Er zijn veel organisaties waar nog een papieren archief aanwezig is. Al dan niet uit het verleden. Dit neemt vaak onnodige ruimte in beslag, waarbij de locatie vaak de beperkende factor is. Het document kan namelijk maar op één plek tegelijk zijn. De uitdaging ligt tevens bij het zoeken én vinden van de juiste informatie. Daarnaast wordt er veel digitaal gewerkt, waardoor hybride situaties eerder regel dan uitzondering zijn. Een gedeelte staat nog op papier en een gedeelte is digitaal. Toegankelijkheid en veiligheid kan steeds minder goed gewaarborgd worden, om over efficiëntie nog maar te zwijgen.
Digitaliseren
Herkent u deze archiefuitdagingen?
Veel organisaties beheren nog grote hoeveelheden papieren documenten. Dat brengt uitdagingen met zich mee met betrekking tot het archief.
- Archieven nemen veel fysieke ruimte in beslag.
- Documenten zijn lastig terug te vinden.
- Medewerkers zijn afhankelijk van papieren dossiers.
- Informatie kan slechts op één locatie tegelijk worden geraadpleegd.
- Papieren documenten zijn kwetsbaar voor verlies of beschadiging.
- Digitale werkprocessen worden belemmerd door papieren informatiestromen.
Meer dan documenten scannen
Het digitaliseren van papieren dossiers is veel meer dan het omzetten van papier naar een PDF. Het is het zorgvuldig vastleggen van informatie, zodat deze duurzaam toegankelijk blijft en direct kan worden gebruikt binnen uw dagelijkse processen.
Archive-IT begeleidt organisaties tijdens het volledige digitaliseringstraject: van voorbereiding en scanning tot kwaliteitscontrole, indexering en integratie met uw bestaande systemen.
Het resultaat is een betrouwbare digitale informatiebron die klaar is voor de volgende stap in uw informatiehuishouding.
Welke documenten digitaliseren wij?
Geen enkel digitaliseringsproject is hetzelfde. Daarom bepalen we per type document de meest geschikte digitaliseringsmethode. Dankzij onze specialistische apparatuur en jarenlange ervaring digitaliseren wij een grote verscheidenheid aan documenten, altijd met oog voor kwaliteit, betrouwbaarheid en behoud van de originele informatie.
Boeken en registers
Historische boeken, registers en ingebonden documenten digitaliseren we volledig met gespecialiseerde boekscanners, zonder ze te beschadigen.
Grootformaat documenten
Bouwtekeningen, technische tekeningen, kaarten en andere grootformaat documenten worden haarscherp gedigitaliseerd met behoud van alle details.
Patiëntendossiers
Digitaliseer medische dossiers veilig, gestructureerd en conform de geldende wet- en regelgeving. Zo zijn patiëntgegevens sneller toegankelijk en beter beschermd.
Personeelsdossiers
Zet papieren personeelsdossiers om naar een overzichtelijk, veilig digitaal dossier dat eenvoudig toegankelijk is en aansluit op uw HR-processen.
Substitutie scannen
Vervang uw papieren archief door een juridisch geldige digitale versie en vernietig originelen verantwoord volgens de geldende wet- en regelgeving.
Van scan naar bruikbare informatie
Na het digitaliseren van het archief begint de echte meerwaarde. Door digitalisering te combineren met OCR, data-classificatie en data-extractie worden documenten volledig doorzoekbaar en verrijkt met metadata. Zo ontstaat niet alleen een digitale kopie, maar informatie die direct beschikbaar is voor uw medewerkers en bedrijfsprocessen.
Digitaliseren vormt daarmee de basis voor:
- digitaal archiveren;
- recordsmanagement;
- efficiëntere werkprocessen;
- betere samenwerking;
- dataverrijking;
- AI- en automatiseringstoepassingen.
Waarom kiezen voor digitaliseren?
Een goed uitgevoerd digitaliseringstraject levert meer op dan alleen ruimtebesparing.
- Altijd toegang tot informatie. Uw documenten zijn digitaal beschikbaar, ongeacht locatie of tijdstip.
- Sneller werken. Medewerkers vinden informatie binnen enkele seconden terug.
- Minder fysieke opslag. Maak ruimte vrij door papieren dossiers te digitaliseren.
- Betere informatiebeveiliging. Digitale documenten kunnen worden beveiligd met autorisaties, back-ups en audittrails.
- Klaar voor digitale processen. Gedigitaliseerde informatie kan eenvoudig worden geïntegreerd met bestaande applicaties en werkprocessen.
- Een fundament voor de toekomst. Archiefdigitalisering is vaak de eerste stap richting een volledig digitale en toekomstbestendige informatiehuishouding.
Onze aanpak
1. Inventarisatie & advies
We starten met een inventarisatie van uw archief, processen en wensen. Op basis daarvan adviseren we de meest efficiënte digitaliseringsaanpak en ontvangt u een helder voorstel.
2. Voorbereiding & transport
Na akkoord plannen we het project en verzorgen we – indien gewenst – het beveiligde transport van uw archieven. Alle documenten worden zorgvuldig geregistreerd, zodat de volledige keten inzichtelijk en traceerbaar blijft.
3. Digitaliseren & kwaliteitscontrole
Uw documenten worden scan-klaar gemaakt en met hoogwaardige scanapparatuur gedigitaliseerd. Tijdens het proces voeren we uitgebreide kwaliteitscontroles uit om een betrouwbaar eindresultaat te garanderen.
4. Dataverrijking & integratie
Indien gewenst verrijken we uw documenten met OCR, classificatie of data-extractie. Vervolgens leveren we de bestanden aan in Archive-IT of integreren we deze met uw bestaande systemen.
5. Oplevering & nazorg
Na oplevering bepaalt u wat er met de papieren originelen gebeurt: retourneren, veilig opslaan of vertrouwelijk vernietigen. Uiteraard ondersteunen we u ook na afloop van het project.
Organisaties vertrouwen op Archive-IT
Klaar om uw informatie digitaal toegankelijk te maken?
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn documenten zelf voorbereiden of sorteren voordat Archive-IT ze ophaalt?
Nee, dat hoeft niet per se: als onderdeel van het stappenplan maakt Archive-IT uw archief scan-klaar, inclusief het verwijderen van niet-scanbare materialen. Vooraf zelf ordenen kan het proces wel versnellen.
Hoe wordt de kwaliteit en volledigheid van het scanwerk gecontroleerd?
Archive-IT werkt met een gestructureerd registratie- en ontvangstprotocol per dossier en met kwaliteitscontroles tijdens en na het scanproces, zodat elk document traceerbaar en leesbaar is en niets zoekraakt tijdens het proces.
Kan ik doorwerken tijdens het digitaliseringstraject, of ligt mijn archief tijdelijk stil?
In veel gevallen kan het digitaliseringstraject worden ingericht zodat uw organisatie gewoon door kan werken. Dit bespreekt u vooraf met uw contactpersoon, zodat de planning aansluit op uw werkzaamheden.
Hoe wordt de veiligheid van mijn documenten gewaarborgd tijdens transport en verwerking?
Archive-IT verzorgt zelf het transport naar de eigen locatie in Reuver en hanteert strikte beveiligingsmaatregelen gedurende het hele traject, van ontvangst tot digitalisering.
Kan Archive-IT ook een deels al gedigitaliseerd archief aanvullen en structureren?
Ja, ook een archief dat al gedeeltelijk digitaal is kan worden aangevuld en verder gestructureerd, zodat u uiteindelijk één samenhangend, doorzoekbaar geheel heeft.