Zorginstellingen zoals ziekenhuizen, verpleeghuizen, klinieken en revalidatiecentra beheren grote hoeveelheden patiëntendossiers. Om optimale zorg te bieden, moeten zorgverleners op het juiste moment toegang hebben tot de juiste informatie, met privacy en veiligheid als topprioriteiten. Het digitaliseren van patiëntendossiers helpt om tijd te besparen op administratieve taken, zodat er efficiënter gewerkt kan worden en er betere zorg geboden kan worden.
Patiëntendossiers
Waarom digitale patiëntendossiers?
Digitale patiëntendossiers bieden een breed scala aan voordelen, zoals:
- Overal en altijd toegang: Vind snel het juiste patiëntendossier, waar u ook bent.
- Gebruiksvriendelijk: Makkelijk te raadplegen en door te zoeken voor zorgprofessionals.
- Waardevolle ruimte vrijmaken: Geen opslagproblemen meer, zodat er meer ruimte is voor andere doeleinden.
- Naadloze integratie: Verbind met uw ZIS, EPD of ECD-systemen voor een gestroomlijnde werkwijze.
- Beperkte toegang: Zorg ervoor dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot gevoelige patiëntgegevens.
- Retentie- en Verwijderbeleid: Stel eenvoudig retentieperioden in voor wettelijke naleving.
- Volledige controle over uw dossiers: Geen rommel meer—organiseer en beheer uw digitale dossiers met gemak.
Eén overzicht van alle patiënteninformatie
Na het digitaliseren van de dossiers kan Archive-IT ze koppelen aan uw bestaande Zorg Informatie Systeem (ZIS) of Elektronisch Patiëntendossier (EPD), zoals HiX van Chipsoft. Hierdoor integreert uw papieren verleden naadloos met de nieuwe, digitale dossiers. Onze jarenlange ervaring in het koppelen van software aan ZIS-, EPD- en ECD-systemen zorgt voor een gebruiksvriendelijke manier om dossiers snel te zoeken en te vinden. U heeft dus altijd één overzicht van alle medische informatie, zowel uit het verleden als het heden.
Hoe werkt het digitaliseren van patiëntendossiers?
Het digitaliseren van patiëntendossiers bij Archive-IT gebeurt volgens een bewezen proces in de volgende stappen:
- Inventarisatie – Beoordeling van de documenten en uw behoeften.
- Offerte – Op maat gemaakte prijsopgave.
- Akkoord & Planning – Definitieve goedkeuring en projectplanning.
- Transport – Beveiligd transport van de dossiers naar Archive-IT.
- Registratie – Voorbereiding en opschoning van documenten.
- Scannen – Digitaliseren van de dossiers.
- Dataverrijking – Toevoegen van metadata voor een efficiëntere zoekfunctie.
- Exporteren – Bestanden in uw gewenste formaat leveren.
- Vernietigen/Opslag/Retourneren – Verwerken van documenten volgens uw voorkeuren.
Van digitalisering naar waardevolle informatie
Alleen digitaliseren is niet voldoende. Door slimme technologie kunnen de dossiers worden verrijkt met metadata (zoals de datum van de laatste behandeling). Hiermee koppelt u eenvoudig een bewaartermijn, bijvoorbeeld van 20 jaar, aan het dossier. Dit maakt het instellen van een goed retentiebeleid eenvoudig en zorgt ervoor dat dossiers automatisch worden vernietigd wanneer de termijn is verstreken.
Daarnaast biedt onze software de mogelijkheid om informatie uit meerdere dossiers te combineren en deze in één overzicht te presenteren. Dit proces, bekend als dataverrijking, maakt het eenvoudiger om gegevens te analyseren en sneller beslissingen te nemen.
Geen hinder tijdens het digitaliseren
Bij Archive-IT zorgen we voor het veilige transport van medische dossiers van uw locatie naar ons archiefcentrum. Heeft u tijdens het digitaliseren snel toegang nodig tot een dossier? Geen probleem! Onze software maakt het mogelijk om het dossier met voorrang aan te vragen en binnen 1,5 uur digitaal beschikbaar te stellen—zelfs tijdens kantooruren. Zo ondervindt u weinig tot geen hinder van de digitaliseringsproces.
Bewaartermijnen
Medische dossiers moeten wettelijk 20 jaar worden bewaard na de laatste wijziging. Er zijn echter uitzonderingen, bijvoorbeeld bij dossiers van kinderen, waar de bewaartermijn pas begint bij het 18e levensjaar. Ook gelden er specifieke regels voor erfelijke ziektes en dossiers die te maken hebben met gevaarlijke stoffen.
Het is essentieel om deze bewaartermijnen strikt na te leven. Archive-IT biedt een systeem waarmee u deze regels automatisch kunt uitvoeren, zodat u grip krijgt op uw data en altijd in overeenstemming met de wet blijft. Daarnaast voorkomt het dat u dossiers langer bewaart dan nodig is, wat ruimte en kosten bespaart.
