Bureau Inkomens Beheer (BIB) helpt particulieren die niet meer in staat zijn om hun eigen financiën, zorg en/of persoonlijke welzijn te regelen. Ze doen dit in de eerste plaats door middel van het aanbieden van budgetbeheer en bewindvoeringen. Daarnaast begeleidt en ondersteunt het BIB clienten met het aanvragen van schuldsaneringen. Archive-IT hielp BIB met het opschonen en digitaliseren van hun archief.
Afscheid van papier
Bureau Inkomens Beheer (BIB) in Brunssum werkte al grotendeels digitaal, maar het papieren archief bleef achter. De fysieke ordners zorgden voor inefficiëntie, verminderden het overzicht en namen onnodig veel ruimte in beslag. Daarnaast speelde informatiebeveiliging een belangrijke rol: digitale opslag bood hierin duidelijk meer mogelijkheden. Het was tijd voor een volledig digitale oplossing.
Digitalisering op maat
BIB koos ervoor om Archive-IT in te schakelen voor het digitaliseren van hun klantdossiers. Elk dossier bestond uit een unieke ordner, voorzien van klantgegevens op de rug en ondersteund door een Excel-document met bijbehorende metadata. Omdat een deel van de documenten al digitaal beschikbaar was, digitaliseerde Archive-IT alleen de ontbrekende onderdelen. De overige stukken werden zorgvuldig verwijderd. Na deze opschoningsslag zijn de digitale dossiers geïmporteerd in het eigen systeem van BIB, waar ze nu eenvoudig en veilig te raadplegen zijn.
Efficiëntie, ruimte en overzicht
Dankzij de samenwerking met Archive-IT beschikt BIB Brunssum nu over een veilig, toekomstbestendig en efficiënt digitaal archief.
- Meerdere medewerkers kunnen gelijktijdig toegang krijgen tot hetzelfde dossier.
- De fysieke archiefruimte is vrijgekomen en kan nu anders worden benut.
- Dossiers zijn snel en gemakkelijk vindbaar, wat het werkproces aanzienlijk versnelt.
- Alle klantinformatie is overzichtelijk opgeslagen in één centrale en toegankelijke digitale omgeving.