Veel organisaties werken volop digitaal. Tig applicaties, systemen en informatie eilanden zijn aan de orde van de dag. Toch merken we veel verschillen binnen organisaties. Waar de ene organisatie het papier volledig verbannen heeft, zien we bij andere organisaties nog bergen papier op de bureaus liggen. Vandaar dat het tijd is voor een blog om het begrip ‘digitalisering’ te verhelderen en misvattingen hierover te ontkrachten.

“Onze organisatie is te klein voor digitalisering”

Een veelgehoord argument is: ‘wij zijn te klein voor digitalisering.’ Het is algemeen bekend dat digitalisering enorm veel voordelen heeft bij grote bedrijven, maar dit betekent niet dat het geen voordelen heeft binnen het MKB. Digitalisering heeft bijvoorbeeld als voordeel dat uw documenten altijd en overal beschikbaar zijn. In een kleine organisatie heeft u vaak meerdere petten op, waardoor de juiste informatie op het juiste moment flink wat efficiency voordeel heeft. Ook buiten de kantoor- uren en muren. Daarnaast wordt er ruimte bespaard die voor andere doeleinden gebruikt kan worden, aangezien ruimte ook in een kleine organisatie  kostbaar kan zijn. Verder wordt de veiligheid beter gewaarborgd. We zien namelijk met regelmaat dat de documenten van kleine ondernemingen op onorthodoxe plekken, zoals garageboxen of onveilige kelders en zolders, opgeslagen worden. Het voldoet hiermee veel beter aan de ISO- en AVG verplichtingen als we het hebben over persoonsgebonden gegevens en door digitaliseren heeft de MKB’er alles helder en gestructureerd op een rijtje!

“Digitaal ben ik de controle kwijt als het gaat om veiligheid”

Daarnaast zijn er ondernemingen die vrezen dat zij op het gebied van veiligheid problemen gaan ondervinden wanneer zij digitaal gaan werken. Het tegendeel is waar. Door de juiste inzet van digitalisering wordt de veiligheid van de documenten binnen de onderneming juíst gewaarborgd. Fysieke archivering levert namelijk veel meer belemmeringen en risico’s op dan digitale archivering. Geen inbraakrisico, of water- en/of brandschade. Verder is er altijd een back-up en zijn de documenten op meerdere plekken beschikbaar voor geautoriseerde gebruikers. Digitalisering helpt juíst om aan de AVG te kunnen voldoen. Denk bijvoorbeeld aan het toekennen van bewaartermijnen en hier vervolgens een vernietigingsbeleid op kunnen toepassen. De mogelijkheden om de veiligheid van digitale documenten te waarborgen zijn eindeloos.

“Een papierloze organisatie? Dan moet ik (te) veel investeren in digitalisering”

De laatste misvatting over digitalisering die aan bod komt, is de investering die gedaan moet worden. Digitalisering kan een beeld vormen dat het veel tijd en geld gaat kosten. Echter hoeft dit niet het geval te zijn. Digitalisering komt in vele vormen en maten voor. Laat u goed adviseren: los van het feit dat de investering van digitalisering zich altijd terugbetaald in efficiencyvoordelen en dus eigenlijk kosten bespaart, is externe archivering ook vaak een goedkoper, laagdrempelig alternatief. Door externe archiefopslag, zet u tegen lage kosten uw archief buiten de deur en kunt u, indien nodig, via Scanning on Demand bij al uw belangrijke documenten. Wist u dat er verschillende vormen van archiefopslag zijn? Bij belangrijke documenten met lange, tot oneindige bewaartermijnen, kan er gekozen worden voor een pakket met volledig geconditioneerde maatregelen zoals temperatuur- en luchtvochtigheidregulering, zodat documenten honderden jaren bewaard kunnen worden zonder dat het papier aangetast wordt. Daarnaast zijn er ook oplossingen voor statischer materiaal, waar bijvoorbeeld een wettelijke bewaartermijn op rust. Dus papierloos werken hoeft zeker niet altijd te betekenen dat u hoge digitaliseringskosten tegemoet ziet!

Kortom, hoe groot of klein uw organisatie is, welke bezwaren u ook heeft tegen digitalisering, sta er voor open en ga in gesprek met ervaren adviseurs voor een oplossing voor u op maat.  Meer weten? Neem dan hier contact op!

Meer blogs
Ogun Yazici
Ogun YaziciMarketing

Laatste blogs:

Inschrijven voor nieuwsbrief

Deze website is beveiligd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid & de Servicevoorwaarden van Google worden toegepast.