Toen het oude DMS van Habion haar grenzen bereikte, was de overstap naar een nieuw systeem onvermijdelijk. Maar volgens Carla Wezenberg, Implementatiemanager bij de ouderenhuisvester, draait succesvolle digitalisering niet om techniek alleen. In gesprek met CorporatieGids Magazine legt ze uit hoe Habion met heldere richtlijnen en een organisatiebrede focus haar informatievoorziening toekomstbestendig maakt: “De kwaliteit van informatie valt of staat met het gedrag van medewerkers.”
Met ruim 11.000 wooneenheden verspreid over meer dan 120 locaties, is Habion een landelijk actieve ouderenhuisvester. Wanneer je opereert in zo’n groot gebied, is goede documentmanagement essentieel, begint Carla het gesprek. “We hebben de laatste tijd verschillende stappen moeten zetten om dit blijvend te kunnen ondersteunen, zoals de keuze voor een nieuw DMS: E-Content365 van Archive-IT. We hebben ruim vijftien jaar gewerkt met een DMS dat niet meer past bij de organisatie die we nu zijn. Het DMS was niet gekoppeld aan het primaire bronsysteem waardoor veel handmatige invoer nodig was met een grotere foutenkans tot gevolg. Bovendien kon maar een beperkt deel van de organisatie werken met het programma. Daarom werd de archivering door scanmedewerkers uitgevoerd in plaats van door de collega’s die de documenten opstelden. Dat kwam de kwaliteit niet ten goede.”
DMS-strategie
De kern van een goede documentstrategie noemt Carla dat je informatie overzichtelijk opslaat: “Allereerst maak je de keuze waar je het bewaart. Daar hebben we afspraken over gemaakt. In het DMS slaan we alle getekende documenten en correspondentie met huurders, leveranciers en aannemers op. Elk document slaan we bij voorkeur op één plek op en andere richtlijnen voor de opslag zijn dat elk document voorzien moet zijn van een datum en dat we niet met verschillende versies werken. Alleen definitieve versies mogen worden opgeslagen in het DMS.”
Zelf verantwoordelijk
Binnen deze strategie is iedere collega zelf verantwoordelijk voor het archiveren van documenten, legt Carla uit. “We bewaren veel met behulp van automatische koppelingen. Onze medewerkers zorgen voor de verdere archivering waarbij ze worden ondersteund door keuzemenu’s en verplichte invulvelden. Deze manier van werken draagt bij aan een hogere kwaliteit van de archieven. Van tevoren hebben we dan ook veel aandacht besteed aan de structuur van het archief en daar de inrichting van het keuzemenu op aangepast. Daarbij hebben we ook veel kunnen leren en overnemen van de werkwijze van andere corporaties wat ons veel tijd heeft bespaard. Een mogelijk verdere ontwikkeling van dit keuzemenu zal de integratie van AI zijn. Dat geeft dan suggesties voor de opslag wat het ook weer makkelijker moet maken.”
Aansluiting CORA en VERA
“Voor de inrichting van het archief hebben we aansluiting gezocht bij de standaarden van CORA en VERA,” gaat Carla verder. “Vrijwel alles kan op deze manier worden gearchiveerd en wat er dan buiten deze kaders valt, wordt door de medewerker besproken met Functioneel Beheer. Binnen onze organisatie zijn zij uiteindelijk verantwoordelijk voor het totale proces. Onze ervaring is dat deze manier van werken alleen succesvol is als iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het op een juiste manier archiveren van documenten en zich houdt aan de spelregels voor het opslaan. Daarnaast moeten de medewerkers beschikken over voldoende digitale vaardigheden en bewustzijn rond informatiebeveiliging en privacy. In het DMS zijn namelijk ook bewaartermijnen opgenomen. Van elk document is dus benoemd hoe lang het moet worden bewaard. Zodra deze termijn is verstreken, komt het document op een vernietigingslijst te staan en na een laatste controle wordt het document dan verwijderd.”
Ontwikkeling digitale vaardigheden
Om de ontwikkeling van deze digitale vaardigheden en het bewustzijn te ondersteunen, faciliteert Habion diverse ICT-trainingen. Carla: “Ook voor het nieuwe DMS doen we dat. Niet alleen voor nieuwe medewerkers, maar ook voor collega’s die hun kennis willen opfrissen of de verdieping zoeken. Op het gebied van AI zetten we ook stappen. Inmiddels hebben alle collega’s de cursus ‘AI-geletterdheid’ afgerond. Een deel van de organisatie werkt al met Copilot en de rest volgt in de loop van volgend jaar. Daarnaast is er een koplopersgroep gestart die actief onderzoekt hoe AI ons werk kan ondersteunen. Ook volgen we de ontwikkelingen in de markt nauwgezet om te kijken of er slimme AI-oplossingen zijn die we kunnen toepassen. Je kunt dan denken aan het doen van onderhoud op afstand van warmte- en elektrische installaties.”
Beschikbare koppelingen
De keuze voor het nieuwe documentmanagementsysteem is gevallen op E-Content365 van Archive-IT. Over de redenen waarom, zegt Carla: “Een belangrijke overweging was dat ons primaire bronsysteem Tobias365 al vele beschikbare koppelingen heeft met E-Content365. Dat heeft ons vele maanden aan implementatietijd en frustraties bespaard, want dit soort koppelingen gaan niet vanzelf. Daarnaast wist Archive-IT op heldere wijze te verwoorden hoe E-Content365 zich verhoudt tot ons vorige documentmanagementsysteem. Deze combinatie van technische aansluiting en duidelijke communicatie gaf ons vertrouwen in de keuze. De samenwerking met Archive-IT in dit traject is prettig verlopen. Er is veel expertise aanwezig binnen hun team en men blijft rustig en oplossingsgericht wanneer bepaalde onderdelen nog niet soepel verlopen.”
Later instappen werkt prima
“Om E-Content365 optimaal te laten werken, hebben we het gekoppeld aan de andere systemen waarin brieven en documenten worden verstuurd. In deze systemen moet het mogelijk zijn om relevante metadata toe te voegen, zodat de informatie op de juiste wijze zichtbaar wordt in het DMS. Gelukkig zijn er al veel woningcorporaties die ons hierin zijn voorgegaan waardoor er diverse koppelingen gerealiseerd en beschikbaar zijn. Daar maken wij dankbaar gebruik van. Habion hoeft dus geen ‘early adopter’ te zijn en later instappen werkt prima voor ons.”
Enige gewenning
Het nieuwe systeem is gebruiksvriendelijk maar het vereist volgens Carla wel enige gewenning: “Collega’s zijn nu zelf verantwoordelijk voor het archiveren. Daar staat tegenover dat informatie veel sneller en eenvoudiger terug te vinden is. En omdat medewerkers nu zelf betrokken zijn bij de archivering en dus beter weten hoe het werkt, kunnen zij sneller inspelen op vragen of problemen van huurders. Een ander voordeel voor huurders is dat zij minder vaak hun verhaal opnieuw hoeven te doen, omdat de informatie makkelijker beschikbaar is en goed wordt vastgelegd. En omdat alle collega’s nu werken met dezelfde informatie, krijgen de huurders eenduidige antwoorden.”
Wensen
Richting de toekomst heeft Habion nog een aantal wensen op het gebied van documentmanagement en ICT. Afsluitend zegt Carla daarover: “We willen ons nieuwe DMS verder optimaliseren met een koppeling om documenten digitaal te kunnen laten ondertekenen. En op het bredere vlak van ICT zijn we als regiecorporatie de afgelopen jaren sterk gegroeid. Daar willen we werkzaamheden zoveel mogelijk automatiseren en data toegankelijker maken voor externe partijen via ons dataplatform, zoals de bedrijven aan wie we het operationeel beheer hebben uitbesteed.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Theo Scholten