Classificatie

Digitale documenten bevatten waardevolle informatie, maar zonder structuur kan het lastig zijn om snel de juiste bestanden terug te vinden. Met classificatie worden documenten automatisch herkend en toegewezen aan het juiste documenttype. Dit helpt u om van ongestructureerde data gestructureerde informatie te maken. Uw bestanden krijgen de juiste bestandsnaam en worden direct in de juiste categorie geplaatst – efficiënt, inzichtelijk en geavanceerd.

Wanneer is classificatie zinvol?

Classificatie is toepasbaar bij zowel digitaliseringsprojecten als documenten die al digitaal zijn opgeslagen. Enkele veelvoorkomende toepassingen:

Personeelsdossiers: De structuur van digitale dossiers wijkt vaak af van papieren dossiers. Door classificatie toe te passen bij digitalisering, wordt de historie correct ingedeeld volgens de nieuwe digitale structuur.

Bouwdossiers: Documenten zoals tekeningen, bouwplannen en correspondentie kunnen automatisch gecategoriseerd worden op basis van hun type. Dit maakt het beheer en terugvinden veel eenvoudiger.

Hoe werkt classificatie?

Onze ervaren adviseurs begeleiden u stap voor stap in het classificatieproces:

Inventarisatie – We brengen samen in kaart welke documenttypes geclassificeerd moeten worden.
Softwaretraining & inrichting – De software wordt getraind om documenttypen automatisch te herkennen.
Proefproject – Tijdens een trainingsdag bij Archive-IT testen we de software met een representatieve dataset.
Optimalisatie – We analyseren de resultaten en sturen de trainingsgegevens bij waar nodig.
Bulkclassificatie – Alle documenten worden automatisch geclassificeerd volgens de vastgestelde regels.
Handmatige controle – Eventuele uitzonderingen worden achteraf handmatig verwerkt.

Waarom kiezen voor classificatie?

Classificatie brengt orde in uw digitale documentbeheer en zorgt voor een duidelijke, logische indeling.
Informatie is eenvoudiger en sneller te vinden, precies wanneer u die nodig heeft.
Documentbeheer sluit beter aan op uw bestaande werkprocessen, wat tijd bespaart en fouten vermindert.
Bewaartermijnen worden op documentniveau toegepast, zodat u voldoet aan alle wettelijke en compliance-eisen.

Bent u benieuwd hoe classificatie uw organisatie kan helpen? Archive-IT denkt graag met u mee! Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.