De Gemeente Roermond is een organisatie die zich inzet voor een leefbare en toekomstgerichte stad, met aandacht voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners. Met uiteenlopende taken en verantwoordelijkheden speelt goed informatiebeheer een cruciale rol. Saskia Mouchart, adjunct-archivaris bij de gemeente, deelt haar ervaringen over de samenwerking met Archive-IT.
Ruimtegebrek opgelost voor omvangrijke archieven
In 2018 startte Gemeente Roermond de samenwerking met Archive-IT om een deel van het fysieke archief veilig en duurzaam onder te brengen. De gemeente beheert zelf een groot archief, maar voor de omvangrijke stukken – zoals grote rollen en dozen – was extra capaciteit nodig. Deze stukken pasten simpelweg niet meer in de eigen faciliteiten.
Saskia: “Ruimtegebrek was ons grootste knelpunt. Je kunt niet blijven uitbreiden, dus moet je zoeken naar een slimme en veilige oplossing. Archieven bewaren we niet voor vandaag of morgen, maar voor de eeuwigheid. Dan zijn goede bewaaromstandigheden en veiligheid cruciaal.”
De keuze voor Archive-IT was volgens haar een logische stap: “Archive-IT is de enige in de regio die geconditioneerde archiefopslag aanbiedt, conform de Archiefwet. Dat gaf voor ons de doorslag om met hen samen te werken.”
Prettige samenwerking
De samenwerking ervaart Saskia als zowel professioneel als persoonlijk: “Wat ik waardeer is dat Archive-IT actief meedenkt. Ze schakelen rechtstreeks met onze leveranciers, waardoor wij geen extra werk hebben en de lijnen kort blijven. Dat bespaart tijd en zorgt dat processen soepel verlopen.”
Tijdens het ophalen van het archief werden enkele onjuistheden in de registratie ontdekt. “Dit werd direct met ons afgestemd. Bij Archive-IT kregen we de ruimte om zelf de registraties te herstellen, terwijl zij flexibel meedachten over de beste oplossing en de benodigde ruimte beschikbaar stelden. Zo konden we de registratie corrigeren zonder dat onze processen belemmerd werden. Je merkt dat ze kwaliteit leveren en echt met je meedenken.”
De voordelen op een rij
Dankzij de samenwerking met Archive-IT ervaart Gemeente Roermond duidelijke voordelen:
- Ruimtebesparing: omvangrijke archiefstukken worden extern beheerd, waardoor de eigen faciliteiten niet extra belast worden.
- Veilig en geconditioneerd: optimale bewaaromstandigheden in geklimatiseerde ruimtes met alle relevante certificeringen.
- Risicobeheersing: professionele opslag en beveiliging verkleinen de kans op schade of verlies.
- Goede communicatie: korte lijnen en vaste contactpersonen zorgen voor duidelijkheid en efficiëntie.
- Flexibiliteit: archieven zijn op locatie in te zien en Archive-IT denkt actief mee in bijzondere situaties.
Betrouwbare partner
“Het contact is prettig en de afspraken worden nagekomen. Archive-IT is voor ons een betrouwbare partner, waardoor wij met een gerust hart ons mooie archief extern kunnen plaatsen. Juist dankzij de korte lijnen en het onderlinge vertrouwen werken wij al jarenlang samen. Die zekerheid en betrouwbaarheid is van grote waarde,” aldus Saskia.
Wij danken Gemeente Roermond voor het vertrouwen!