In het noorden van Limburg ligt de uitgestrekte Gemeente Bergen, waar investeren in de toekomst en aandacht voor de samenleving centraal staan. Binnen de organisatie werd men echter belemmerd door het feit dat de papieren personeelsdossiers slechts op één fysieke locatie tegelijk beschikbaar waren. Dit beperkte de toegankelijkheid en efficiëntie aanzienlijk. De oplossing? Die werd gevonden in een samenwerking met Archive-IT.
Van informatie-eilanden naar centrale toegang
Binnen de HR-afdeling van Gemeente Bergen wordt gewerkt met de software van Centric, waarin al veel personeelsinformatie digitaal werd vastgelegd. Tegelijkertijd bestond er nog een archief met fysieke personeelsdossiers. Dit resulteerde in zogenoemde informatie-eilanden: versnipperde gegevens over medewerkers op meerdere plekken, wat de toegang bemoeilijkte en de kans op fouten vergrootte.
Naar aanleiding van de positieve ervaringen van buurgemeente Gennep met Archive-IT, besloot Gemeente Bergen ook de samenwerking aan te gaan voor het digitaliseren van de personeelsdossiers.
Een gestructureerde aanpak op maat
Archive-IT presenteerde diverse mogelijkheden, waarna Gemeente Bergen ervoor koos om eerst intern een opschoningsslag uit te voeren. Dankzij voldoende interne capaciteit werd deze stap zelf opgepakt. Zo konden de dossiers worden opgeschoond volgens de AVG-richtlijnen én afgestemd worden op de digitale structuur binnen Centric.
Archive-IT leverde vooraf de juiste tabbladen aan, zodat deze tijdens het opschonen direct konden worden toegevoegd. Door regelmatig overleg en afstemming tussen beide partijen werd de voortgang nauwgezet bewaakt. Na afronding van de opschoning digitaliseerde Archive-IT de dossiers zorgvuldig en leverde deze aan, volledig geïntegreerd voor gebruik in Centric.
Concrete resultaten en voordelen
De digitalisering van de personeelsdossiers leverde Gemeente Bergen direct zichtbare voordelen op:
- Altijd en overal beschikbaar voor geautoriseerde medewerkers, ongeacht locatie.
- Tijdswinst doordat dossiers binnen enkele muisklikken geraadpleegd kunnen worden.
- AVG-proof: de dossiers zijn volledig compliant met de geldende privacywetgeving.
- Efficiënt gebruik van ruimte: fysieke archiefruimte is vrijgekomen voor andere doeleinden.
- Eén centraal informatiepunt voor alle personeelsgegevens.
- Transparantie richting medewerkers, doordat zij nu direct toegang hebben tot hun eigen dossier.
Met deze digitaliseringsslag heeft Gemeente Bergen een belangrijke stap gezet in het verbeteren van de informatievoorziening en het toekomstbestendig maken van het personeelsbeheer.