Zoekt u een betrouwbaar en compliant record management systeem waarmee u al uw documenten, dossiers en digitale archieven veilig en gestructureerd beheert? Met onze geavanceerde records management software digitaliseert, bewaart en beveiligt u informatie binnen één centraal platform – volledig volgens de geldende wet- en regelgeving.
Record Management Systeem
Wat is een Record Management Systeem?
Een record management systeem (RMS) helpt organisaties om informatie gestructureerd en veilig te beheren gedurende de volledige levenscyclus: van creatie tot archivering of vernietiging. In een wereld waar informatie toeneemt in volume én gevoeligheid, is het namelijk essentieel om grip te houden op documenten, dossiers en digitale bestanden.
Archive-IT beheert uw documenten volgens vaste procedures, bewaartermijnen en geldende wet- en regelgeving, zoals de AVG en de Archiefwet. Zo voorkomt u dat belangrijke informatie – of het nu gaat om contracten, patiëntendossiers, personeelsdossiers of juridische documenten – zoekraakt, veroudert of onbedoeld wordt gedeeld.
De voordelen
Een goed Record Mangement Systeem (RMS) helpt u onder andere om digitale en fysieke archieven te combineren, waardoor u al uw documenten op één plek beheert, ongeacht het formaat. Er zijn echter nog andere voordelen:
- Documenten worden voorzien van metadata en versies, zodat u altijd snel het juiste bestand terugvindt.
- Beveiliging en toegang regelen, zodat alleen geautoriseerde medewerkers vertrouwelijke informatie kunnen openen.
- U voldoet aan normen zoals de AVG, NEN 7510, ISO 27001 en de Archiefwet.
- Transparantie creëren met auditlogs, zodat u precies weet wie welke documenten heeft ingezien of bewerkt.
- Bewaar- en vernietigingstermijnen automatisch toepassen volgens wet- en regelgeving zoals de AVG en Archiefwet.
Voor wie is een Record Management Systeem bedoeld?
Een geavanceerd records management system is essentieel voor organisaties die omgaan met gevoelige informatie die valt onder strikte wet- en regelgeving, en die hoge eisen stellen aan veiligheid, compliance en efficiëntie. Dit omvat onder andere de volgende sectoren:
- Overheid: het beheren van overheidsdocumenten en voldoen aan de Archiefwet en Wet open overheid (WOO).
- Zorginstellingen: veilig beheer van medische dossiers en patiëntgegevens met ons medisch record management systeem.
- Zakelijke dienstverleners: beheren, delen en archiveren van HR-, juridische en financiële documenten, met controle over toegang en bewaartermijnen.
- Onderwijsinstellingen: efficiënt beheer van studentgegevens, contracten, subsidiedossiers en cliëntinformatie, met focus op beveiliging en privacy.