Onderwijsinstellingen beheren elk jaar grote hoeveelheden informatie. Van leerling- en studentdossiers, diploma's en cijferlijsten tot personeelsdossiers: informatie moet veilig worden bewaard, jarenlang beschikbaar blijven en voldoen aan bewaartermijnen en privacywetgeving. Archive-IT helpt scholen en onderwijsinstellingen met het digitaliseren, beheren en archiveren van fysieke én digitale informatie. Zo helpt u (oud-)leerlingen, studenten en medewerkers snel verder, ook jaren na hun vertrek.
Onderwijs
Informatiebeheeruitdagingen voor het onderwijs
Met elk nieuw schooljaar groeit het aantal dossiers. Tegelijk blijven de eisen rondom privacy en bewaartermijnen onverminderd streng. Dat vraagt om een goed georganiseerd archief.
Misschien herkent u deze uitdagingen:
- Oud-leerlingen vragen jaren later om een diploma of cijferlijst.
- Leerling- en personeelsdossiers groeien elk schooljaar.
- Dossiers liggen verspreid over locaties, kasten en systemen.
- Papieren personeelsdossiers sluiten niet aan op uw HR-systeem.
- Bewaartermijnen en de AVG vragen om zorgvuldig beheer.
Eén partner voor uw volledige informatiehuishouding
Archive-IT ondersteunt onderwijsinstellingen bij het beheren van informatie gedurende de hele informatielevenscyclus. Van het digitaliseren van dossiers en het digitaliseren van personeelsdossiers tot digitaal archiveren en fysiek archiveren van documenten met een lange bewaartermijn.
Gedigitaliseerde personeelsdossiers importeren wij direct in uw HR-systeem. Zo blijft informatie veilig en toegankelijk en vinden administratie en HR snel wat zij nodig hebben.
Hoe Archive-IT onderwijsinstellingen ondersteunt
Archive-IT wil een passende archiveringsoplossing bieden aan uw onderwijsinstelling. Wij bieden onder andere:
- Digitalisering van leerling-, student- en personeelsdossiers.
- Veilige fysieke archivering van dossiers met een lange bewaartermijn.
- Digitale archivering van onderwijs- en HR-documenten.
- Directe import van personeelsdossiers in AFAS of Visma | Raet.
- Aangepaste bestandslevering voor andere HR-systemen.
- Scanning on Demand voor snelle digitale toegang tot papieren dossiers.
- Beveiligde opslag volgens ISO 27001.
De voordelen voor uw onderwijsinstelling
- Snel een diploma of cijferlijst terugvinden.
- Minder papieren opslag nodig.
- AVG-compliant dossierbeheer.
- Minder werkdruk voor administratie en HR.
- Grip op bewaar- en vernietigingstermijnen.
- Personeelsdossiers direct in uw HR-systeem.
- Toegang tot dossiers vanaf elke locatie.
- Ondersteuning bij digitalisering en Scanning on Demand.
- Besparing van kosten.
Vertrouwd door onderwijsinstellingen
