Advocatenkantoren en notariaten werken dagelijks met vertrouwelijke informatie. Van procesdossiers en akten tot correspondentie en cliëntgegevens: stukken moeten volledig zijn, veilig worden bewaard en snel beschikbaar zijn wanneer een cliënt of collega erom vraagt. Archive-IT helpt juridische kantoren met het digitaliseren, beheren en archiveren van fysieke én digitale dossiers. Zo werkt u altijd met een compleet dossier en de juiste documentversie.
Advocatuur & notariaat
Informatiebeheeruitdagingen voor juridische organisaties
Het aantal dossiers groeit, terwijl de eisen rondom vertrouwelijkheid en bewaartermijnen onverminderd hoog blijven. Dat maakt zorgvuldig dossierbeheer steeds belangrijker.
Misschien herkent u deze uitdagingen:
- Belangrijke stukken ontbreken of dossiers zijn onvolledig opgebouwd.
- De juiste documentversie is niet direct vindbaar.
- Dossiers staan verspreid over mailboxen, mappen en systemen.
- Archiefruimte op kantoor is kostbaar en raakt vol.
- Geheimhoudingsplicht en de AVG vragen om strikte beveiliging en toegangscontrole.
Eén partner voor uw volledige informatiehuishouding
Archive-IT ondersteunt juridische kantoren bij het beheren van informatie gedurende de hele levensduur van een dossier. Van het digitaliseren en fysiek archiveren van dossiers tot digitaal archiveren en één overzicht van fysieke en digitale dossiers met Virtual Archive.
Zo blijft vertrouwelijke informatie veilig, voldoet u aan uw bewaarplicht en vinden uw medewerkers snel het juiste stuk wanneer een cliënt belt.
Zorgvuldig dossierbeheer voor de juridische praktijk
Juridische dossiers vragen om vertrouwelijkheid, volledigheid en een sluitende bewaarplicht. Afhankelijk van uw praktijk bieden wij onder andere:
- Digitaliseren van procesdossiers, akten en cliëntcorrespondentie.
- Veilige fysieke archivering van originele stukken die u moet bewaren.
- Eén dossieroverzicht voor fysieke en digitale stukken met Virtual Archive.
- Ondersteuning bij bewaar- en vernietigingstermijnen van afgesloten dossiers.
- Scanning on Demand wanneer u een afgesloten dossier opnieuw nodig heeft.
- Toegang via autorisaties, passend bij uw geheimhoudingsplicht.
- Digitaal ondertekenen van opdrachtbevestigingen en overeenkomsten met AgileSign.
De voordelen voor uw kantoor
- Snelle toegang tot dossiers en de juiste documentversie.
- Complete, goed opgebouwde dossiers.
- Minder archiefruimte nodig op kantoor.
- Vertrouwelijke informatie veilig opgeslagen.
- Grip op bewaar- en vernietigingstermijnen.
- Toegang voor bevoegde medewerkers, ook vanaf andere locaties.
- Minder tijd kwijt aan zoeken.
- AVG-compliant dossierbeheer.
- Eigen transport en één vast aanspreekpunt.
- Besparing van kosten.
Vertrouwd door advocatenkantoren en notariaten
