Voor woningcorporaties wordt goed informatiemanagement steeds belangrijker. Niet alleen omdat informatie snel vindbaar en bruikbaar moet zijn, maar ook omdat eisen rond privacy, beveiliging en bewaartermijnen steeds zwaarder meewegen. Bij Woonforte vormde dat de aanleiding om kritisch te kijken naar het bestaande digitale archief en de manier waarop informatie werd opgeslagen, ontsloten en beheerd. CorporatieGids Magazine sprak daarover met Applicatiebeheerder Debbie Witsenburg en ICT-adviseur Roger Welters.
De aanleiding om informatiemanagement anders in te richten lag volgens het duo in de beperkingen van het bestaande, oude archief. “We werkten met een systeem dat feitelijk end-of-life was,” legt Debbie uit. “Het werd niet meer doorontwikkeld en was in de praktijk vooral een soort plaatjesfabriek: je stopte er iets in en dat was het dan. Hierdoor voldeed het archief steeds minder aan wat de organisatie nodig had. Ook was het systeem niet CORA-compliant én zat er weinig onderscheid in de manier waarop informatie werd opgeslagen en ontsloten, terwijl de behoefte aan structuur, vindbaarheid en sturing juist groeide. Dat alles vormde de wens om op dit gebied te professionaliseren.”
Alleen wat je nodig hebt
Op de vraag waar een toekomstbestendig archief aan moet voldoen, vertelt Roger: “Medewerkers moeten op een relatief eenvoudige manier de juiste opgeslagen informatie kunnen terugvinden, maar wel op zo’n manier dat het aan alle security- en privacy-eisen voldoet. Het uitgangspunt is dat je alleen ziet wat je voor je werk nodig hebt. Iemand die bezig is met een nieuwbouwproject hoeft bijvoorbeeld geen toegang te hebben tot correspondentie over een huurachterstand. Dat vraagt dat je functiegericht inricht wie wat mag zien, maar wel met voldoende gelaagdheid. Daarnaast moet je per document of type informatie kunnen vastleggen hoe lang iets bewaard mag blijven. Dat werd voorheen vaak handmatig opgezocht, maar is het meest efficiënt wanneer dit direct wordt vastgesteld en vervolgens automatisch gebeurt.”
Bewaartermijnen
Roger noemt dit een van de belangrijkste uitdagingen voor Woonforte op dit gebied: “We werken bijvoorbeeld met een mailrobot die e-mails automatisch archiveert. Voorheen hadden we vooral overzichtelijke documentstromen zoals huurcontracten, adressen en facturen, maar in de praktijk blijkt die automatische classificatie soms nog te grof voor de CORA-compliancy. Een melding over overlast door duiven kan bijvoorbeeld al snel onder leefbaarheid worden weggezet, terwijl die inhoudelijk eerder bij dagelijks onderhoud hoort. Dit betekent ook dat randapplicaties en bestaande vormen van robotisering verder moeten worden geoptimaliseerd. Juist daar merk je hoe belangrijk het is om leveranciers te hebben die bij je organisatie passen, de noodzaak van dit soort verfijning begrijpen en bereid zijn om samen dat extra stapje te zetten.”
Centrale informatiespil
Woonforte heeft uiteindelijk gekozen voor E-Content 365 van Archive-IT om de rol als centrale informatiespil in te nemen. Debbie: “Voor ons is het belangrijk dat een nieuw systeem niet alleen technisch en inhoudelijk klopt, maar ook goed bruikbaar is in de praktijk. De toegankelijkheid, het intuïtieve gebruik en het gemakkelijk zoeken en opslaan van informatie binnen E-Content 365 gaf uiteindelijk de doorslag.” Tegelijkertijd keek Woonforte breder dan alleen gebruiksgemak, zegt Roger: “Vanuit ICT en informatiemanagement kijk je natuurlijk ook naar zaken als compliance, de koppeling met ons ERP-systeem, privacy en security. Daarbij spelen ook de eerdergenoemde rechtenstructuren, trefwoorden en herkenbare ordening een belangrijke rol. Als medewerkers zien hoe informatie logisch is ingericht en goed aansluit op hun werk, wordt het ook makkelijker om ermee te werken. Daarom hebben we na de livegang de hele organisatie getraind, eerst via een beheerlaag en daarna breder.”
Nieuwe manier van werken
Volgens Debbie richtte de training zich vooral op de nieuwe manier van werken, waarbij medewerkers niet meer elk document konden inzien: “Dat was voor veel collega’s wel een omslag. We sturen nu veel gerichter op rechten en rollen. Medewerkers zien dus niet automatisch alles meer, maar alleen de informatie die zij voor hun werk echt nodig hebben. Juist dat vraagt om veel uitleg en vertrouwen. Mensen vragen dan: ik werk toch bij Woonforte, ik heb toch geheimhouding, waarom mag ik dit dan niet zien? Dan is het belangrijk om uit te leggen dat dit niet gaat over wantrouwen, maar over het beschermen van informatie. Als iemand heel veel kan zien en er gebeurt iets met zo’n account, dan ligt meteen heel veel informatie op straat. Dat wil je voorkomen.”
Daarbij was het volgens Roger essentieel om ook de middellaag goed mee te nemen: “Leidinggevenden moeten begrijpen waarom we dit doen, zodat zij die boodschap kunnen uitdragen. Uiteindelijk helpt het ook om collega’s meer met elkaar in gesprek te brengen: als je ergens geen toegang toe hebt, moet je intern contact leggen met de afdeling die die informatie beheert.”
Terugvinden en gebruiken
Debbie benadrukt dat Woonforte nog volop in de fase zit waarin het systeem verder wordt aangescherpt, maar dat de eerste opbrengsten al zichtbaar zijn. “Sinds de livegang op 31 maart zijn we nog veel bezig met het finetunen van de rechtenstructuur en lopen we in de praktijk ook tegen vraagstukken aan die daarbij horen. Tegelijkertijd merken we nu al dat de basis voor meer overzicht en betere vindbaarheid is gelegd. Dit zal ervoor zorgen dat collega’s informatie sneller en makkelijker kunnen terugvinden. Daarbij ligt de focus nu sterk op het goed opslaan van informatie en op de plek waar documenten worden vastgelegd. Als informatie immers niet op de juiste plek staat, kan men het ook niet vinden. Daar zit dus nog een ontwikkelopgave, net als in het verder uitleggen van de CORA-compliancy. We hebben al veel bereikt, maar de echte winst zit straks in een organisatie die informatie niet alleen goed opslaat, maar die ook structureel op de juiste manier weet terug te vinden en te gebruiken.”
Bron: CorporatieGids Magazine, Foto: Rhalda Jansen