Record Management Systeem voor veilige en efficiënte informatiebeheer

Wat is een Record Management Systeem?

In een wereld waar informatie toeneemt in volume én gevoeligheid, is het essentieel om grip te houden op documenten, dossiers en digitale bestanden. Een record management systeem (RMS) helpt organisaties om informatie gestructureerd en veilig te beheren gedurende de volledige levenscyclus: van creatie tot archivering of vernietiging.

Archive-IT beheert uw documenten volgens vaste procedures, bewaartermijnen en geldende wet- en regelgeving, zoals de AVG en de Archiefwet. Zo voorkomt u dat belangrijke informatie – of het nu gaat om contracten, patiëntendossiers, personeelsdossiers of juridische documenten – zoekraakt, veroudert of onbedoeld wordt gedeeld.

De voordelen 

Een goed Record Mangement Systeem (RMS) helpt u om: 

• Documenten worden voorzien van metadata en versies, zodat u altijd snel het juiste bestand terugvindt.
• Beveiliging en toegang regelen, zodat alleen geautoriseerde medewerkers vertrouwelijke informatie kunnen openen.

• Transparantie creëren met auditlogs, zodat u precies weet wie welke documenten heeft ingezien of bewerkt.
• Digitale en fysieke archieven combineren, waardoor u al uw documenten op één plek beheert, ongeacht het formaat.
• Bewaar- en vernietigingstermijnen automatisch toepassen volgens wet- en regelgeving zoals de AVG en Archiefwet.
• U voldoet aan normen zoals de AVG, NEN 7510, ISO 27001 en de Archiefwet.

Voor wie is een Record Management Systeem bedoeld?

Een geavanceerd records management system is essentieel voor organisaties die omgaan met gevoelige informatie die valt onder strikte wet- en regelgeving, en die hoge eisen stellen aan veiligheid, compliance en efficiëntie. Dit omvat onder andere de volgende sectoren:

• Overheid: het beheren van overheidsdocumenten en voldoen aan de Archiefwet en Wet open overheid (WOO).
• Zorginstellingen: veilig beheer van medische dossiers en patiëntgegevens.
• Zakelijke dienstverleners: beheren, delen en archiveren van HR-, juridische en financiële documenten, met controle over toegang en bewaartermijnen.
• Onderwijsinstellingen: efficiënt beheer van studentgegevens, contracten, subsidiedossiers en cliëntinformatie, met focus op beveiliging en privacy.

Begin vandaag

De hoeveelheid informatie binnen organisaties groeit elke dag. Hoe langer u wacht, hoe groter de risico’s op onveilige opslag, inefficiëntie en non-compliance.

Een goed ingericht record management systeem is niet alleen een technische oplossing – het is een strategische investering in vertrouwen, veiligheid en toekomstbestendigheid.

Dus bent u geïnteresseerd in een betrouwbaar record management systeem dat past bij uw organisatie? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking. We denken graag met u mee.