Haal automatisch waardevolle informatie uit uw documenten

Wanneer is data-extractie interessant?

Data-extractie is interessant wanneer belangrijke gegevens steeds opnieuw handmatig moeten worden ingevoerd of gecontroleerd. Misschien herkent u dit:

• Gegevens worden handmatig overgenomen uit documenten.
• Medewerkers besteden veel tijd aan administratieve werkzaamheden.
• Fouten ontstaan door handmatige invoer.
• Informatie is wel aanwezig, maar niet direct beschikbaar voor andere systemen.
• Documenten bevatten veel waardevolle data die nauwelijks wordt benut.

Wat is data-extractie?

Data-extractie is een technologie waarbij specifieke gegevens automatisch uit documenten worden herkend en uitgelezen. Denk aan namen, adressen, datums, bedragen, dossiernummers of klantgegevens.

De herkende informatie wordt vervolgens automatisch opgeslagen als metadata of doorgestuurd naar uw bestaande applicaties. Hierdoor hoeft informatie niet langer handmatig te worden overgenomen en kunnen processen grotendeels worden geautomatiseerd.

Data-extractie kan worden toegepast op zowel gedigitaliseerde als digitaal ontvangen documenten.

De voordelen van data-extractie

Met data-extractie:

• automatiseert u handmatige gegevensinvoer;
• vermindert u fouten;
• versnelt u administratieve processen;
• verbetert u de kwaliteit van uw metadata;
• creëert u een betrouwbare basis voor automatisering en rapportages.

Data-extractie in de praktijk

Data-extractie wordt toegepast voor uiteenlopende documenttypen, zoals:

• Facturen – Factuurnummers, bedragen en leveranciersgegevens worden automatisch uitgelezen.
• Contracten – Looptijden, einddata en contractnummers worden automatisch vastgelegd.
• Personeels- en patiëntdossiers – Relevante gegevens worden direct toegevoegd aan het juiste dossier.
• Overheid en zakelijke dienstverlening – Grote documentstromen worden sneller en efficiënter verwerkt.

Onderdeel van een slimme informatiehuishouding

Data-extractie komt het beste tot zijn recht als onderdeel van een bredere strategie voor dataverrijking.

In combinatie met OCR worden documenten eerst volledig doorzoekbaar gemaakt. Data-classificatie zorgt vervolgens voor een logische documentstructuur, terwijl data-anonimisering privacygevoelige informatie automatisch beschermt.

Samen zorgen deze technologieën voor een efficiënte, betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding.