Woonin is de grootste woningcorporatie van Utrecht en omgeving. Met de overstap naar I-Flow 365 van Archive-IT maakt Woonin haar factuurverwerking minder kwetsbaar en minder afhankelijk van handmatig werk. Aan het woord is Aziz Gultekin, IT Contractmanager bij Woonin.
Van template-gebaseerde herkenning naar slimme factuurverwerking
Archive-IT was al leverancier van Woonin voor het documentmanagementsysteem E-Content 365. Ook de oude oplossing voor factuurherkenning was afkomstig van Archive-IT. Deze oplossing werkte op basis van templates. "Als een leverancier zijn factuur of template aanpaste, herkende onze factuurherkenning de factuur niet meer," vertelt Aziz. "Dat zorgde ervoor dat onze medewerkers inmiddels ongeveer 90% van de facturen handmatig moesten verwerken. Dat maakte het proces erg kwetsbaar en afhankelijk van medewerkers."
Voor Woonin was dit aanleiding om de factuurverwerking opnieuw onder de loep te nemen.
Op zoek naar een toekomstbestendige oplossing
De aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing was tweeledig. "Enerzijds was er het vele handmatige werk voor onze medewerkers. Anderzijds speelden security-risico's van het gebruik van een verouderde oplossing een rol." Bij de keuze voor een nieuwe oplossing stond toekomstbestendigheid centraal. "We wilden een oplossing die toekomstbestendig is en uiteraard ook veel minder handmatige handelingen vraagt."
Uiteindelijk koos Woonin opnieuw voor Archive-IT. "Archive-IT is voor ons een bekende en fijne leverancier. Daarnaast is I-Flow 365 simpel, toekomstbestendig en zelflerend. Dat waren voor ons belangrijke redenen om voor deze oplossing te kiezen."
Goede begeleiding tijdens de implementatie
De implementatie van I-Flow 365 is volgens Woonin goed verlopen. "Onze implementatie is goed gegaan. Onze implementatieconsultant Rob heeft ons goed begeleid en was tijdens de implementatie goed bereikbaar."
Tijdens de implementatie bleek dat Woonin voor bepaalde wijzigingen, bijvoorbeeld rondom rechten, afhankelijk is van een externe partij. Door deze afhankelijkheid duurden sommige wijzigingen wat langer dan vooraf verwacht. De goede begeleiding vanuit Archive-IT hielp om het traject verder goed te laten verlopen.
Sneller verwerken en aandacht voor datakwaliteit
Sinds de livegang van I-Flow 365 merkt Woonin dat de facturen die zonder handmatige tussenkomst kunnen worden verwerkt, sneller door het proces gaan. Ook heeft de overstap geleid tot verbeteringen in de inrichting van het proces. "De inrichting van onze leveranciers in Empire hebben wij aangepast, zodat facturen beter worden verwerkt. Naar mijn mening is dit juist goed voor de datakwaliteit."
Daarnaast werkt Woonin actiever samen met leveranciers om ervoor te zorgen dat facturen op de juiste manier worden aangeleverd. Dit vraagt om een iets andere manier van samenwerken, maar draagt bij aan een soepeler factuurproces.
Tijdens het gebruik blijft Woonin de inrichting en werking van I-Flow 365 verder optimaliseren. Daarbij wordt ook gekeken naar monitoring van het proces, zodat eventuele verstoringen zo snel mogelijk kunnen worden gesignaleerd.
Advies aan andere woningcorporaties
Voor organisaties die met vergelijkbare uitdagingen te maken hebben, heeft Aziz een duidelijk advies: breng de uitdagingen vooraf goed in kaart. "Houd een lijst bij van de uitdagingen die je tegenkomt en ga goed na op welk punt in het proces ze precies spelen. Bespreek de uitdagingen ook goed met de gebruikers, zodat zij weten wat er speelt en waarom."
Daarnaast is het volgens Aziz belangrijk om vooraf helder te krijgen wat de organisatie precies verwacht van een oplossing als I-Flow 365. "Betrek gebruikers vanaf het eerste moment, zodat zij vanaf de start met een kritische blik naar de oplossing kunnen kijken. Dat levert uiteindelijk een beter en breder gedragen resultaat op."