Personeelsdossiers digitaliseren

Personeelsdossiers

Binnen HRM-afdelingen is het vaak een uitdaging om overzicht te houden. Gegevens zijn verspreid over verschillende systemen zoals AFAS, Visma | Raet, papieren archieven en gedeelde mappenstructuren. Dit zorgt voor inefficiëntie, risico’s op het gebied van privacy en onduidelijkheid in verantwoordelijkheden.

Door uw personeelsdossiers te digitaliseren en te integreren in één centraal HR-systeem, creëert u overzicht, bespaart u tijd én voldoet u aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de AVG.

Van papieren archief naar digitaal personeelsdossier

Steeds meer organisaties stappen over op een digitaal personeelsdossier. Moderne HR-systemen bieden vaak een module waarin documenten veilig digitaal worden opgeslagen. Archive-IT helpt u om bestaande papieren dossiers én digitale mapjes (zoals die op netwerkschijven) volledig en veilig te migreren naar deze systemen.

Dit biedt niet alleen gemak voor de HR-afdeling, maar ook voor medewerkers: zij krijgen eenvoudig en transparant toegang tot hun eigen personeelsinformatie.

Drie methodes voor digitalisering

Er zijn een aantal mogelijkheden om uw papieren personeelsdossiers te digitaliseren. Grofweg kunnen we drie vormen onderscheiden:

Dossier- of tabbladniveau: De complete structuur van het originele dossier wordt digitaal overgenomen.

Op basis van kerndocumenten: Alleen de belangrijkste documenten worden geselecteerd en gedigitaliseerd.

Documentniveau: Elk individueel document wordt apart gedigitaliseerd en voorzien van metadata.

Archive-IT denkt graag met u mee over de beste aanpak voor uw organisatie.

De voordelen van digitaliseren

Het digitaliseren van personeelsdossiers levert direct meetbare voordelen op:

Efficiëntie en ruimtebesparing: geen fysieke archiefruimte meer nodig.
Centrale toegang tot alle personeelsinformatie.
Voldoen aan de AVG en andere wet- en regelgeving.
Verbeterde veiligheid dankzij geavanceerde autorisatiestructuren.
Transparantie voor medewerkers.
Tijd- en plaatsonafhankelijk werken.

Integratie met uw HR-systeem

Archive-IT biedt standaard koppelingen met populaire HR-systemen zoals AFAS en Visma | Raet. Hierdoor worden documenten automatisch en correct aan de juiste medewerkers gekoppeld in uw systeem. Heeft u een ander systeem? Dan zoeken wij samen met uw leverancier naar een passende oplossing, inclusief een bulkimport van de documenten.

Slimme dataverrijking met OCR en metadata

Wij gaan verder dan alleen scannen. Met behulp van technieken zoals OCR (Optical Character Recognition), classificatie en data-extractie verrijken wij uw documenten met metadata. Zo worden ongestructureerde personeelsdossiers omgezet in gestructureerde en doorzoekbare informatie.

Deze dataverrijking helpt bij:

Sneller terugvinden van documenten
Instellen van bewaartermijnen en retentiebeleid
Verbeterde compliance en rapportage

meer informatie

Hoe werkt het proces?

Uw digitaliseringstraject begint altijd met een vrijblijvend adviesgesprek. Op basis van uw wensen stellen we een offerte op maat op. Gaat u akkoord? Dan gaan we aan de slag. Het project doorloopt een aantal vaste stappen die u kunt bekijken op onze digitaliseringsaanpak-pagina.

Wat kost het digitaliseren van personeelsdossiers?

De kosten zijn afhankelijk van:

Aantal dossiers
Gekozen digitaliseringsmethode
Vereiste metadata en koppelingen

Daarom ontvangt u altijd een voorstel op maat. Tijdens de offertefase geven wij u transparant inzicht in alle kosten.

Benieuwd naar wat Archive-IT voor uw organisatie kan betekenen?

Vul het formulier in en maak een (online) afspraak met één van onze medewerkers. Andere vragen? Vraag hier meer informatie aan.

Bedrijfsnaam *

Naam *

E-mailadres *

Telefoonnummer

Bericht *

Ik heb de privacyverklaring gelezen en ga akkoord met de verwerking van mijn gegevens. *

Referentie

“Voor ons is het belangrijk dat de veiligheid van de gegevens van onze medewerkers geborgd is. Het gaat om privacygevoelige informatie en dat moet je serieus nemen. Dat Archive-IT informatiebeveiliging hoog in het vaandel heeft staan, was ons snel duidelijk; met het ISO 27001 certificaat als bevestiging.”

Joan Damen | Hoofd Administratie,

Porsche Groep Zuid

“Ondertussen hebben wij ongeveer 725 dossiers gedigitaliseerd via Archive-IT en dat bevalt erg goed. Onze dossiers zijn nu eenvoudig toegankelijk voor de daartoe bevoegde personen. De dossiers zijn op een juiste manier gescand; precies volgens de afspraken die wij met Archive-IT hebben gemaakt. De integratie in Raet bevalt ons ook zeer goed; zo blijven we vanuit ons vertrouwde systeem werken en dat is erg prettig.“

Jeannette de Haan | Medewerker personeelszaken,

Natuurmonumenten

“Tijdens het digitaliseringstraject heb ik vooral de proactieve houding van Archive-IT als erg prettig ervaren. Op het moment dat een reactie vanuit mijn kant wat langer uitbleef, kreeg ik gelijk een berichtje met de vraag of ik hulp nodig had. De medewerkers van Archive-IT zitten er echt bovenop om alles zo goed mogelijk en conform de afgesproken planning te laten verlopen.”

Petra Hasselo | HR manager,

Brabantia