Werk efficiënter met een digitaal patiëntendossier

Waarom digitale patiëntendossiers?

Digitale patiëntendossiers bieden een breed scala aan voordelen, zoals:

• Overal en altijd toegang: Vind snel het juiste patiëntendossier, waar u ook bent.
• Gebruiksvriendelijk: Makkelijk te raadplegen en door te zoeken voor zorgprofessionals.
• Waardevolle ruimte vrijmaken: Geen opslagproblemen meer, zodat er meer ruimte is voor andere doeleinden.
• Naadloze integratie: Verbind met uw ZIS, EPD of ECD-systemen voor een gestroomlijnde werkwijze.
• Beperkte toegang: Zorg ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige patiëntgegevens.
• Retentie- en Verwijderbeleid: Stel eenvoudig retentieperioden in voor wettelijke naleving.
• Volledige controle over uw dossiers: Geen rommel meer—organiseer en beheer uw digitale dossiers met gemak.

Hoe werkt digitaliseren?

Het digitaliseren van patiëntendossiers bij Archive-IT gebeurt volgens een bewezen proces in de volgende stappen:

1. Inventarisatie – Beoordeling van de documenten en uw behoeften.
2. Offerte – Op maat gemaakte prijsopgave.
3. Akkoord & Planning – Definitieve goedkeuring en projectplanning.
4. Transport – Beveiligd transport van de dossiers naar Archive-IT.
5. Registratie – Voorbereiding en opschoning van documenten.
6. Scannen – Digitaliseren van de dossiers.
7. Dataverrijking – Toevoegen van metadata voor een efficiëntere zoekfunctie.
8. Exporteren – Bestanden in uw gewenste formaat leveren.
9. Vernietigen/Opslag/Retourneren – Verwerken van documenten volgens uw voorkeuren.

Van digitalisering naar waardevolle informatie

Alleen digitaliseren is niet voldoende. Door slimme technologie kunnen de dossiers worden verrijkt met metadata (zoals de datum van de laatste behandeling). Hiermee koppelt u eenvoudig een bewaartermijn, bijvoorbeeld van 20 jaar, aan het dossier. Dit maakt het instellen van een goed retentiebeleid eenvoudig en zorgt ervoor dat dossiers automatisch worden vernietigd wanneer de termijn is verstreken.

Daarnaast biedt onze software de mogelijkheid om informatie uit meerdere dossiers te combineren en deze in één overzicht te presenteren. Dit proces, bekend als dataverrijking, maakt het eenvoudiger om gegevens te analyseren en sneller beslissingen te nemen.

Geen hinder tijdens het digitaliseren

Bij Archive-IT zorgen we voor het veilige transport van medische dossiers van uw locatie naar ons archiefcentrum. Heeft u tijdens het digitaliseren snel toegang nodig tot een dossier? Geen probleem! Onze software maakt het mogelijk om het dossier met voorrang aan te vragen en binnen 1,5 uur digitaal beschikbaar te stellen—zelfs tijdens kantooruren. Zo ondervindt u weinig tot geen hinder van de digitaliseringsproces.

Bewaartermijnen

Medische dossiers moeten wettelijk 20 jaar worden bewaard na de laatste wijziging. Er zijn echter uitzonderingen, bijvoorbeeld bij dossiers van kinderen, waar de bewaartermijn pas begint bij het 18e levensjaar. Ook gelden er specifieke regels voor erfelijke ziektes en dossiers die te maken hebben met gevaarlijke stoffen.

Het is essentieel om deze bewaartermijnen strikt na te leven. Archive-IT biedt een systeem waarmee u deze regels automatisch kunt uitvoeren, zodat u grip krijgt op uw data en altijd in overeenstemming met de wet blijft. Daarnaast voorkomt het dat u dossiers langer bewaart dan nodig is, wat ruimte en kosten bespaart.

Privacy en veiligheid

Patiëntendossiers bevatten privacygevoelige informatie, deze moet te allen tijde gewaarborgd blijven. Voor u als zorginstelling, maar óók voor de patiënt zelf. Archive-IT werkt volgens de hoogste veiligheidsnormen. Zo zijn wij gecertificeerd voor ISO 27001 (informatiebeveiliging), NEN 7510 (informatiebeveiliging in de zorgsector) en ISO 9001 (kwaliteitsmanagement van de processen). Meer informatie over hoe Archive-IT omgaat met informatiebeveiliging vindt u op onze veiligheidspagina.

Op maat gemaakt advies

De kosten voor het digitaliseren van patiëntendossiers variëren afhankelijk van een aantal factoren, zoals het volume van de dossiers, het type documenten en de specifieke eisen van uw zorginstelling. Onze adviseurs stellen graag een op maat gemaakt voorstel voor u op. Het advies- en kennismakingsgesprek is volledig vrijblijvend.

Wij komen graag bij u langs, of we kunnen de situatie op afstand met u afstemmen. Dit gesprek is waardevol, omdat er verschillende opties zijn die kunnen worden afgestemd op uw wensen en behoeften.

📞 Bel ons op +31 (0)77 750 11 00 of

✉️ Neem contact met ons op via het formulier.