Archive-IT begeleidt de overdracht stap voor stap, van inventarisatie tot transport en registratie, zodat uw archief gecontroleerd en traceerbaar overgaat naar de gekozen opslagvorm.

Via de bijbehorende software heeft u te allen tijde inzicht in uw extern opgeslagen archief en kunt u eenvoudig documenten opvragen wanneer nodig.

Archive-IT helpt u bewaartermijnen te bewaken, zodat u tijdig en op een gecontroleerde manier kunt besluiten over vernietiging, verdere archivering of teruggave.

Ja, mocht de behoefte aan een archiefonderdeel veranderen, dan kan in overleg worden overgestapt naar een andere opslagvorm die beter aansluit bij de nieuwe situatie.

Archive-IT hanteert hoge fysieke en digitale beveiligingsstandaarden voor externe opslag. Specifieke afspraken over verzekering en aansprakelijkheid bespreekt u met uw contactpersoon.

Afhankelijk van het – bij de aanvraag – gekozen Service Level Agreement, wordt een dossier aangeleverd. De aanlevertijden liggen tussen de 1,5 en 32 uur (werkuren).

Archive-IT heeft een mogelijkheid tot 24-uurs service.

De dossiers die door Archive-IT worden beheerd in het archief, kunnen naast digitaal ook in fysieke vorm aangevraagd worden. De dossiers worden via (aangetekende) post/koerier verstuurd.

Nee, dat hoeft niet per se: als onderdeel van het stappenplan maakt Archive-IT uw archief scan-klaar, inclusief het verwijderen van niet-scanbare materialen. Vooraf zelf ordenen kan het proces wel versnellen.

Archive-IT werkt met een gestructureerd registratie- en ontvangstprotocol per dossier en met kwaliteitscontroles tijdens en na het scanproces, zodat elk document traceerbaar en leesbaar is en niets zoekraakt tijdens het proces.

In veel gevallen kan het digitaliseringstraject worden ingericht zodat uw organisatie gewoon door kan werken. Dit bespreekt u vooraf met uw contactpersoon, zodat de planning aansluit op uw werkzaamheden.

Archive-IT verzorgt zelf het transport naar de eigen locatie in Reuver en hanteert strikte beveiligingsmaatregelen gedurende het hele traject, van ontvangst tot digitalisering.

Ja, ook een archief dat al gedeeltelijk digitaal is kan worden aangevuld en verder gestructureerd, zodat u uiteindelijk één samenhangend, doorzoekbaar geheel heeft.

De herkenning van tekst is afhankelijk van de leesbaarheid van het originele document. Archive-IT bekijkt per situatie welke technieken het beste resultaat geven, ook bij lastiger leesbaar materiaal.

Dataverrijking kan zowel eenmalig worden toegepast op een bestaand archief als doorlopend worden ingericht, zodat nieuw binnenkomende documenten automatisch verrijkt worden.

De nauwkeurigheid hangt af van de documentkwaliteit en het type gegevens dat geëxtraheerd wordt. Het proces is zo ingericht dat de kwaliteit van de data gecontroleerd wordt en u grip houdt op de kwaliteit van de verrijkte data.

Ja, dataverrijking is ook geschikt om achteraf structuur aan te brengen in een bestaand, ongestructureerd archief, niet alleen bij nieuw binnenkomende documenten.

De OCR-technologie is inzetbaar voor meerdere talen. Heeft u documenten in een specifieke taal, dan bespreekt Archive-IT graag de mogelijkheden voor uw situatie.

De doorlooptijd verschilt per organisatie en hangt af van het volume, de complexiteit en de gewenste oplossing. Archive-IT maakt hier na een kennismakingsgesprek een concrete inschatting van.

Ja, een digitaal archief hoeft niet in één keer organisatiebreed te worden ingevoerd. U kunt starten met een afdeling of documentsoort en de aanpak vervolgens uitbreiden.

Dat hangt af van uw situatie: AIR is gericht op een wetsconform, overkoepelend archief, Virtual Archive combineert fysiek en digitaal dossierbeheer, en E-Content 365 is toegespitst op documentbeheer binnen Microsoft 365. Archive-IT adviseert u graag welke oplossing het beste aansluit.

Nee, u kunt starten vanuit uw huidige situatie, of dat nu volledig fysiek, hybride of al digitaal is. Digitalisering kan onderdeel zijn van het traject, maar is geen harde voorwaarde vooraf.

Doordat het archief centraal en beveiligd online beschikbaar is, hebben geautoriseerde medewerkers ongeacht hun locatie toegang tot dezelfde actuele documenten.

U kunt niet alleen bestaande dossiers raadplegen, maar ook eenvoudig nieuwe digitale informatie toevoegen aan uw archief binnen de Virtual Archive.

De Virtual Archive is toegankelijk via een gewone webbrowser met login, zonder dat u aparte software hoeft te installeren.

Archive-IT begeleidt de overstap vanuit uw bestaande systeem, zodat uw gegevens gecontroleerd worden overgezet en uw werkwijze zo veel mogelijk vertrouwd blijft.

Nee, de Virtual Archive is gebouwd voor gelijktijdig gebruik door meerdere medewerkers, zonder dat dit ten koste gaat van snelheid of overzicht.

Archive-IT denkt met u mee over exportmogelijkheden, mocht u ooit willen overstappen naar een andere oplossing.

AIR is met name geschikt voor organisaties met complexe, wetsconforme archiveringseisen en meerdere bronsystemen, zoals overheden, zorginstellingen en andere partijen met strikte compliance-verplichtingen.

De doorlooptijd hangt af van het aantal documenttypen en de complexiteit van uw informatiehuishouding. Archive-IT analyseert dit samen met u om tot een passend plan te komen.

Retentiebeleid in AIR is gebaseerd op metadata en flexibel instelbaar, zodat u zelf bepaalt hoe vernietiging of verdere bewaring na afloop van de bewaartermijn wordt afgehandeld.

Dit gebeurt op basis van de status en het gebruik van data in uw primaire systemen: gesloten of niet meer actief geraadpleegde data komt als eerste in aanmerking om over te plaatsen naar AIR.

Ja, AIR biedt de mogelijkheid om documenten veilig te delen met tijdelijke of beperkte toegang, bijvoorbeeld met downloadrestricties, zodat u controle houdt over wie wat kan inzien.

E-Content 365 is oorspronkelijk ontwikkeld met woningcorporaties als belangrijke doelgroep, maar de onderliggende ECM-functionaliteit is ook bruikbaar voor andere organisaties met vergelijkbare documentbeheerbehoeften.

Archive-IT begeleidt de overstap vanuit uw bestaande DMS, zodat data gestructureerd wordt overgezet naar de Microsoft 365-omgeving.

Dit is afhankelijk van de omvang van uw organisatie en de complexiteit van uw huidige informatiehuishouding. Archive-IT bespreekt dit graag vrijblijvend met u.

De AI-functionaliteiten ondersteunen onder meer bij het herkennen en structureren van documenten, wat bijdraagt aan een nog betere vindbaarheid bovenop de standaard metadata- en OCR-mogelijkheden.

Nee, E-Content 365 ondersteunt gelijktijdige raadpleging door meerdere gebruikers, passend bij de schaal van uw organisatie.

AgileSign wordt onder meer ingezet voor contracten, overeenkomsten, inkooporders en formulieren: documenten waarbij organisaties willen overstappen van een papieren naar een volledig digitale ondertekenworkflow.

Ondertekende documenten kunnen na het zetten van de handtekening automatisch worden vastgelegd en gearchiveerd, zodat ze direct onderdeel worden van uw digitale archief in plaats van dat deze apart opgeslagen worden. Dit kan automatisch in uw eigen ERP-systeem of in de archiefdatabase van AgileSign.

Ja, documenten kunnen beveiligd via het AgileSign-platform gedeeld worden met externen. Afhankelijk van het type handtekening (SES, AES of QES) vindt er een legitimatiecontrole plaats alvorens de handtekening definitief gezet kan worden.

De identiteitsgegevens van de ondertekenaar, tijdstip en eventueel het certificaat- en integriteitsgegevens. Alle acties die worden uitgevoerd binnen het AgileSign-platform worden gelogd en zijn terug te vinden via de audit trail.

Ja, AgileSign voldoet aan de eIDAS-verordening en werkt met een QTSP (Qualified Trust Service Provider) voor het zetten van een Qualified Electronic Signature (QES).

Het kantoor van Archive-IT is geopend op maandag t/m vrijdag van 08.15 – 17.00 uur.

Facturen mogen gemaild worden naar invoice@archive-it.nl.

Stuur een mail naar info@archive-it.nl met de nieuwe gegevens. Wij passen uw gegevens vervolgens zo snel mogelijk aan.

Ga naar de aanmeldpagina en vul uw gegevens in. U ontvangt één keer per maand een mail met de laatste updates. Wilt u geen updates meer ontvangen? Meld u af via de link in de update mail.