Digitaal archiveren

Een digitaal archief gaat verder dan een mappenstructuur met digitale bestanden. Alles valt of staat met het eenvoudig terugvinden van de juiste informatie op het juiste moment. Toch komt er meer bij kijken. We zien dat veel organisaties een enorme verscheidenheid hebben aan informatiestromen. Meerdere applicaties, verschillende wijzen van opslaan, lokale mappen en ga zo maar door. Archive-IT heeft zich gespecialiseerd in digitaal archiveren. Of het nu gaat om gedigitaliseerde bestanden die ontsloten dienen te worden, fysieke bestanden die digitaal geregistreerd dienen te worden óf documenten die al aan de bron digitaal zijn. Voor iedere uitdaging, een veilige, efficiënte en toegankelijke oplossing.

Waarom een digitaal archief?

Het is belangrijk dat u en uw collega’s toegang hebben tot de informatiehuishouding. Op een veilige, vertrouwde en gebruiksvriendelijke wijze. Door hier een slimme softwareoplossing voor in te zetten, die volledig voldoet aan de door u gestelde eisen, kunt u kosten besparen en efficiëntie realiseren. Archive-IT heeft verschillende softwareapplicaties ontwikkeld, om in de wereld van archivering altijd een passende oplossing te bieden. Er is namelijk niet één waarheid. Archive-IT zal daarom samen met u kijken welke behoefte er binnen uw organisatie ligt en aan welke wettelijke eisen er voldaan moet worden, om zo te bepalen welke oplossing uw problematiek kan verhelpen en uw organisatie naar een hoger niveau kan tillen. 

Voordelen

  • Veilige toegankelijkheid, waar en wanneer dan ook.
  • Autorisaties op detailniveau.
  • Bekijk informatie vanuit verschillende perspectieven.
  • Koppel metadata aan uw bestanden om data te verrijken.
  • Eenvoudig zoeken én vinden.
  • Retentiebeleid gestructureerd inrichten.

Digital compliancy

Onze oplossing AIR voorziet niet alleen in Records Management, maar biedt ook uitgebreide functionaliteiten om documenten én andere bestandsformaten te beheren. Metadata-gestuurd en eenvoudig te delen; ook met mensen buiten uw organisatie. AIR is een digitale kluis, waarmee bewaartermijnen gevolgd worden en het behouden van digitale gegevens conform wet- en regelgeving volledig geborgd is. De vergaande zoek-perspectieven maken het erg gebruiksvriendelijk en toepasbaar. 

Dossierbeheer

Dossiers extern bij Archive-IT opslaan? Via de Virtual Archive beheert u uw archief, kunt u aanvragen plaatsen en de dossiers digitaal raadplegen. Ook kan de Virtual Archive ingezet worden als uw eigen dossierbeheersysteem, waarin u digitale dossiers kunt bekijken en bewerken. Het biedt zowel fysieke als digitale functionaliteiten en is zeer geschikt voor organisaties die met een hybride situatie te maken hebben als het gaat om papier en digitaal.

Wet- en regelgeving

Dat uw digitale documenten te allen tijde veilig gearchiveerd zijn, is van cruciaal belang. Archive-IT heeft geïnvesteerd in informatiebeveiliging, zodat op het hoogste niveau maatregelen genomen worden en het continu getoetst wordt aan de veranderende digitale technologieën. Lees meer over onze informatiebeveiliging.

Kosten digitaal archiveren

De inrichting van een digitaal archief bevat maatwerk en is afhankelijk van een groot aantal factoren. De investering is opgebouwd uit eenmalige kosten, denk bijvoorbeeld aan de training en inrichting. Ook kan er – afhankelijk van de situatie - gekozen worden om consultancy af te nemen. Als de inrichtingsfase is afgerond, heeft u te maken met terugkerende kosten. Dit gaat om de softwarelicenties en de bijbehorende gigabytes indien u voor de cloud-variant kiest. Wij gaan graag met u in gesprek om uw wensen en behoeften te bespreken en een daarbij horende prijsopgave uit te brengen.

Geïnteresseerd?

Vraag via het contactformulier een vrijblijvende demo aan. Wij zullen de software via een (online) afspraak kort aan u toelichten. Andere vragen? Vraag hier meer informatie aan.

Referentie

Meer informatie aanvragen