Gemeente Kerkrade beheert een omvangrijk archief met informatie van blijvende waarde. Nu de gemeente is toegetreden tot de gemeenschappelijke regeling van het Historisch Centrum Limburg (HCL), worden deze archieven overgebracht. Voordat dat kan, moeten ze aan strenge eisen voldoen. Diane Smeets-Habets, adviseur informatiebeheer en assistent-archivaris bij Gemeente Kerkrade, vertelt hoe Archive-IT de gemeente hierbij ondersteunde.
Van eigen archiefbewaarplaats naar gemeenschappelijke regeling
Gemeente Kerkrade had jarenlang een eigen archivaris en een eigen archiefbewaarplaats. Met de aansluiting bij het HCL, en het pensioen van de archivaris van de gemeente, veranderde de situatie. De papieren archieven moesten worden overgebracht, en dat vraagt de nodige voorbereiding.
"Een archief kan pas worden overgebracht als het volledig aan de eisen voldoet," legt Diane uit. "De inventarissen en beschrijvingen moeten in orde zijn, en de archieven moeten materieel verzorgd zijn. Denk aan het verwijderen van onder andere paperclips en plastic, en het vervangen van omslagen en dozen door zuurvrij materiaal. Archive-IT heeft de materiele verzorging voor ons uitgevoerd."
Geen capaciteit om het zelf te doen
Intern was er geen ruimte om dit werk op te pakken. "Wij zijn dagelijks volop bezig met de informatievoorziening binnen de gemeente. Een volledige afdeling optuigen om dit project uit te voeren, was voor ons geen optie. We hadden simpelweg de handjes niet."
De gemeente benaderde daarom verschillende partijen in de regio en liet een proef uitvoeren om in te schatten hoeveel tijd de bewerking zou vergen. "Dat vonden we belangrijk, zodat we achteraf niet voor verrassingen zouden komen te staan. Uiteindelijk was het een combinatie van factoren: de mogelijkheid om het archief extern te bewerken, opslagmogelijkheden die aan de archiefeisen voldoen, de uitkomst van de proef en de prijs. Daarnaast wilden we tussentijds dossiers kunnen opvragen als dat nodig was. Dat kon bij Archive-IT via OAK."
Flexibel schakelen in de praktijk
Bij het project werkten drie partijen nauw samen: Gemeente Kerkrade, het HCL en Archive-IT. De gemeente leverde de benodigde archiefmaterialen rechtstreeks aan in Reuver, waarna Archive-IT de bewerking verzorgde. Ook de archiefstickers werden door Archive-IT geprint, op basis van een sjabloon dat vooraf met het HCL was afgestemd. Zo sloot het eindresultaat direct aan op de eisen van de archiefdienst.
Bij een project van deze omvang komen gaandeweg altijd vragen of wijzigingen op tafel. "Archive-IT ging daar flexibel mee om en dacht actief mee over de beste oplossing. Aanpassingen waren snel geregeld, en dat snelle schakelen hebben we als erg prettig ervaren," vertelt Diane.
Ook de communicatie verliep soepel. "Het contact is laagdrempelig en we krijgen altijd snel reactie. Daardoor liep de samenwerking gewoon goed."
De voordelen op een rij
- Ontzorging: de gemeente hoefde geen extra personeel in te zetten of in te huren voor een omvangrijk en arbeidsintensief project.
- Voldoen aan de eisen: de archieven worden zorgvuldig gereedgemaakt volgens de eisen van het HCL.
- Flexibiliteit: wijzigingen in de aanpak werden snel en in goed overleg doorgevoerd.
- Beschikbaarheid: dankzij OAK bleven de dossiers ook tijdens de bewerking beschikbaar en konden ze, indien nodig, eenvoudig worden opgevraagd.
- Ruimte: in de eigen archiefbewaarplaats komt ruimte vrij, die de gemeente straks anders kan invullen.
Klaar voor de volgende stap
Met de voorbereiding van deze archieven zet Gemeente Kerkrade een belangrijke stap in de overbrenging naar het HCL. "Je moet bij zo'n project niet uitgaan van een strakke planning. Wat telt, is een partner die meedenkt en snel kan schakelen. Dat hebben we bij Archive-IT gevonden," aldus Diane.
Ook vanuit Archive-IT wordt de samenwerking positief ervaren. “De samenwerking met Gemeente Kerkrade verloopt vanaf het eerste moment prettig en constructief. We vinden het belangrijk om goed mee te denken en ervoor te zorgen dat alle stappen in de materiële verzorging van de archieven zo efficiënt en zorgvuldig mogelijk verlopen. Dankzij de korte lijnen en het onderlinge vertrouwen kunnen we snel schakelen en samen gericht toewerken naar de overbrenging naar het HCL,” aldus Roel Janssen, accountmanager bij Archive-IT.
Archive-IT bedankt Gemeente Kerkrade voor het vertrouwen!