Het gebeurt regelmatig: een oud-leerling of student vraagt jaren na vertrek alsnog om een diploma of cijferlijst. Het terugvinden van deze documenten in oude archieven kost vaak onnodig veel tijd, ongeacht of deze digitaal of op papier zijn opgeslagen. Tegelijk groeien leerlingdossiers, personeelsdossiers en andere administratieve archieven voortdurend verder. Door versnipperde informatie ontbreekt het overzicht en vraagt beheer steeds meer tijd, ruimte en aandacht van de organisatie.
Daarom is langdurig, gestructureerd en snel terugvindbaar archiveren essentieel, zoals Archive-IT mogelijk maakt.
Onderwijs
Digitaal archief
Met de IT-oplossingen van Archive-IT, worden digitale documenten die lang bewaard dienen te blijven en die gedeeld worden met personen buiten de onderwijsinstelling, eenvoudig en veilig toegankelijk. En niet alleen het delen is van belang; wet- en regelgeving wordt steeds belangrijker én strikter. Door dit geautomatiseerd en eenvoudig vast te leggen, houdt u grip op uw data. Archive-IT biedt dé oplossing om documenten toegankelijk, deelbaar en efficiënt beschikbaar te stellen gedurende de gehele bewaarperiode.
Digitaliseren
Wij raden aan om de papieren dossiers die nog regelmatig geraadpleegd worden te digitaliseren. Dit verhoogt meteen de toegankelijkheid en veiligheid van de dossiers. Archive-IT heeft veel ervaring met digitalisering in de onderwijsbranche. Wij kijken samen met u welke manier van digitalisering het beste bij uw situatie past met betrekking tot de indeling, kenmerken en systemen.
Integratie met uw HR-systeem
Maakt u reeds gebruik van een HR-systeem? Dan zorgen wij dat de gedigitaliseerde personeelsdossiers rechtstreeks onder de juiste medewerker geïmporteerd worden. Wij hebben onder andere koppelingen met AFAS en Visma | Raet. Werkt u met een ander pakket? Geen probleem. Wij zorgen dat de bestanden op een correcte wijze worden aangeleverd.
Plaats uw archief extern
Voor dossiers die weinig tot niet geraadpleegd worden, maar wel nog bewaard moeten blijven omdat ze aan een bewaartermijn moeten voldoen, biedt fysiek archiveren de oplossing. Denk bijvoorbeeld aan dossiers van medewerkers die uit dienst zijn of financiële documenten die vanuit de administratie nog veelvuldig op papier aanwezig zijn. Heeft u onverwacht toch een dossier/document nodig? Vraag deze dan aan via onze Scanning on Demand service. U ontvangt het dossier dan fysiek of digitaal terug, afhankelijk van uw behoefte.
Referentie
"De werkwijze van Archive-IT sprak mij met meeste aan en daarnaast zijn jullie gevestigd in Limburg, wat voor ons een prettig en vertrouwd gevoel gaf."
Yvonne Gregoire
| Administratief medewerker Personeelszaken,
Onze klanten
