Werkwijze opslag conform Archiefwet

De geconditioneerde archiefruimte is volledig ingericht volgens de eisen van de Archiefwet. Door de unieke klimaatinstallatie wordt het archief onder optimale omstandigheden bewaard, waardoor het zelfs na honderden jaren nog intact is. 

Kenmerken

Veiligheid

  • Toegangscontrole d.m.v. badge
  • Camera beveiliging
  • Inbraakpreventie beveiliging
  • Protocol van ontvangst
  • CO2 blusgassysteem

Omgeving

  • Luchtvochtigheid tussen de 40% en 60%
  • Temperatuur tussen de 16 en 20 °C
  • De temperatuur en luchtvochtigheid worden gemeten, gemonitord en bijgestuurd indien waarden afwijken
  • Directe doormelding brandweer

Digitaliseren

  • Scanning on Demand
  • Digitaal beschikbaar binnen 1,5 uur
  • Archief te beheren via Virtual Archive
  • Registratie op archiefdoos
  • 100% leveringsbetrouwbaarheid

Uitvoering

Gedurende het hele proces wordt u begeleid door een ervaren adviseur van Archive-IT. In overleg met uw contactpersoon worden de werkafspraken en de planning gemaakt. U krijgt ook toegang tot deze planning zodat u het hele proces op de voet kunt volgen.

Inventarisatie 
Om een goed beeld te krijgen van het archief, wordt door een medewerker van Archive-IT een inventarisatie van uw archief gemaakt. 

Transport
Conform de overeengekomen planning, worden lege trollies of europallets/dozen bij u afgeleverd. Nadat deze gevuld zijn (door u of Archive-IT, afhankelijk van uw keuze) worden deze opgehaald middels een direct en verzegeld transport.

Intake/registratie
Na binnenkomst van de fysieke dossiers bij Archive-IT wordt gestart met de intake (registratie) van de dossiers. Hierbij heeft u de keuze uit intake midden en hoog.

Archiveren
Het archief wordt in de geconditioneerde ruimte geplaatst. In de software wordt het archiefstuk gekoppeld aan een locatie, om het makkelijk terug te vinden.

Openingstijden 
Onze opvraag service is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 8.15 uur tot 17.00 uur met uitzondering van nationaal erkende feestdagen. Indien u dossiers op fysieke wijze opvraagt, dan verzoeken wij u om dit voor 15.00 uur te doen, zodat wij deze dezelfde dag nog kunnen versturen.

Vernietigen of opheffen van dossiers 

Voor het opheffen of vernietigen van dossiers wordt verwezen naar de werkwijze vernietigen en opheffen.