Veel organisaties beschikken over grote hoeveelheden gescande documenten. Zonder OCR blijven deze bestanden slechts afbeeldingen, waardoor informatie lastig terug te vinden is. Met OCR zet Archive-IT gescande documenten om naar volledig doorzoekbare tekst. Zo vindt u sneller de juiste informatie en haalt u meer waarde uit uw digitale documenten.
OCR
Waarom OCR?
Veel organisaties beschikken over digitale archieven die bestaan uit duizenden gescande documenten. Zonder OCR blijven deze bestanden in feite afbeeldingen, waardoor waardevolle informatie lastig toegankelijk is. Met OCR kunt u:
- zoeken op woorden, namen en dossiernummers;
- informatie sneller terugvinden;
- teksten kopiëren zonder handmatig overtypen;
- documenten beter toegankelijk maken voor medewerkers;
- de basis leggen voor verdere automatisering.
Wat is OCR?
OCR (Optical Character Recognition) is een technologie die tekst in gescande documenten automatisch herkent en omzet naar digitale, doorzoekbare tekst.
Hierdoor worden documenten niet alleen leesbaar voor mensen, maar ook voor software. Moderne OCR-oplossingen maken gebruik van kunstmatige intelligentie om tekst nauwkeurig te herkennen, zelfs bij verschillende lettertypes of minder goede scanresultaten.
Het resultaat is een digitaal document waarin u direct kunt zoeken, selecteren en informatie kunt hergebruiken.
De voordelen van OCR
Met OCR:
- maakt u gescande documenten volledig doorzoekbaar;
- vindt u informatie sneller terug;
- werken medewerkers efficiënter;
- legt u de basis voor data-classificatie, data-extractie en AI-toepassingen;
- verbetert u de toegankelijkheid van uw digitale informatie.
OCR in de praktijk
OCR wordt toegepast binnen uiteenlopende organisaties en documentstromen, zoals:
- Personeelsdossiers – Vind snel medewerkers met specifieke certificaten of documenten.
- Patiëntdossiers – Zoek direct op diagnoses, behandelingen of medicatie.
- Contracten en archieven – Doorzoek grote hoeveelheden documenten binnen enkele seconden.
- Overheid en zakelijke dienstverlening – Maak omvangrijke documentverzamelingen digitaal toegankelijk en doorzoekbaar.
Meer halen uit OCR
OCR gaat verder dan alleen het doorzoekbaar maken van documenten. Met data-classificatie en data-extractie worden documenten automatisch herkend, geclassificeerd en verrijkt met relevante metadata. Met Virtual Archive, onze software voor documentbeheer, kunnen deze documenten vervolgens eenvoudig worden beheerd gedurende hun volledige levenscyclus.
