Optimaliseer het fysiek archiefbeheer met OAK

Voor wie is OAK?

OAK is geschikt voor organisaties die hun extern opgeslagen fysieke archief eenvoudig en efficiënt willen beheren en opvragen. Bijvoorbeeld wanneer:

• u uw fysieke archief extern wilt onderbrengen bij Archive-IT;
• u snel toegang wilt tot uw archief, zonder ingewikkeld systeem;
• u zelf wilt kiezen of archiefbescheiden fysiek of digitaal worden geleverd;
• u geen behoefte heeft aan complexe autorisatieprocessen of uitgebreid digitaal archiefbeheer;
• u een laagdrempelige eerste stap wilt zetten richting digitalisering.

Wat is OAK?

OAK is een cloudgebaseerd digitaal opvraagsysteem, speciaal ontworpen voor organisaties die hun fysieke archief op een eenvoudige en efficiënte manier willen beheren en opvragen. Met OAK heeft u snel toegang tot uw archief en kunt u zelf kiezen of de bescheiden fysiek of digitaal geleverd worden.

Het systeem richt zich op gebruiksvriendelijkheid en biedt de basisfunctionaliteiten die essentieel zijn voor het beheren van papieren archieven. OAK vormt zo een laagdrempelige eerste stap richting digitalisering en is ideaal voor situaties waarin geen complexe autorisatieprocessen of uitgebreid digitaal archiefbeheer nodig zijn, maar waar wel een betrouwbare en efficiënte oplossing gewenst is.

Functionaliteiten van OAK

Een greep uit de functionaliteiten die OAK u te bieden heeft:

• Dashboard met alle benodigde informatie.
• Registreren van objecten.
• Aanvragen van dossiers, fysiek of digitaal.
• Uitgebreide zoekfunctie op geregistreerde metadata.
• Overzicht van alle geregistreerde objecten en hun status, zoals 'uitgeleend' of 'aanwezig'.
• Downloaden van digitale bestanden, op dossier- of tabbladniveau.
• Monitoren van wettelijke bewaartermijnen.
• Realiseren van vernietigingslijsten voor het opschonen van het archief.

De voordelen van OAK

Met OAK:

• beheert en registreert u uw fysieke archief eenvoudig vanuit één cloudgebaseerd systeem;
• heeft u via het dashboard altijd een duidelijk overzicht van uw archief en de status van uw archiefstukken;
• vraagt u dossiers eenvoudig op en kiest u zelf of u deze fysiek of digitaal ontvangt;
• doorzoekt u uw archief snel dankzij uitgebreide zoekfuncties op metadata;
• bewaakt u uw wettelijke bewaartermijnen en stelt u eenvoudig vernietigingslijsten op;
• heeft u vrijwel overal toegang tot uw archief dankzij de cloudgebaseerde opzet.

Groei in uw eigen tempo naar digitaal werken

OAK is met zorg en toewijding in eigen beheer ontwikkeld om organisaties een krachtige en toegankelijke oplossing te bieden voor archiefbeheer. Deze oplossing vormt de ideale basis voor het beheren van fysiek archief en is eenvoudig uit te breiden naar meer geavanceerde systemen zoals Virtual Archive of AIR, wanneer uw digitale behoeften in de toekomst groeien.