Documenten worden dagelijks aangemaakt, gedeeld en bewerkt door verschillende medewerkers en afdelingen. Zonder centrale structuur ontstaat al snel versiechaos, verspreide informatie en tijdverlies bij het zoeken naar de juiste versie.
Met E-Content 365 beheert u al uw actieve documenten centraal, volledig geïntegreerd in de Microsoft 365-omgeving die uw medewerkers al kennen. Zo werkt u sneller, veiliger en met meer overzicht — zonder uw vertrouwde werkomgeving te verlaten.
E-Content 365 is geschikt voor organisaties die dagelijks met documenten en dossiers werken en behoefte hebben aan structuur, samenwerking en overzicht. Bijvoorbeeld wanneer:
E-Content 365 is een documentmanagementsysteem (DMS) voor actief documentbeheer, volledig gebouwd op en geïntegreerd met Microsoft 365. Het brengt structuur in uw dagelijkse documentstromen: van aanmaak en samenwerking tot het beheren van dossiers die u nog regelmatig nodig heeft.
Documenten worden centraal opgeslagen en automatisch gekoppeld aan het juiste dossier, klant of proces. Doordat E-Content 365 naadloos aansluit op de Microsoft 365-omgeving die uw medewerkers al gebruiken, is de overstap laagdrempelig en verloopt de adoptie snel.
Voor documenten die niet langer actief zijn maar wel bewaard moeten blijven, werkt E-Content 365 naadloos samen met AIR, onze oplossing voor langdurig digitaal archiveren.
Met E-Content 365:
E-Content 365 koppelt documenten automatisch aan het juiste dossier, op basis van metadata en herkenning. Rol- en rechtenbeheer zorgt ervoor dat medewerkers alleen toegang hebben tot de informatie die voor hen relevant is.
Alle documentacties zijn herleidbaar, zodat u grip houdt op wie welke wijzigingen heeft gemaakt. Zo blijft uw documentbeheer overzichtelijk, veilig en klaar voor groei.
E-Content 365 is ontworpen om aan te sluiten op uw bestaande Microsoft 365-omgeving en werkt naadloos samen met andere Archive-IT oplossingen, zoals AIR voor langdurig digitaal archiveren en I-Flow 365 voor slimme factuurverwerking.
Documenten die niet langer actief zijn, kunnen automatisch worden overgedragen aan AIR, terwijl uw medewerkers dagelijks blijven werken binnen de vertrouwde E-Content 365-omgeving. Zo bouwt u stap voor stap aan een complete en samenhangende informatiehuishouding.
E-Content 365 is oorspronkelijk ontwikkeld met woningcorporaties als belangrijke doelgroep, maar de onderliggende ECM-functionaliteit is ook bruikbaar voor andere organisaties met vergelijkbare documentbeheerbehoeften.
Archive-IT begeleidt de overstap vanuit uw bestaande DMS, zodat data gestructureerd wordt overgezet naar de Microsoft 365-omgeving.
Dit is afhankelijk van de omvang van uw organisatie en de complexiteit van uw huidige informatiehuishouding. Archive-IT bespreekt dit graag vrijblijvend met u.
De AI-functionaliteiten ondersteunen onder meer bij het herkennen en structureren van documenten, wat bijdraagt aan een nog betere vindbaarheid bovenop de standaard metadata- en OCR-mogelijkheden.
Nee, E-Content 365 ondersteunt gelijktijdige raadpleging door meerdere gebruikers, passend bij de schaal van uw organisatie.
