Herkent u deze uitdagingen?
Veel overheidsinstellingen werken nog gedeeltelijk met papieren archieven, terwijl de rest van de organisatie al digitaal werkt. dat brengt uitdagingen met zich mee:
- Papieren archieven nemen onnodig veel fysieke ruimte in beslag.
- Documenten zijn lastiger terug te vinden en te delen dan digitale bestanden.
- Het is niet altijd duidelijk of een digitale kopie dezelfde juridische status heeft als het papieren orgineel.
- Waardevolle documenten blijven kwetsbaar voor verlies of beschadiging zolang ze alleen op papier bestaan.
Substitutie scanning biedt hiervoor een juridische verantwoorde oplossing.
Vervang papieren documenten door digitale reproducties
Substitutie is meer dan het scannen van papieren documenten. Het is het juridisch vervangen van uw papieren archief door een digitale versie, zodat deze dezelfde bewijskracht heeft als het orgineel. Volgens de Archiefwet moet een digitale versie nauwkeurig en volledig de gegevens van het originele document weergeven.
Archive-IT biedt substitutie scannen aan dat voldoet aan de benodigde wettelijke normen, waardoor uw papieren archief op een betrouwbare en wettelijke manier digitaal opgeslagen kan worden.
Het resultaat is een digitaal archief waarmee u uw papieren orginelen verantwoord kunt vervangen én vernietigen.
Juridische zekerheid als fundament
Bij substitutie staat juridische geldigheid voorop. Daarom voldoet elk substitutietraject van Archive-IT aan de eisen van de Archiefwet. U profiteert onder ander van:
- Digitale kopieën die nauwkeurig en voledig de gegevens van het origineel weergeven.
- Dezelfde juridische status als uw papieren origineel.
- Begeleiding bij het opstellen van uw Handboek Vervanging.
- Volledige bewijstlast en controlepunten, zodat u aantoonbaar voldoet aan de richtlijnen.
Onze aanpak
Substitutie vraagt om een zolgvuldig doorlopen traject. Archive-IT begeleidt u van voorbereiding tot vernietiging van de orginelen.
1. Voorbereiding & advies - We bepalen samen welke aspecten bij substitutie een rol spelen en of vervanging verantwoord is. Daarnaast adviseren we over de vereiste beeldkwaliteit en technische infrastructuur.
2. Procesinrichting & kwaliteitsprocedures - We richten het scanproces in en stellen procedures op om de kwaliteit van de digtale documenten te waarborgen.
3. Vervangingsbesluit - Het besluit om documenten te vervangen wordt formeel vastgelegd in uw Handboek Vervanging.
4. Uitvoering - Uw documenten worden gescand conform uw richtlijnen en de geldende wet- en regelgeving; uw organisatie voert de controle uit. Archive-IT levert de bewijstlast en controlepunten.
5. Beheer & vernietiging - Na opleving beheert u het vervangingsproces; op verzoek vernietigt Archive-IT de originele papieren documenten vertrouwelijk.
