Stichting Kindante verzorgt onderwijs in de gemeenten Beek, Beekdaelen, Echt-Susteren, Sittard-Geleen en Stein. De stichting bestuurt 30 basisscholen, waaronder drie scholen voor speciaal basisonderwijs en twee scholen voor voortgezet speciaal onderwijs. Gezamenlijk hebben de Kindante-scholen bijna 9000 leerlingen en 950 medewerkers.
Digitaliseren
Kindante heeft de keuze gemaakt om haar personeelsdossiers te digitaliseren en te importeren in hun AFAS-omgeving. Odette Albers, Manager HR, vertelt: “We wisten dat we moesten gaan digitaliseren, omdat we op die manier AFAS optimaal konden gaan benutten. Daarnaast vonden we het erg belangrijk dat alle gegevens van een medewerker op één centrale plek teruggevonden konden worden. We hadden echter geen idee hoe we dit moesten gaan aanpakken. Toen we in gesprek gingen met Archive-IT werd al snel veel duidelijk. Zo hadden we na het eerste kennismakingsgesprek écht een beeld van de mogelijkheden.”
Eén aanspreekpunt
Voorafgaand aan het digitaliseringstraject waren er toch nog wat vragen bij Kindante. Lieke Kaldenhoven, adviseur HR, vertelt: “Van tevoren hadden we toch nog wat vragen; je geeft natuurlijk wel je privacygevoelige dossiers uit handen! Echter werden onze vragen snel beantwoord en werden daarmee al onze zorgen weggenomen. Het was erg fijn dat we één aanspreekpunt hadden gedurende het project; de projectleider stond altijd voor ons klaar. Als er onduidelijkheden waren hoefden we het maar te zeggen en kwam ze direct met alternatieve opties of voorbeelden. Dit gaf ons veel vertrouwen in een succesvolle afronding van het project.”
Wet- en regelgeving
Lieke vertelt verder: “Het digitaliseren van personeelsdossiers is een ideaal moment om te realiseren welke gegevens er eigenlijk nog allemaal bewaard worden. Niet onbelangrijk met de AVG en de steeds strengere wet- en regelgeving. Daarnaast is het dé manier om te zorgen voor meer efficiëntie, zorgvuldigheid en transparantie. Dit is essentieel voor de medewerker, want hij of zij is de eigenaar van het dossier en moet dit te allen tijde kunnen inzien.“
Samenwerking met Archive-IT
“Bij de zoektocht naar een partij voor de digitalisering, vonden we het vooral belangrijk dat het een partij was met kennis van zaken. Het feit dat Archive-IT veel ervaring heeft met digitaliseren binnen de onderwijssector en de rechtstreekse upload naar AFAS maakte hen de perfecte match. Een andere belangrijke factor was dat we zo min mogelijk hinder van het digitaliseringsproces wilden ondervinden en ook dit heeft Archive-IT waargemaakt. We zijn super tevreden over de samenwerking! Onze digitale ambities reiken nog veel verder en wij zullen dan ook zeker terugkomen bij Archive-IT als we de volgende stap willen zetten.”
Archive-IT bedankt Stichting Kindante voor het vertrouwen!