Waterschap Limburg zet zich dagelijks in voor veilig, voldoende en schoon water in de provincie Limburg. Als beheerder van een omvangrijk archief draagt het waterschap verantwoordelijkheid voor documenten met wettelijke bewaartermijnen en historische waarde. Om het fysieke archief duurzaam en conform de Archiefwet over te dragen aan het Historisch Centrum Limburg (HCL), koos Waterschap Limburg voor een samenwerking met Archive-IT.
Ron Piepers, Teammanager IT, Service en DIV bij Waterschap Limburg, vertelt over de aanpak, de samenwerking en de behaalde resultaten.
De uitdaging
Waterschap Limburg wilde het fysieke archief duurzaam en conform de Archiefwet overdragen aan het Historisch Centrum Limburg (HCL). Hiervoor schakelde het waterschap de expertise van Archive-IT in. Samen met partner BECIS | DIOR begeleidde Archive-IT het volledige traject: van het beoordelen en ordenen van de archiefstukken tot het gereedmaken voor een correcte overdracht.
Een omvangrijk en divers archief
Het fysieke archief van Waterschap Limburg was omvangrijk en verspreid over meerdere locaties en archiefruimtes. Het beheren van het archief bracht verschillende uitdagingen met zich mee, zoals het waarborgen van goede klimaatbeheersing en het beschikken over voldoende kennis en expertise op het gebied van archiefbeheer en wet- en regelgeving.
"Voor ons was het belangrijk om het archief zorgvuldig en volgens de juiste richtlijnen over te dragen. Daarbij was de expertise van Archive-IT in combinatie met BECIS | DIOR een waardevolle aanvulling op onze eigen kennis en capaciteit," vertelt Ron Piepers.
Medewerkers van BECIS | DIOR begeleidden Waterschap Limburg bij de voorbereiding van het archief voor overdracht aan het Historisch Centrum Limburg (HCL). Zij beoordeelden de dossiers, bepaalden welke stukken voor blijvende bewaring in aanmerking kwamen en maakten het archief gereed volgens de eisen van HCL. De archiefstukken werden voorzien van de juiste labels en het voorgeschreven omslagmateriaal en ingericht voor een correcte overdracht.
Prettige samenwerking
Ron kijkt positief terug op de samenwerking tussen Waterschap Limburg, Archive-IT en BECIS | DIOR.
"De samenwerking verliep gedurende het hele traject goed! Er waren korte lijnen en er werd goed gecommuniceerd over de voortgang. Wanneer zaken anders liepen dan gepland, werd dit tijdig besproken."
Ook waardeerde hij de betrokkenheid van de projectleider. "De projectleider was goed bereikbaar, dacht actief mee en zorgde ervoor dat we samen steeds naar de beste oplossing zochten."
De voordelen van professioneel archiefbeheer
Dankzij de samenwerking is het fysieke archief van Waterschap Limburg succesvol overgebracht naar het Historisch Centrum Limburg. Hierdoor worden de archiefstukken professioneel beheerd en zijn de juiste omstandigheden voor langdurige bewaring geborgd.
Waterschap Limburg ervaart daarbij duidelijke voordelen:
- Ruimtebesparing: de voormalige archiefruimtes binnen de organisatie zijn vrijgekomen en kunnen efficiënter worden gebruikt.
- Gemoedsrust: het archief is tijdig en op de juiste wijze overgedragen aan HCL waardoor medewerkers en burgers archiefstukken eenvoudig kunnen opvragen wanneer zij informatie nodig hebben.
- Efficiëntie: door de ingezette kennis en expertise, de specialistische kennis over archiefbeheer en archiefwetgeving is een accurate en snelle opvraging gewaarborgd.
- Klaar voor de toekomst: Waterschap Limburg heeft een duidelijk beeld van de vervolgstappen voor de overdracht van het resterende deel van het fysieke archief.
Een duurzame oplossing voor de toekomst
Waterschap Limburg kijkt terug op een succesvol traject. Dankzij de samenwerking met Archive-IT en BECIS | DIOR is het fysieke archief zorgvuldig voorbereid en overgedragen aan het Historisch Centrum Limburg (HCL).
"Het archief ligt nu op de juiste plek, met de juiste kennis en voorzieningen eromheen. Dat geeft vertrouwen voor de toekomst", aldus Ron Piepers.
Archive-IT bedankt Waterschap Limburg voor het vertrouwen en kijkt uit naar de verdere samenwerking!