Stichting kom Leren is een onderwijsinstelling in de regio Maastricht-Heuvelland, bestaande uit 19 basisscholen. Met ongeveer 450 medewerkers biedt de stichting onderwijs aan circa 3.800 leerlingen. Diversiteit staat centraal: ouders kunnen kiezen uit verschillende onderwijsprofielen, passend bij hun wensen en behoeften. Archive-IT hielp Stichting kom Leren met de overstap naar digitaal!
Van versnipperde dossiers naar centraal beheer
Voorheen werden personeelsdossiers deels op het Bestuursbureau en deels op de individuele scholen bewaard. Deze verspreiding over meerdere locaties zorgde voor inefficiëntie én verhoogde het risico op privacyproblemen. Daarnaast wilde Stichting kom Leren meer uit de mogelijkheden van het digitale personeelsdossier in AFAS halen. De overstap naar een volledig digitale werkwijze was daarmee een logische stap.
Digitalisering als structurele oplossing
Alle papieren personeelsdossiers zijn gedigitaliseerd en geïntegreerd in het systeem van AFAS. Hierbij was het cruciaal dat informatie van één medewerker gebundeld werd onder het juiste profiel. Dankzij het gebruik van het unieke personeelsnummer en een zorgvuldige intake door Archive-IT is dit proces foutloos verlopen.
Rutger Bronsveld, Coördinerend Beleidsmedewerker en projectcoördinator van het traject, benadrukt de goede samenwerking met Archive-IT: “De duidelijke toelichting, de manier waarop vragen werden opgepakt, en het feit dat we echt zijn ontzorgd, hebben ervoor gezorgd dat we zeer tevreden zijn. Archive-IT heeft waargemaakt wat is beloofd.”
Direct resultaat
- Alle personeelsinformatie is nu centraal én veilig opgeslagen.
- Werkprocessen verlopen efficiënter dan ooit tevoren.
- Het beheer van bewaartermijnen en het toepassen van verwijderbeleid is vereenvoudigd.
- Dossiers zijn snel terug te vinden en medewerkers hebben transparante inzage in hun gegevens.
Dankzij deze digitaliseringsslag is Stichting kom Leren klaar voor een toekomst waarin informatiebeheer veilig, overzichtelijk en digitaal is ingericht.