+31 77 750 11 00  |  info@archive-it.nl
Waar bent u naar op zoek?

Virtual Archive

Veel organisaties lopen tegen het probleem aan dat papieren documenten slechts op één plek tegelijk beschikbaar zijn, of dat het lang duurt om het juiste document te vinden. Dit belemmert de efficiëntie van uw dossier- en informatiebeheer.

Met de Virtual Archive beheert u al uw dossiers vanuit één centraal archief, fysiek én digitaal. Heeft u een dossier extern opgeslagen bij Archive-IT? Dan vraagt u het met één druk op de knop op via Scanning on Demand en bekijkt u het direct digitaal in de Virtual Archive. Werkt u met digitale dossiers, of een combinatie van beide? Dan regelt u uw digitaal dossierbeheer volledig vanuit de Virtual Archive: eenvoudig, veilig, altijd en overal.

plan een vrijblijvend adviesgesprek

Wanneer is de Virtual Archive interessant?

De Virtual Archive is geschikt voor organisaties die grip willen op hun fysieke en digitale dossiers. Bijvoorbeeld wanneer:

  • u met fysieke, digitale of gemengde dossiers werkt;
  • documenten nu slechts op één plek tegelijk beschikbaar zijn;
  • het lang duurt om het juiste dossier terug te vinden;
  • u dossiers die extern bij Archive-IT zijn opgeslagen snel digitaal wilt kunnen inzien;
  • u wilt bepalen welke medewerkers toegang hebben tot welke documenten.

Wat is de Virtual Archive?

De Virtual Archive is onze zelfontwikkelde software die fungeert als hét centrale archief voor al uw documenten. De Virtual Archive is ontwikkeld om volledig inzicht te geven in alle informatiestromen binnen uw organisatie.

Dankzij geavanceerde gebruikersrechten en autorisaties geeft u medewerkers alleen toegang tot de documenten waarvoor ze gemachtigd zijn. Dit zorgt voor optimale documentbeveiliging en AVG-compliant archiveren.

SaaS of On-Premises

De Virtual Archive is beschikbaar als SaaS-oplossing of als On-Premises. Kiest u voor onze cloudgebaseerde SaaS-variant, dan bent u verzekerd van een veilige en schaalbare oplossing. Uw gegevens worden opgeslagen in een streng beveiligde omgeving die voldoet aan de hoogste normen voor digitale archivering en documentbeveiliging.

Heeft u liever volledige controle over uw data in ons digitaal dossierbeheer? Dan is de Virtual Archive On-Premises de juiste keuze. Hierbij worden alle gegevens lokaal beheerd binnen uw eigen IT-infrastructuur, ideaal voor organisaties met specifieke compliance-eisen of een voorkeur voor intern dossierbeheer. Voor de gebruiker verandert er niets: u logt in via de webbrowser en heeft toegang tot alle gegevens waarvoor rechten zijn toegekend.

De voordelen van de Virtual Archive

Met de Virtual Archive:

  • heeft u inzicht in al uw informatiestromen, zowel fysiek als digitaal;
  • vraagt u een extern opgeslagen dossier eenvoudig digitaal op via Scanning on Demand;
  • vindt u het juiste dossier snel via het zoekveld;
  • kunnen meerdere gebruikers tegelijk hetzelfde dossier raadplegen;
  • heeft u altijd en overal toegang tot uw gegevens;
  • raadpleegt u documenten gebruiksvriendelijk via de Dossier Viewer, met volledige logging en versiehistorie;
  • betaalt u voor het feitelijke gebruik en bespaart u dankzij centrale updates;
  • wint u tijd doordat onderhoud en upgrades wegvallen;
  • beschikt u over een uitgebreide rechten- en autorisatiestructuur, inclusief two-factorverificatie.

Eenvoudig, veilig en efficiënt

Werkt u reeds met een eigen systeem? Wij kunnen heel eenvoudig een integratie realiseren, zodat uw medewerkers met het vertrouwde systeem blijven werken. Heeft iemand een dossier nodig dat in de Virtual Archive is opgeslagen? Met één druk op de knop in uw huidige systeem opent het juiste dossier in de Virtual Archive.

Bovendien hoeft u niet telkens opnieuw in te loggen. Dankzij Single Sign-On (SSO) heeft u direct toegang tot het juiste dossier. Daarnaast blijft uw hoofdsysteem optimaal presteren, omdat de grote hoeveelheid data veilig wordt opgeslagen in de Virtual Archive.

Veelgestelde vragen

Kan ik zelf nieuwe documenten toevoegen aan de Virtual Archive, of alleen bestaande dossiers raadplegen?

U kunt niet alleen bestaande dossiers raadplegen, maar ook eenvoudig nieuwe digitale informatie toevoegen aan uw archief binnen de Virtual Archive.

Is er een limiet aan het aantal gebruikers dat gelijktijdig met de Virtual Archive kan werken?

Nee, de Virtual Archive is gebouwd voor gelijktijdig gebruik door meerdere medewerkers, zonder dat dit ten koste gaat van snelheid of overzicht.

Wat gebeurt er met mijn data als ik onverhoopt zou willen stoppen met Virtual Archive?

Archive-IT denkt met u mee over exportmogelijkheden, mocht u ooit willen overstappen naar een andere oplossing.

Werkt de Virtual Archive alleen via de browser, of is er ook een aparte applicatie nodig?

De Virtual Archive is toegankelijk via een gewone webbrowser met login, zonder dat u aparte software hoeft te installeren.

Hoe verloopt de migratie van data vanuit mijn huidige systeem naar Virtual Archive?

Archive-IT begeleidt de overstap vanuit uw bestaande systeem, zodat uw gegevens gecontroleerd worden overgezet en uw werkwijze zo veel mogelijk vertrouwd blijft.

Deze organisaties vertrouwen op Archive-IT

Stichting Meedoen in Rotterdam: “Digitaal werken met de Virtual Archive” Parnassia Groep centraliseert historische patiëntgegevens Mondriaan kiest voor toekomstbestendige archivering Ikazia Ziekenhuis; stap voor stap een digitale werkomgeving!

Breng al uw dossiers samen in de Virtual Archive