Parnassia is een psycho-medisch centrum dat zich richt op volwassenen met ernstige psychiatrische aandoeningen en ouderen met psychiatrische problematiek of dementie. De organisatie is in 1999 ontstaan uit een fusie van diverse zorginstellingen in Den Haag. Als grote ggz-instelling werkt Parnassia intensief samen met andere zorgorganisaties en instanties om haar cliënten persoonlijke en passende zorg te bieden. In deze zorgverlening speelt informatievoorziening een cruciale rol. Het efficiënt beheren van patiëntgegevens, zowel digitaal als op papier, is daarom van groot belang.
Versnipperde informatie en tijdrovende processen
Binnen de Parnassia Groep werd men geconfronteerd met versnipperde historische patiëntinformatie, opgeslagen in meerdere elektronische patiëntendossiers (EPD’s), waaronder PinkRoccade Psychis en mijnQuarant. Deze informatie was moeilijk toegankelijk, wat zorgde voor tijdverlies in de zorgverlening. Daarnaast was het anonimiseren van patiëntgegevens een handmatig en arbeidsintensief proces. Medewerkers printten documenten uit en verwijderden persoonsgegevens handmatig, vaak met wel twintig mensen tegelijk. Een proces dat niet alleen foutgevoelig, maar ook kostbaar was.
Een centrale, digitale oplossing met Archive-IT
Om deze uitdagingen aan te pakken, besloot Parnassia samen te werken met Archive-IT. De oplossing: het migreren van historische patiëntinformatie uit de verschillende EPD-systemen naar één centrale, veilige digitale omgeving – Virtual Archive.
Archive-IT zorgde voor een volledige en zorgvuldige data-export uit de bronbestanden, waarbij direct essentiële metadata zoals patiëntnummer, geboortedatum en naam werd toegevoegd. Hierdoor zijn de dossiers eenvoudig doorzoekbaar en snel vindbaar. Een bijkomend voordeel van Virtual Archive is de mogelijkheid om patiëntgegevens digitaal en efficiënt te anonimiseren. Wat voorheen handmatig en op papier gebeurde, kan nu met een paar klikken digitaal worden uitgevoerd – volledig AVG-proof en met aanzienlijke tijdwinst.
Efficiëntie, inzicht en toekomstbestendigheid
Met de implementatie van Virtual Archive beschikt Parnassia nu over één centrale omgeving voor historische patiëntinformatie. Hier kunnen gegevens eenvoudig worden geraadpleegd én geanonimiseerd, met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen en privacywetgeving.
In een volgende fase zullen ook andere historische databases worden toegevoegd aan Virtual Archive. Uiteindelijk zal alle oude patiëntinformatie vanuit één centrale cockpit toegankelijk zijn. Dit verhoogt de efficiëntie van het zorgproces én ondersteunt de compliance met wet- en regelgeving. Daarnaast biedt de oplossing de mogelijkheid om – indien gewenst – ook het fysieke archief te registreren in Virtual Archive. Zo ontstaat één geïntegreerd overzicht van zowel digitale als papieren patiëntendossiers.