Een goed digitaal archief zorgt ervoor dat uw documenten en informatie veilig, toegankelijk en beheersbaar blijven. Met digitaal archiveren brengt u structuur in uw informatiehuishouding, vindt u documenten sneller terug en voldoet u aan geldende wet- en regelgeving.
Archive-IT helpt organisaties met het duurzaam archiveren en beheren van digitale informatie. Van inrichting en migratie tot bewaartermijnen en dagelijks beheer: uw digitale archief is veilig, overzichtelijk en altijd binnen handbereik.
Grip op informatie begint met een goed digitaal archief
Uw organisatie beheert veel informatie, verspreid over verschillende systemen en archieven. Daardoor wordt het lastiger om informatie snel terug te vinden en te voldoen aan wet- en regelgeving.
Misschien herkent u dit:
Medewerkers zoeken langer naar informatie dan nodig is.
Dossiers zijn verspreid over meerdere systemen.
Bewaartermijnen worden handmatig bijgehouden.
Het is onduidelijk welke informatie vernietigd of juist permanent bewaard moet blijven.
De informatiehuishouding groeit sneller dan de organisatie kan bijhouden.
Meer dan alleen documenten digitaal archiveren
Digitaal archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Een digitaal archief is dan ook geen opslagplaats, maar een strategisch onderdeel van uw informatiehuishouding. Het zorgt ervoor dat informatie gedurende de volledige levenscyclus beheersbaar en toegankelijk blijft.
Vanaf het moment dat informatie ontstaat tot en met het moment waarop deze volgens wet- en regelgeving wordt vernietigd of permanent wordt bewaard, ondersteunt Archive-IT een gecontroleerd en transparant beheerproces.
Daarmee legt u de basis voor:
betrouwbare informatie;
efficiënte werkprocessen;
duurzame toegankelijkheid;
aantoonbare compliance;
betere samenwerking;
een organisatie die klaar is voor de toekomst.
Onze oplossingen voor uw digitaal archiefbeheer
Archive-IT biedt drie krachtige oplossingen voor digitaal dossierbeheer en archiefbeheer. Welke oplossing het beste bij u past is afhankelijk van uw wensen en behoeften en de wet- en regelgeving die geldt voor uw organisatie.
AIR
Met AIR brengt u structuur aan in het beheer van uw digitale documenten, vastgelegd in één overkoepelend systeem. Dankzij slimme metadata blijven al uw dossiers toegankelijk, betrouwbaar en makkelijk vindbaar, volledig conform wet- en regelgeving.
De Virtual Archive combineert fysiek en digitaal archiefbeheer — ideaal voor organisaties met zowel papieren als digitale dossiers. U beheert uw archief, plaatst aanvragen en raadpleegt of bewerkt dossiers eenvoudig online, op elk moment.
E-Content 365 is een DMS waarmee u documenten en data centraal en gestructureerd opslaat binnen Microsoft 365. Dit cloudgebaseerde systeem ondersteunt opslag, classificatie, beveiliging en vindbaarheid van al uw documenten, vanuit elke locatie.
Veiligheid, kwaliteit en compliance vormen de basis van iedere Archive-IT-oplossing. Ook bij digitaal archiveren staat uw informatie veilig en gecontroleerd centraal. Archive-IT is gecertificeerd volgens ISO 27001, ISO 9001 en NEN 7510. Daarmee bent u verzekerd van een oplossing die voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement.
U profiteert van:
metadata-gestuurd archiveren;
geautomatiseerd retentie- en vernietigingsbeleid;
uitgebreide audittrails;
rollen en autorisaties;
ondersteuning voor Records Management;
ondersteuning bij AVG-compliance.
Wat levert het digitaal archiveren van documenten op?
Een goed ingericht digitaal archief levert uw organisatie direct én op lange termijn voordelen op.
Altijd de juiste informatie binnen handbereik
Vind informatie snel terug dankzij een logische structuur, slimme metadata en krachtige zoekfunctionaliteiten.
Minder risico's
Bescherm informatie tegen verlies, onbevoegde toegang en onjuiste verwerking.
Aantoonbaar compliant
Automatiseer bewaartermijnen, vernietiging en governance en voldoe aan de geldende wet- en regelgeving.
Efficiënter werken
Medewerkers besteden minder tijd aan zoeken en meer tijd aan hun kerntaken.
Klaar voor groei en innovatie
Een gestructureerde informatiehuishouding vormt de basis voor digitale samenwerking, dataverrijking en toekomstige AI-toepassingen.
Zo begeleiden wij uw organisatie
Elke organisatie is uniek. Daarom starten we niet met software, maar met uw informatie.
1. Inventariseren
We brengen uw informatiehuishouding, processen en uitdagingen in kaart.
2. Adviseren
Samen bepalen we welke oplossing het beste aansluit op uw organisatie.
3. Inrichten
We configureren uw digitale archief op basis van uw processen, metadata en bewaartermijnen.
4. Implementeren
Uw informatie wordt zorgvuldig gemigreerd en geïntegreerd met bestaande systemen.
5. Optimaliseren
Ook na de implementatie blijven we ondersteunen met beheer, support en doorontwikkeling.
Deze organisaties vertrouwen op Archive-IT
Ontdek welke oplossing bij uw organisatie past
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om een digitaal archief op te zetten?
De doorlooptijd verschilt per organisatie en hangt af van het volume, de complexiteit en de gewenste oplossing. Archive-IT maakt hier na een kennismakingsgesprek een concrete inschatting van.
Kan ik gefaseerd overstappen, bijvoorbeeld per afdeling of documentsoort?
Ja, een digitaal archief hoeft niet in één keer organisatiebreed te worden ingevoerd. U kunt starten met een afdeling of documentsoort en de aanpak vervolgens uitbreiden.
Welke oplossing past het beste bij mijn organisatie: AIR, Virtual Archive of E-Content 365?
Dat hangt af van uw situatie: AIR is gericht op een wetsconform, overkoepelend archief, Virtual Archive combineert fysiek en digitaal dossierbeheer, en E-Content 365 is toegespitst op documentbeheer binnen Microsoft 365. Archive-IT adviseert u graag welke oplossing het beste aansluit.
Moeten al mijn fysieke documenten eerst gedigitaliseerd worden voordat ik kan starten?
Nee, u kunt starten vanuit uw huidige situatie, of dat nu volledig fysiek, hybride of al digitaal is. Digitalisering kan onderdeel zijn van het traject, maar is geen harde voorwaarde vooraf.
Hoe blijft mijn archief toegankelijk als medewerkers op meerdere locaties werken?
Doordat het archief centraal en beveiligd online beschikbaar is, hebben geautoriseerde medewerkers ongeacht hun locatie toegang tot dezelfde actuele documenten.
