw digitale archief in plaats van dat deze apart opgeslagen worden. Dit kan automatisch in uw eigen ERP-systeem of in de archiefdatabase van AgileSign.
Kunnen documenten ook met mensen buiten mijn organisatie gedeeld worden ter ondertekening?
Ja, documenten kunnen beveiligd via het AgileSign-platform gedeeld worden met externen. Afhankelijk van het type handtekening (SES, AES of QES) vindt er een legitimatiecontrole plaats alvorens de handtekening definitief gezet kan worden.
Welke informatie wordt geregistreerd bij het moment van ondertekening?
De identiteitsgegevens van de ondertekenaar, tijdstip en eventueel het certificaat- en integriteitsgegevens. Alle acties die worden uitgevoerd binnen het AgileSign-platform worden gelogd en zijn terug te vinden via de audit trail.
Voldoet AgileSign aan de eIDAS-verordening?
Ja, AgileSign voldoet aan de eIDAS-verordening en werkt met een QTSP (Qualified Trust Service Provider) voor het zetten van een Qualified Electronic Signature (QES).