In een tijd waarin informatie overal en altijd beschikbaar moet zijn, is het essentieel om documenten gestructureerd, veilig en toegankelijk te beheren. Dat is precies waar een Document Management Systeem (DMS) voor is. Of u nu werkt binnen een woningcorporatie, zorginstelling of overheidsorganisatie: een goed ingerichte DMS-oplossing biedt controle, overzicht én compliance.
Document Management Systeem
Wat is een Document Management Systeem (DMS)?
Een DMS, ook wel documentbeheersysteem genoemd, is software waarmee u digitale documenten centraal kunt opslaan, beheren, bewerken, delen en archiveren. Het doel is om het dagelijkse documentbeheer eenvoudiger te maken en risico’s zoals informatieverlies, dubbel werk of foutieve versies te voorkomen.
Met een goed ingericht document management system:
- Vermijdt u versnipperde informatie over afdelingen of systemen heen.
- Worden documenten automatisch gestructureerd en terugvindbaar.
- Behoudt u overzicht dankzij versiebeheer en metadata.
- Voldoet u aan bewaartermijnen en wettelijke vereisten.
De voordelen
Een professioneel document management systeem DMS biedt concrete voordelen:
- Centraal documentbeheer: Alle bestanden en documenten bevinden zich op één plek, met duidelijke structuur en rechtenbeheer.
- Betere samenwerking en snellere processen: Medewerkers kunnen documenten gelijktijdig inzien en bewerken, zonder miscommunicatie of versieconflicten.
- Digitaal en (compliant) archiveren: Automatische toewijzing van bewaartermijnen en ondersteuning van archiefwetgeving zorgen voor grip en zekerheid.
- Informatiebeveiliging: Met geavanceerde toegangscontrole, logging en versleuteling voldoet u aan de beveiligingsstandaarden.
E-Content 365: Uw DMS-oplossing binnen Microsoft 365
E‑Content 365 is het documentmanagementsysteem van Archive‑IT dat speciaal is ontwikkeld voor organisaties die werken met Microsoft 365 en SharePoint. Waar standaard SharePoint vaak tekortschiet in structuur en archiefbeheer, voegt E‑Content 365 de essentiële componenten toe.
Met E‑Content 365 beschikt u over een krachtige en gebruiksvriendelijke oplossing voor digitaal documentbeheer, waarin documenten veilig worden opgeslagen, automatisch worden geclassificeerd en altijd terug te vinden zijn.
Wat maakt E-Content 365 uniek?
- Efficiënte documentopslag en -beheer: Geen fysiek papierwerk meer, alles digitaal en georganiseerd.
- Volledige integratie met SharePoint en Microsoft 365
- Gebruiksvriendelijke en innovatieve functionaliteiten: Krachtige zoek-, filter- en weergaveopties maken uw werk makkelijker.
- Veilig en compliant: Profiteer van de hoogste beveiligingsstandaarden en regelgeving binnen het Microsoft365-platform.
Referentie
"Met het afronden van de implementatie van E-Content hebben we een robuust fundament gerealiseerd die mee kan groeien met de digitale visie van Intermaris en dus toekomstbestendig is."
Susan Riesenbeck
| Manager I&A,
"Het ticketsysteem van de E-Content helpdesk werkt erg goed. Ik werk met veel leveranciers samen en daarbij komt Archive-IT toch bovenaan waar het gaat om opvolging en afhandeling van vragen of problemen. Die samenwerking vind ik erg prettig."
"Het Document Management Systeem, dat door Archive-IT en eigen WonenBreburg collega's succesvol is geïmplementeerd, biedt niet alleen een oplossing om poststromen efficiënt te ondersteunen, maar is gebouwd vanuit de voornoemde filosofie van de organisatie die niet achterop wil geraken en bestaande en nieuwe kansen wil benutten."
Jan-Hein Boers
| Manager Services,
Onze klanten
