De Rooi Pannen is een scholengemeenschap met vmbo- en mbo-opleidingen en staat bekend om haar praktijkgerichte en ondernemende onderwijsaanpak. De organisatie wil diezelfde professionaliteit en efficiëntie ook terugzien in de interne processen. Het beheer van personeelsdossiers en fysieke archieven speelde daarin een belangrijke rol. Tobias Lansbergen, Medewerker Leren & Ontwikkelen bij HR deelt zijn ervaringen over de samenwerking met Archive-IT.
Verbouwing, ruimtegebrek en bewaarplichten
Door de recente verbouwing en verhuizing werd het fysieke archief een uitdaging. Kasten vol dossiers namen ruimte in beslag, waren kwetsbaar en niet altijd direct terug te vinden. Bovendien moesten privacygevoelige documenten voldoen aan wettelijke bewaartermijnen. “Tijdens de verbouwing werd ik verantwoordelijk voor het opruimen van het archief. De dossiers werden nauwelijks geraadpleegd, namen veel fysieke ruimte in beslag en bevatten privacygevoelige informatie. Daarnaast is het bij papieren documenten niet mogelijk om een back-up te maken. Hoewel dit wel wenselijk is voor onze organisatie.” Aldus Tobias.
Waarom opnieuw kiezen voor Archive-IT
De Rooi Pannen had eerder goede ervaringen met Archive-IT bij de digitalisering van de indienst personeelsdossiers. Dat legde de basis voor vertrouwen. “De keuze was snel gemaakt. De eerdere samenwerking was prettig en professioneel. Voor mij persoonlijk was dit de eerste keer dat ik betrokken was bij zo’n proces. Daarom heb ik me verdiept in hoe Archive-IT werkt, conform de AVG en welke mogelijkheden er zijn. Op basis daarvan hebben we ons opnieuw laten adviseren.”
Digitaliseren en fysiek structureren
Archive-IT dacht actief mee over de meest doelmatige aanpak. Alle personeelsdossiers van medewerkers zijn volledig gedigitaliseerd en geïntegreerd in AFAS. “Hoewel de uitdienst-dossiers niet tegelijk met de eerdere indienst-dossiers zijn gedigitaliseerd, heeft Archive-IT alles op dezelfde manier ingericht. Dat werkt voor ons superfijn. Nu zijn alle personeelsdossiers – in- én uitdienst – volledig digitaal beschikbaar in ons AFAS-systeem.”
Naast de personeelsdossiers beheerde de organisatie ook andere archieven met privacygevoelige informatie. Niet alle documenten waren geschikt of noodzakelijk om te digitaliseren, daarom ondersteunde Archive-IT bij het in kaart brengen van het fysieke archief en adviseerde over veilige opslag in een professionele archiefruimte. “We hebben ervoor gekozen om bepaalde documenten veilig fysiek op te slaan. Denk aan documenten met een wettelijke bewaarplicht, informatieve documenten en archiefstukken die niet dagelijks nodig zijn. Archive-IT heeft hierin goed meegedacht.”
Resultaten en voordelen
De samenwerking met Archive-IT levert De Rooi Pannen structurele voordelen op:
- Digitaal overzicht: alle personeelsdossiers centraal toegankelijk in AFAS
- Ruimtebesparing: fysieke archiefruimte komt vrij voor eventuele nieuwe werkplekken
- Beheerbaarheid: geen verspreide opslag meer op verschillende locaties
- Veilige opslag: fysieke documenten gestructureerd en ondergebracht in een beveiligde archiefruimte
- Efficiënt proces: korte communicatielijnen en meedenken in oplossingen
Prettige samenwerking
“De samenwerking met Archive-IT verliep snel en professioneel. Ze dachten actief met ons mee, stelden de juiste vragen en maakten ons bewust van keuzes en consequenties, waardoor we elke stap weloverwogen konden nemen. Ook met de tijdsdruk door de verhuizing werd uitstekend rekening gehouden. Archive-IT keek zorgvuldig naar wat wij nodig hadden en welke combinatie van diensten daar het beste bij paste. Daarnaast sloten ze naadloos aan op eerdere trajecten: dankzij een pilot en een uniforme aanpak zijn alle dossiers op dezelfde manier opgepakt. Die combinatie van flexibiliteit, proactief meedenken en een toekomstgerichte aanpak heeft voor ons een groot verschil gemaakt.”
Wij danken de Rooi Pannen voor het vertrouwen!