Gemeente Heerlen bevindt zich in Limburg, de meest zuidelijke provincie van Nederland. De gemeente beheert een fysiek archief van ongeveer vijf kilometer lang, bestaande uit uiteenlopende archiefbestanden met verschillende bewaartermijnen en inhoudelijke diversiteit. Dit loopt uiteen van permanent te bewaren archieven die conform de Archiefwet geconditioneerd opgeslagen moeten worden, tot tekeningkasten en gemeentelijke archiefdozen. Om het archief structureel inzichtelijk te maken, was Gemeente Heerlen op zoek naar een betrouwbare partner voor de lange termijn. Archive-IT bood de passende oplossing en ondersteunt de gemeente sindsdien bij het duurzaam beheren en toegankelijk maken van het archief.
Hybride archief in OAK
Het archief van Gemeente Heerlen moet eenvoudig opvraagbaar zijn via een softwareapplicatie die gebruiksvriendelijk is voor alle medewerkers. Hoewel er steeds meer wordt gedigitaliseerd, wordt er binnen de organisatie nog altijd nieuw fysiek archief gecreëerd. Deze nieuwe aanwas wordt periodiek opgehaald, voorzien van correcte metadata en zorgvuldig gearchiveerd.
De softwareapplicatie OAK biedt medewerkers van Gemeente Heerlen een centrale en toegankelijke omgeving om archieven op te vragen. Via deze cockpit kunnen dossiers zowel fysiek als digitaal worden aangevraagd. Bij digitale levering is het dossier direct inzichtelijk en kan het eenvoudig worden gedeeld of gedownload. Daarnaast ondersteunt OAK ook de registratie van nieuw gecreëerd archief. Medewerkers kunnen zelf op een laagdrempelige manier bestanden registreren en van de juiste metadata voorzien. Dit draagt bij aan een efficiënte archiefstructuur waarin dossiers snel teruggevonden kunnen worden én automatisch gekoppeld zijn aan de juiste retentietermijn.
Conform wet- en regelgeving
Dankzij de samenwerking met Archive-IT krijgt Gemeente Heerlen beter inzicht in haar archief en wordt er gewerkt volgens de geldende wet- en regelgeving. Maar archiveren alleen is niet voldoende. Archive-IT ondersteunt de gemeente actief bij het indexeren en inzichtelijk maken van verschillende archiefpopulaties.
Daarnaast coördineert Archive-IT de verhuizing van het fysieke archief en vindt er elk kwartaal een evaluatie plaats. Tijdens deze evaluaties stemmen Archive-IT en Gemeente Heerlen samen de KPI’s af en wordt de performance gemonitord.
Wij bedanken Gemeente Heerlen voor het vertrouwen in Archive-IT!