Digitaal archiveren

Een digitaal archief is meer dan alleen een mappenstructuur met digitale bestanden. Het succes ervan hangt af van hoe eenvoudig de juiste informatie op het juiste moment kan worden teruggevonden. Maar er komt meer bij kijken. Veel organisaties hebben te maken met een complexe verscheidenheid aan informatiestromen: meerdere applicaties, uiteenlopende opslagmethoden, lokale mappen en meer. Archive-IT is gespecialiseerd in digitaal archiveren. Of het nu gaat om gedigitaliseerde bestanden die toegankelijk moeten zijn, fysieke documenten die digitaal geregistreerd moeten worden, of digitale bestanden die direct vanaf de bron beheerd worden—wij bieden voor elke uitdaging een veilige, efficiënte en toegankelijke oplossing. 

Waarom een digitaal archief?

Is het een uitdaging om snel een dossier terug te vinden in uw ongestructureerde archief vol papieren en digitale informatie? Of beschikt uw organisatie over verschillende documenten die aan wettelijke bewaartermijnen moeten voldoen, maar weet u niet hoe u deze volgens de regelgeving moet bewaren? Het is essentieel dat u en uw collega’s op een veilige, snelle en gebruiksvriendelijke wijze toegang hebben tot gearchiveerde documenten. Door hier een slimme softwareoplossing voor in te zetten, die volledig voldoet aan de door u gestelde eisen, kunt u kosten besparen en efficiëntie verhogen.  

Voordelen

  • Kosten besparen en efficiënter werken door uw primaire systeem te offloaden. 
  • Tijd besparen dankzij een zoekfunctie waarmee medewerkers snel de juiste informatie vinden. 
  • Altijd en overal veilige toegang tot belangrijke documenten en gegevens. 
  • Koppel metadata aan uw bestanden om data te verrijken. 
  • Autorisaties op detailniveau. 
  • Informatie vanuit verschillende perspectieven bekijken. 
  • Een gestructureerd ingericht retentiebeleid. 
  • Voldoen aan wet- en regelgeving. 

Onze oplossingen voor uw digitaal archief

Archive-IT heeft drie oplossingen ontwikkeld die dienen als digitaal archief. Welke oplossing het beste bij u past is afhankelijk van uw wensen en behoeften en de wet- en regelgeving die geldt voor uw organisatie.  

AIR

Archive-IT biedt met AIR dé oplossing om structuur aan te brengen in het beheer van digitale documenten door het volledige archief vast te leggen in één overkoepelend systeem. Zo blijven alle documenten en dossiers toegankelijk, authentiek, betrouwbaar en bruikbaar gedurende de gehele bewaarperiode. Daarnaast benut AIR de kracht van metadata om te organiseren, navigeren, zoeken en vinden, geheel conform wet- en regelgeving. 

Virtual Archive

De Virtual Archive biedt zowel fysieke als digitale functionaliteiten en is zeer geschikt voor organisaties die met een hybride situatie te maken hebben als het gaat om papieren en digitale dossiers. Via de Virtual Archive beheert u uw archief, kunt u aanvragen plaatsen en de dossiers digitaal raadplegen. Ook kan de Virtual Archive ingezet worden als uw eigen dossierbeheersysteem, waarin u digitale dossiers kunt bekijken en bewerken.  

E-Content 365

E-Content 365 is een DMS dat organisaties in staat stelt om documenten en data centraal en gestructureerd op te slaan binnen de Microsoft 365 omgeving. Dit cloudgebaseerde systeem ondersteunt alle facetten van documentbeheer, van opslag en classificatie tot beveiliging en toegankelijkheid. Door het gebruik van technologieën verbetert E-Content 365 de vindbaarheid en doorzoekbaarheid van documenten.  

Wet- en regelgeving

Het veilig archiveren van uw digitale documenten is van essentieel belang. Daarom heeft Archive-IT volop geïnvesteerd in informatiebeveiliging. We hanteren de hoogste standaarden en passen voortdurend onze maatregelen aan op de nieuwste digitale ontwikkelingen en veranderende wet- en regelgeving.  

Referentie

Meer informatie aanvragen