De Marnix Academie is een hogeschool in Midden-Nederland, die zich uitsluitend richt op de lerarenopleiding voor het basisonderwijs. Daarnaast verzorgt het Marnix Onderwijscentrum verdere scholing en deskundigheidsbevordering voor mensen die al werkzaam zijn in het onderwijs. De academie bevindt zich in Utrecht. De Marnix Academie is steeds verder aan het digitaliseren en heeft in samenwerking met Archive-IT de papieren personeelsdossiers laten digitaliseren en integreren in People Inc. Benieuwd naar hun ervaring? Gertjan Jolink, P&O Adviseur, vertelt over het project!

Keuze voor Archive-IT

Gertjan vertelt: “Tijdens het kennismakingsgesprek is me duidelijk uitgelegd hoe Archive-IT te werk gaat en welke keuzes er zijn. Het was fijn dat er mee gedacht werd vanuit het oogpunt van Marnix Academie. We hebben ons vooraf georiënteerd via Google en meerdere partijen vergeleken. De prettige uitleg vooraf, het meedenken én het voorstel op maat hebben voor ons de doorslag gegeven om met Archive-IT in zee te gaan. De nadruk die er gelegd werd op de inhoudelijkheid, zoals planning, indeling van het digitale dossier en het stukje nazorg vond ik erg verhelderend. Ook was het prettig dat Archive-IT de bestanden op zo’n manier digitaliseerde, zodat het betrouwbaar en eenvoudig in People Inc. geïmporteerd kon worden.”

Verloop van het project

“Toen we de keuze gemaakt hadden, heeft een projectleider van Archive-IT alles uitvoerig met ons doorgenomen. De planning werd in samenspraak gemaakt en ook werd er goed besproken wat de procedure was als we een dossier nodig hadden tijdens de digitalisering, zodat we dit met voorrang konden aanvragen. Dit hebben we in de praktijk ook toegepast en dat verliep goed, waardoor we binnen no-time het benodigde dossier op afstand konden inzien. Uiteindelijk zijn alle afspraken nagekomen conform de planning en hebben we geen problemen ondervonden in het project”, aldus Gertjan.

Digitalisering dossiers

Ten opzichte van een papieren dossier, heeft een digitaal dossier veel voordelen. Gertjan is hier erg over te spreken en geeft aan dat de digitale personeelsdossiers een enorme verbetering zijn. "Met name de transparantie naar de medewerkers toe is gegroeid. Als medewerker heb je recht op inzage in je eigen personeelsdossier en nu het digitaal is, kunnen we dit pro-actief en transparant aanbieden. Iedereen heeft de mogelijkheid om zijn/haar eigen personeelsdossier op elke gewenste plek- en moment inzien. Verder kan een leidinggevende op eenvoudige wijze de dossiers van de medewerkers in zijn team inzien. We besparen daarbij niet alleen op papierkosten, maar ook op interne ruimte. Tevens is het efficiënter, omdat we de dossiers altijd snel en overal kunnen raadplegen.”

Nu het project is afgerond en Marnix Academie al een tijdje met de digitale dossiers werkt, geeft Gertjan aan dat hij terugkijkt op een succesvol project. “Het nakomen van afspraken, de planning die netjes gevolgd is en de heldere communicatie zijn voor mij de voornaamste redenen dat het project geslaagd is. Het valt of staat met communicatie en samenwerking en daar heeft Archive-IT zich zeker in bewezen!”

Wij bedanken de Marnix Academie en in het bijzonder Gertjan Jolink voor het vertrouwen in Archive-IT!

Inschrijven voor nieuwsbrief