Bouwdossiers

Bouwdossiers zijn vaak dikke dossiers met verschillende papierformaten. Dit werkt frustrerend en is niet overzichtelijk. Het overzicht raakt verloren en pagina’s raken zoek. Delen met externe partijen is ook lastig, omdat papier maar op één locatie tegelijk kan zijn. Omdat er ook op locatie met tekeningen gewerkt wordt, ontstaan er kopieën. Dat is voor de verschillende versies en eventuele aanpassingen niet de meest betrouwbare werkwijze. Met een digitaal bouwdossier ontstaat er één waarheid, efficiëntere uitvoering van werkzaamheden en ruimtebesparing.

Gebruiksvriendelijk archief

Bouwdossiers moeten bewaard blijven totdat het betreffende gebouw gesloopt is. Onnodige ruimte wordt hierdoor in beslag genomen, die u veel beter kunt inzetten voor andere doeleinden. Binnen een paar klikken heeft u snel en efficiënt toegang tot uw digitale bouwdossier.

Met de geavanceerde scanners van Archive-IT kunnen de dossiers geheel naar wens gedigitaliseerd worden. Alle documenten groter dan A3 worden op een grootformaatscanner gedigitaliseerd. Dit wordt vervolgens samengevoegd met de A3- en kleinere documenten. Daarnaast is het mogelijk om te kiezen voor het scannen in twee resoluties. De hoge resolutie scans worden overgezet naar BIM en de lage resoluties worden gebruikt als werkdocument. De lage resolutie scans zijn kleiner qua bestandsgrootte, waardoor u sneller tussen documenten kunt schakelen zonder steeds te wachten tot het grote bestand geopend is. Wanneer u meer gedetailleerde informatie nodig heeft, raadpleegt u de hoge resolutie tekeningen.

Substitutie scannen

Neem afscheid van uw papieren bouwdossiers door substitutie scannen. In de Archiefwet is bepaald dat een document alleen vervangen mag worden wanneer de reproductie de gegevens van het originele document op een juiste en volledige manier weergeeft. Archive-IT biedt substitutie scannen aan conform de substitutienorm. Op deze manier kunt u ruimte in uw organisatie vrijmaken en volledig overgaan op een digitaal archief. Het papier toch nog bewaren? Dit kan extern in ons beveiligde archiefpand!

Voordelen digitaal bouwdossier

  • Het bouwdossier op meerdere locaties raadplegen.
  • Gebruiksvriendelijk te raadplegen.
  • Waardevolle ruimte komt vrij.
  • Inzoomen op detailinformatie op tekeningen.
  • Alleen voor geautoriseerde medewerkers.
  • Stel een retentie- en verwijderbeleid in.
  • Koppel metadata aan uw dossiers- en/of documenten.

Geen hinder tijdens het digitaliseren

Wij halen de documenten op in uw archief en transporteren deze naar Archive-IT. Heeft u tijdens het digitaliseren snel of onverwacht een document nodig? Vraag deze met voorrang aan via onze software. Tijdens kantooruren heeft u het dossier al binnen 1,5 uur digitaal ter beschikking! Zo ondervindt u weinig tot geen hinder tijdens het digitaliseren.

Privacy en veiligheid

Archive-IT werkt volgens de hoogste veiligheidsnormen. Zo zijn wij ISO 27001 (informatiebeveiliging) en ISO 9001 (kwaliteitsmanagement van de processen) gecertificeerd. Meer informatie over hoe Archive-IT omgaat met informatiebeveiliging vindt u op onze veiligheidspagina.

Kosten

De kosten voor het digitaliseren van uw bouwdossiers is afhankelijk van een aantal indicatoren. Aan de hand van parameters zal een adviseur van Archive-IT een voorstel voor u uitwerken. Het advies- en kennismakingsgesprek is vrijblijvend. Wij komen graag op locatie kijken, of stemmen de situatie met u op afstand af. Een gesprek om uw wensen te bespreken is waardevol doordat er verschillende opties zijn. Vervolgens geven wij u een realistisch beeld rondom digitalisering. Neem contact op via 077 750 11 00 of vul onderstaand contactformulier in en u ontvangt een vrijblijvend voorstel op maat.

Stappenplan

Het digitaliseren van uw bouwdossiers bij Archive-IT gebeurt aan de hand van de volgende stappen:

1. Inventarisatie
2. Offerte
3. Akkoord & planning
4. Transport
5. Registratie
6. Scan-klaar maken en opschonen
7. Digitaliseren
8. Vitaliseren
9. Exporteren
10. Vernietigen/opslag/retourneren

Uitgebreide informatie over het stappenplan vindt u hier.

Geïnteresseerd?

Vul het formulier in en maak een (online) afspraak met één van onze medewerkers. Andere vragen? Vraag hier meer informatie aan.

Referentie

Meer informatie aanvragen